Hướng dẫn điền biên bản giao nhận mặt bằng BM14-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM14-QT08 là văn bản pháp lý quan trọng trong quy trình quản lý chất lượng công trình xây dựng. Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận việc bàn giao mặt bằng thi công giữa bên giao (thường là chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính) và bên nhận (nhà thầu thi công hoặc đơn vị thi công). Biên bản xác nhận tình trạng thực tế của mặt bằng, các hạng mục đã được bàn giao, và làm cơ sở để các bên thực hiện các công việc tiếp theo. Đây là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này liên quan đến hiện trạng mặt bằng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên giao và nhận mặt bằng cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Bên giao thường là đại diện chủ đầu tư, ban quản lý dự án hoặc nhà thầu chính. Bên nhận là nhà thầu phụ, đơn vị thi công trực tiếp hoặc đơn vị được giao quản lý mặt bằng. Thời điểm lập biên bản là ngay tại buổi bàn giao mặt bằng thực tế, trước khi bên nhận bắt đầu triển khai thi công. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để cùng kiểm tra, đối chiếu và xác nhận từng hạng mục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày / Date và Số / No.: Ghi ngày tháng năm lập biên bản (theo định dạng ngày/tháng/năm). Số biên bản được đánh theo quy tắc quản lý văn bản của công ty, thường là số thứ tự kết hợp mã dự án.
2. Công trình / Project và Địa điểm / Location: Ghi tên chính thức của công trình xây dựng và địa chỉ cụ thể nơi thi công. Cần ghi chính xác theo hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt dự án.
3. Hợp đồng số / Contract No.: Ghi số hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên liên quan đến việc thi công công trình này. Nếu có nhiều hợp đồng, ghi hợp đồng chính.
4. Đại diện bên giao / Deliverer và Đại diện bên nhận / Receiver: Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ, địa chỉ và số điện thoại của từng đại diện. Mỗi bên có thể có nhiều đại diện, cần ghi rõ từng người và chức vụ tương ứng. Phần này rất quan trọng để xác định tư cách pháp lý của người ký biên bản.
5. Phần Công trình / Project (bảng chi tiết): Đây là phần nội dung chính. Cột "NỘI DUNG BÀN GIAO" ghi tên từng hạng mục, khu vực mặt bằng được bàn giao. Cột "KIỂM TRA SƠ BỘ" gồm hai cột nhỏ: "Theo Thiết kế" và "Theo thực tế" – ghi kết quả kiểm tra tương ứng (đạt/không đạt, hoặc các thông số kỹ thuật). Cột "GHI CHÚ" ghi các lưu ý, điểm khác biệt hoặc yêu cầu bổ sung.
6. Phần Khác / Other: Dùng để ghi thêm các nội dung bàn giao không nằm trong bảng chính, như tình trạng đường điện, nước, hàng rào, kho bãi tạm, hoặc các thỏa thuận đặc biệt khác.
7. Ký xác nhận cuối biên bản: Sau khi điền đầy đủ, đại diện bên giao và bên nhận ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) vào phần cuối biên bản. Mỗi bên giữ một bản chính.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản chính có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. Không sử dụng bản photocopy để ký.
• Trước khi ký, cả hai bên phải trực tiếp kiểm tra thực tế mặt bằng, đối chiếu với thiết kế và ghi nhận đầy đủ các điểm bất thường.
• Không được để trống các trường thông tin quan trọng như ngày tháng, số biên bản, tên công trình, hợp đồng. Nếu không có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Phần bảng chi tiết cần ghi rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, nên lập lại biên bản mới thay vì sửa trực tiếp.
• Chữ ký của đại diện hai bên phải đúng người được ủy quyền theo văn bản ủy quyền hợp lệ. Người ký phải ghi rõ họ tên và chức vụ.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số hợp đồng hoặc ghi sai số hợp đồng dẫn đến không xác định được căn cứ pháp lý của việc bàn giao.
• Điền thiếu thông tin đại diện các bên, đặc biệt là chức vụ và số điện thoại, gây khó khăn khi cần liên hệ hoặc xác minh.
• Phần bảng chi tiết bị bỏ trống hoặc ghi chung chung như "bàn giao toàn bộ mặt bằng" mà không liệt kê cụ thể từng hạng mục.
• Không kiểm tra thực tế trước khi ký, dẫn đến sau này phát hiện mặt bằng không đúng như biên bản đã ghi.
• Ký biên bản bởi người không có thẩm quyền hoặc không có văn bản ủy quyền, làm mất hiệu lực pháp lý của biên bản.
• Không lưu giữ bản chính hoặc để thất lạc biên bản, gây khó khăn khi cần đối chiếu sau này.