Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM39-QT08 (Biên bản kiểm tra và nghiệm thu khối lượng hoàn thành) được sử dụng để ghi nhận chính thức khối lượng công việc đã thi công thực tế tại hiện trường giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để tiến hành thanh toán khối lượng hoàn thành và lưu vào hồ sơ hoàn công công trình. Biên bản này giúp các bên đối chiếu, xác nhận số lượng công việc đã làm so với hợp đồng, từ đó tránh tranh chấp về khối lượng trong quá trình quyết toán.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao thầu (Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24) và đại diện bên nhận thầu (nhà thầu thi công) cùng phối hợp lập. Thời điểm lập biên bản là sau khi hoàn thành một hoặc nhiều hạng mục công việc theo tiến độ, và đã có biên bản nghiệm thu nội bộ trước đó. Biên bản được lập ngay tại hiện trường công trình, sau khi các bên đã kiểm tra, đo đếm và tính toán khối lượng thực tế. Nhân viên kỹ thuật, giám sát hiện trường hoặc cán bộ quản lý dự án là những người trực tiếp thao tác điền biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án / Hạng mục: Ghi tên dự án và hạng mục thi công cụ thể. Ví dụ: "Dự án: Nhà máy X – Hạng mục: Móng cọc". Phải ghi chính xác theo tên trong hợp đồng.
2. Căn cứ hợp đồng số: Điền số hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, kèm ngày tháng năm ký hợp đồng. Ví dụ: "Hợp đồng số 12/2023/HĐ-KC24 ngày 15/01/2023".
3. Căn cứ biên bản nghiệm thu nội bộ: Ghi ngày tháng của biên bản nghiệm thu nội bộ đã được lập trước đó. Đây là cơ sở để tiến hành kiểm tra khối lượng.
4. Ngày tháng và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại và địa điểm dự án. Ví dụ: "Hôm nay, ngày 20 tháng 10 năm 2024, tại dự án Khu đô thị ABC".
5. Đại diện giao thầu và nhận thầu: Điền họ tên, chức vụ của từng người đại diện. Lưu ý: bên giao thầu mặc định là Công ty KC24, bên nhận thầu là tên nhà thầu thi công. Mỗi bên có 2 đại diện, trong đó có 1 Kỹ sư Giám sát A.
6. Thời gian thực hiện: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khối lượng công việc được giao khoán. Ví dụ: "từ ngày 01/09/2024 đến ngày 30/09/2024".
7. Bảng khối lượng hoàn thành (STT, Công việc, Đơn vị, Khối lượng): Liệt kê lần lượt từng công việc, đơn vị tính (m3, m2, tấn...), khối lượng theo cột 1, 2, 3 (thường là khối lượng thiết kế, khối lượng thực tế, khối lượng nghiệm thu). Các bên tự thêm dòng nếu cần.
8. Ký tên: Đại diện giao thầu, Giám sát và Đơn vị nhận thầu ký và ghi rõ họ tên vào từng ô tương ứng. Chữ ký phải đúng người, đúng chức danh.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản, 01 bản lưu hồ sơ hoàn công.
• Tất cả các thông tin về số hợp đồng, ngày tháng, tên dự án phải khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc và các biên bản liên quan.
• Khối lượng ghi trong bảng phải được đo đếm thực tế tại hiện trường, có sự chứng kiến của cả hai bên. Không tự ý điền khối lượng ước chừng.
• Chữ ký phải là chữ ký tươi, không được photocopy hay ký thay. Người ký phải đúng chức vụ được ủy quyền theo hợp đồng.
• Biên bản này chỉ có hiệu lực sau khi đã có biên bản nghiệm thu nội bộ hợp lệ. Không lập biên bản kiểm tra khối lượng khi chưa có nghiệm thu nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa bên giao thầu và bên nhận thầu: nhiều người điền ngược tên công ty, dẫn đến sai thẩm quyền ký.
• Không ghi đầy đủ ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không khớp với biên bản nghiệm thu nội bộ, gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ.
• Bảng khối lượng để trống hoặc chỉ ghi một cột, thiếu cột khối lượng thực tế và khối lượng nghiệm thu, làm mất căn cứ thanh toán.
• Quên ký hoặc ký không đủ 04 bản, dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý khi đưa vào hồ sơ hoàn công.
• Ghi đơn vị tính không thống nhất (ví dụ: ghi "m3" ở dòng này nhưng "m2" ở dòng khác cho cùng một loại công việc), gây sai lệch khối lượng.