Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM42-QT08 "Thông báo mời nghiệm thu/kiểm tra" được sử dụng để chính thức mời các bên liên quan tham gia nghiệm thu hoặc kiểm tra một công việc, hạng mục cụ thể trong dự án. Văn bản này giúp xác nhận thời gian, địa điểm, nội dung cần nghiệm thu cũng như các tài liệu, phương pháp, dụng cụ liên quan. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận sự tham gia của các bên và làm cơ sở cho việc lập biên bản nghiệm thu sau đó. Biểu mẫu thuộc quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình, đảm bảo mọi hoạt động kiểm tra chất lượng đều được thông báo và thực hiện đúng quy định.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật, giám sát hoặc người phụ trách chất lượng của bên thi công hoặc bên quản lý dự án điền. Thời điểm điền là trước khi tiến hành nghiệm thu hoặc kiểm tra một công việc, hạng mục cụ thể, thường từ 1 đến 3 ngày làm việc trước thời điểm dự kiến nghiệm thu. Người điền cần có đầy đủ thông tin về tiến độ thi công, khối lượng hoàn thành và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Sau khi điền, biểu mẫu sẽ được gửi đến các bên được mời (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phụ, v.v.) để họ xác nhận và chuẩn bị tham gia.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Ghi số hiệu văn bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/BM42-QT08/2024. Để trống nếu chưa có số, sẽ được cập nhật sau khi phát hành.
- Dự án: Ghi tên đầy đủ của dự án đang thực hiện, ví dụ: "Dự án xây dựng nhà máy sản xuất linh kiện điện tử".
- Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc cần nghiệm thu, ví dụ: "Hạng mục đổ bê tông móng cột điện".
- Thời tiết: Ghi tình trạng thời tiết tại thời điểm dự kiến nghiệm thu, ví dụ: "Nắng, nhiệt độ 30°C" hoặc "Có mưa nhẹ".
- Ngày gửi: Ghi ngày tháng năm gửi thông báo, theo định dạng dd/mm/yyyy.
- Kính gửi – Tên đơn vị/cơ quan: Ghi tên đơn vị hoặc cơ quan được mời tham gia nghiệm thu, ví dụ: "Ban quản lý dự án" hoặc "Công ty Tư vấn giám sát XYZ".
- Ông/Bà – Chức vụ: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên được mời, ví dụ: "Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc kỹ thuật".
- Điện thoại – Fax: Ghi số điện thoại và số fax của người được mời (nếu có), để liên hệ xác nhận.
- Thời gian nghiệm thu/kiểm tra: Ghi ngày, tháng, năm dự kiến tiến hành nghiệm thu, ví dụ: "ngày 15 tháng 12 năm 2024".
- STT – Công việc cần nghiệm thu – Hạng mục – Thời gian bắt đầu: Liệt kê chi tiết từng công việc, hạng mục và thời gian bắt đầu dự kiến. Mỗi dòng là một công việc riêng biệt, ghi rõ ràng, tránh chung chung.
- Tài liệu/Bản vẽ liên quan: Ghi tên các tài liệu, bản vẽ thiết kế, quy chuẩn kỹ thuật cần mang theo khi nghiệm thu, ví dụ: "Bản vẽ kết cấu móng, biên bản kiểm tra vật liệu".
- Công việc cần nghiệm thu/kiểm tra: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc sẽ được kiểm tra, ví dụ: "Kiểm tra chất lượng bê tông móng".
- Phương pháp nghiệm thu/kiểm tra: Ghi phương pháp sẽ áp dụng, ví dụ: "Đo kích thước, thử tải, kiểm tra độ ẩm".
- Dụng cụ nghiệm thu/kiểm tra: Ghi các dụng cụ, thiết bị cần chuẩn bị, ví dụ: "Thước dây, máy đo độ ẩm, máy kinh vĩ".
- Bên mời nghiệm thu – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Người đại diện bên mời (người điền biểu mẫu) ghi họ tên, chức vụ, ký và ghi ngày ký.
- Chấp thuận của các bên được mời – Ông/Bà – Chức vụ – Chữ ký – Ngày: Dành cho đại diện các bên được mời, họ sẽ ghi thông tin và ký xác nhận đồng ý tham gia.
- Ý kiến của tổ tư vấn/giám sát: Ghi nhận ý kiến, nhận xét hoặc yêu cầu bổ sung từ tổ tư vấn hoặc giám sát (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Phải điền đầy đủ tất cả các trường, không bỏ trống mục nào trừ khi có hướng dẫn cụ thể. Mục "Số" có thể để trống nếu chưa được cấp số văn bản.
- Thông tin về thời tiết cần được cập nhật sát thời điểm gửi thông báo, vì thời tiết có thể ảnh hưởng đến việc tiến hành nghiệm thu ngoài hiện trường.
- Danh sách công việc trong bảng phải được liệt kê chi tiết, mỗi công việc một dòng, không gộp chung. Thời gian bắt đầu phải phù hợp với tiến độ thực tế.
- Chữ ký của bên mời và các bên được mời phải là chữ ký tươi, có đầy đủ họ tên và chức vụ. Không ký thay hoặc ký bằng bút chì.
- Biểu mẫu sau khi điền và ký cần được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể scan và gửi email kèm bản gốc để đảm bảo tính pháp lý.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa "nghiệm thu" và "kiểm tra": Nghiệm thu thường áp dụng cho công việc đã hoàn thành, kiểm tra áp dụng cho công việc đang thực hiện hoặc vật liệu đầu vào. Cần chọn đúng mục tiêu đề.
- Ghi thiếu thông tin thời tiết hoặc ghi không chính xác, dẫn đến khi thời tiết xấu không có căn cứ để dời lịch.
- Bảng danh sách công việc bị ghi chung chung, không tách riêng từng hạng mục, gây khó khăn cho việc theo dõi và đánh giá.
- Không ghi đầy đủ tài liệu/bản vẽ liên quan, dẫn đến khi nghiệm thu thiếu căn cứ kỹ thuật đối chiếu.
- Bên mời ký trước khi các bên được mời xác nhận, hoặc để trống phần chấp thuận, làm mất hiệu lực của thông báo.
- Ghi sai định dạng ngày tháng, ví dụ dùng dd/mm/yy thay vì dd/mm/yyyy, gây nhầm lẫn về thời gian.
