Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM35-QT08 được thiết kế nhằm ghi nhận đầy đủ và chính xác nội dung các cuộc họp giữa đơn vị thi công (bên B) và chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư (bên A) trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Biên bản này là cơ sở pháp lý để theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề phát sinh và thống nhất các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng công trình. Đồng thời, tài liệu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng QT08, giúp doanh nghiệp minh bạch hóa quy trình làm việc và lưu trữ hồ sơ đối chiếu khi cần.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thư ký cuộc họp hoặc cán bộ kỹ thuật được phân công ghi chép và hoàn thiện ngay trong hoặc sau mỗi buổi họp với bên A. Người điền cần có mặt tại cuộc họp để nắm bắt chính xác từng ý kiến, thỏa thuận và yêu cầu từ các bên. Biên bản được lập khi có các cuộc họp định kỳ về tiến độ, họp kỹ thuật, họp giải quyết vướng mắc hoặc bất kỳ cuộc họp nào có sự tham gia của đại diện bên A. Sau khi hoàn thành, biên bản cần được chủ trì và thư ký ký xác nhận để có hiệu lực.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày/Date: Ghi ngày tháng năm diễn ra cuộc họp theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là thông tin quan trọng để xác định thời điểm phát sinh các thỏa thuận.
2. Công trình/Project: Nhập tên dự án hoặc hạng mục công trình đang thi công. Cần ghi chính xác theo hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt dự án.
3. Thành phần tham dự/Attendee: Liệt kê tất cả những người có mặt trong cuộc họp. Mỗi người điền vào một hàng với các cột: STT (số thứ tự), Họ tên (Full name), Chức vụ (Position), Công ty (Company), Ghi chú (Remarks). Cột ghi chú dùng để ghi thêm thông tin như đại diện bên nào, hoặc vai trò đặc biệt.
4. Nội dung họp/Description: Phần này gồm bảng chi tiết với các cột: STT (số thứ tự), Nội dung (Description), Ngày yêu cầu (Date required), Bên thực hiện (Action). Mỗi dòng là một vấn đề được thảo luận, yêu cầu hoặc quyết định. Cần ghi rõ nội dung, thời hạn hoàn thành và đơn vị chịu trách nhiệm.
5. Chủ trì/Chairperson: Dòng cuối cùng dành cho chữ ký của người chủ trì cuộc họp (thường là đại diện bên A hoặc chỉ huy trưởng công trình).
6. Thư ký/Recorded by: Dòng kế bên dành cho chữ ký của người ghi biên bản. Cả hai chữ ký đều bắt buộc để biên bản có giá trị pháp lý.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi đầy đủ họ tên, chức vụ và công ty của từng người tham dự để tránh nhầm lẫn về trách nhiệm sau này.
• Nội dung họp cần được ghi ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các quyết định và yêu cầu cụ thể, tránh mô tả lan man.
• Ngày yêu cầu trong bảng nội dung họp phải là ngày cụ thể, có thể kiểm tra được, không ghi chung chung như "sớm nhất có thể".
• Biên bản nên được hoàn thiện và gửi cho các bên tham dự trong vòng 24 giờ sau cuộc họp để kịp thời xác nhận và điều chỉnh nếu có sai sót.
• Lưu trữ biên bản theo đúng quy định của hệ thống QT08, bao gồm cả bản giấy có chữ ký và bản mềm để dễ tra cứu.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót thông tin ngày tháng hoặc ghi sai ngày họp, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu tiến độ công việc.
• Không ghi đầy đủ chức vụ và công ty của người tham dự, gây tranh cãi về thẩm quyền khi thực hiện các quyết định trong biên bản.
• Phần nội dung họp viết quá sơ sài, thiếu chi tiết về yêu cầu kỹ thuật hoặc thời hạn, khiến bên thực hiện không biết phải làm gì.
• Quên ký tên hoặc chỉ có một bên ký, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý khi cần sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp.
• Ghi chung chung ở cột "Bên thực hiện" như "bên A" hoặc "bên B" mà không chỉ rõ cá nhân hoặc bộ phận cụ thể, dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm.