Hướng dẫn điền Phiếu trình thi công BM34-QT08 chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu trình BM34-QT08 là biểu mẫu nội bộ thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình (QT08), được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành. Mục đích chính của phiếu này là để nhân viên, cán bộ giám sát hoặc trưởng bộ phận báo cáo, trình lên Ban Lãnh đạo công ty về một sự việc phát sinh trong quá trình thi công, quản lý chất lượng công trình. Phiếu giúp chuẩn hóa việc đề xuất, ghi nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên, đảm bảo mọi vấn đề đều được xử lý kịp thời, có căn cứ và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do các cá nhân có thẩm quyền hoặc có trách nhiệm tại công trường điền, bao gồm: Giám sát công trình, Kỹ sư, Tổ trưởng thi công, hoặc Trưởng phòng/Bộ phận. Thời điểm điền phiếu là khi phát sinh các sự việc cần xin ý kiến chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo, ví dụ: phát hiện sai lệch kỹ thuật so với thiết kế, đề xuất thay đổi biện pháp thi công, xử lý sự cố bất thường, hoặc cần phê duyệt một giải pháp tạm thời. Không nên điền phiếu cho các công việc hàng ngày đã có quy trình xử lý riêng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề phiếu: Mục "TP. Nha Trang, ngày……tháng……..năm……….." – Ghi rõ địa danh (Nha Trang) và ngày tháng năm lập phiếu. Đây là thông tin thời gian chính thức cho văn bản.
2. Kính gửi: Dòng "Kính gửi: BAN LÃNH ĐẠO - CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24" – Giữ nguyên, không sửa đổi, vì đây là đối tượng nhận phiếu cố định.
3. Thông tin người trình: Các trường "Tôi tên", "Chức vụ", "Phòng / Bộ phận", "Giám sát công trình" – Điền đầy đủ họ tên người lập phiếu, chức vụ hiện tại, phòng ban và tên công trình đang giám sát. Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng.
4. Mô tả sơ bộ sự việc: Trình bày ngắn gọn, chính xác bản chất sự việc đang xảy ra. Cần nêu rõ: sự việc gì, xảy ra ở đâu (hạng mục, vị trí), thời gian phát hiện, mức độ ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng. Không viết lan man, cảm tính.
5. Giải pháp đề nghị: Đề xuất phương án xử lý cụ thể, khả thi. Có thể nêu 1-2 phương án kèm ưu nhược điểm để lãnh đạo dễ quyết định. Giải pháp cần bám sát quy chuẩn kỹ thuật và điều kiện thực tế công trường.
6. Ý kiến của lãnh đạo và người báo cáo: Phần này dành cho lãnh đạo ký duyệt (đồng ý/không đồng ý/ý kiến khác) và người báo cáo ký tên, ghi rõ họ tên ở cuối phiếu. Nhân viên chỉ cần ký vào phần "Người báo cáo", không tự ý ghi vào phần ý kiến lãnh đạo.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được đánh số lần ban hành (hiện tại là 01) và mã số BM34/QT08 rõ ràng ở góc trái. Không tẩy xóa, làm nhòe các thông tin này.
• Nội dung mô tả sự việc và giải pháp đề nghị phải viết bằng bút mực, chữ viết tay rõ ràng hoặc đánh máy. Tuyệt đối không dùng bút chì.
• Trước khi trình, người lập phiếu phải kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và nội dung sự việc. Sai sót nhỏ có thể gây hiểu lầm và kéo dài thời gian xử lý.
• Phiếu sau khi có ý kiến của lãnh đạo phải được lưu trữ vào hồ sơ quản lý chất lượng công trình (QT08) để làm căn cứ nghiệm thu, thanh quyết toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, dẫn đến khó xác định thời điểm phát sinh sự việc.
• Mô tả sự việc chung chung, thiếu chi tiết như vị trí, hạng mục, thời gian, khiến lãnh đạo không đủ cơ sở để đưa ra quyết định.
• Đề xuất giải pháp mơ hồ, không khả thi hoặc không nêu rõ phương án thay thế, làm mất thời gian trao đổi lại.
• Nhầm lẫn vị trí ký: người báo cáo ký nhầm vào phần ý kiến lãnh đạo hoặc ngược lại, gây mất hiệu lực của phiếu.
• Quên đính kèm các tài liệu liên quan (nếu có) như bản vẽ, biên bản hiện trường, ảnh chụp – những tài liệu này giúp lãnh đạo đánh giá chính xác hơn.