Mục đích sử dụng

Biểu mẫu sổ mượn dụng cụ được thiết kế nhằm quản lý việc mượn và trả các loại dụng cụ thi công tại công trình. Mục tiêu chính là ghi nhận chính xác ai đã mượn dụng cụ nào, số lượng bao nhiêu, thời gian mượn và tình trạng trả lại. Sổ này giúp tránh thất thoát, hư hỏng hoặc mất mát dụng cụ, đồng thời tạo cơ sở đối chiếu khi kết thúc ca làm việc. Đây là công cụ quan trọng để đội trưởng hoặc thủ kho kiểm soát tài sản công ty một cách minh bạch và có trách nhiệm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người mượn dụng cụ trực tiếp điền, thường là công nhân, thợ kỹ thuật hoặc đội trưởng thi công. Thời điểm điền là ngay trước khi nhận dụng cụ từ kho hoặc từ người quản lý công trình. Sau khi hoàn thành công việc, người mượn phải ký xác nhận trả lại dụng cụ vào cột "Trả" và "Ký nhận" tương ứng. Thủ kho hoặc người giám sát có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng dụng cụ trước khi ký xác nhận trả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người mượn: Ghi họ và tên đầy đủ của người trực tiếp mượn dụng cụ. Không viết tắt, không ghi biệt danh. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
2. Công trình: Ghi tên công trình hoặc địa điểm thi công nơi dụng cụ được sử dụng. Ví dụ: Công trình nhà máy X, hoặc Khu đô thị Y.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm mượn dụng cụ theo định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 15/04/2025.
4. STT: Số thứ tự tự động tăng dần từ 1 đến hết danh sách dụng cụ mượn. Mỗi loại dụng cụ là một dòng riêng.
5. Danh mục: Ghi tên dụng cụ cụ thể theo danh sách có sẵn trong biểu mẫu, ví dụ: Máy hút bụi, Bộ chìa hoa khế, Kìm cắt, Máy cưa điện BOSCH... Nếu mượn dụng cụ không có trong danh sách, ghi tên dụng cụ đó vào dòng trống cuối.
6. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của dụng cụ, ví dụ: Chiếc, Cái, Bộ, Hộp, Thùng. Đối chiếu với cột ĐVT có sẵn trong biểu mẫu.
7. Seri: Ghi số seri hoặc mã số nhận dạng của dụng cụ nếu có. Đối với dụng cụ không có seri, có thể để trống hoặc ghi "N/A".
8. S.L (Số lượng): Ghi số lượng dụng cụ mượn. Ví dụ: 2 (nếu mượn 2 cái máy hút bụi).
9. Trả: Đánh dấu "X" hoặc ghi ngày trả thực tế khi người mượn hoàn trả dụng cụ. Nếu trả một phần, ghi số lượng đã trả.
10. Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần lưu ý như tình trạng dụng cụ khi mượn (còn tốt, bị hỏng nhẹ...), hoặc lý do chưa trả.
11. Ký nhận: Người mượn ký tên vào ô này sau khi nhận dụng cụ. Khi trả, người nhận lại (thủ kho/giám sát) cũng ký xác nhận bên cạnh.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền biểu mẫu khi có sự đồng ý của thủ kho hoặc quản lý công trình. Không tự ý lấy dụng cụ khi chưa ghi sổ.
• Mỗi lần mượn phải ghi riêng một dòng cho từng loại dụng cụ, không gộp chung nhiều loại vào một dòng.
• Kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng dụng cụ trước khi ký nhận. Nếu phát hiện hư hỏng, báo ngay cho thủ kho để ghi chú.
• Khi trả dụng cụ, phải làm sạch và sắp xếp gọn gàng. Thủ kho có quyền từ chối nhận lại nếu dụng cụ bị hỏng do sử dụng sai cách.
• Biểu mẫu phải được lưu giữ tại công trình ít nhất đến khi kết thúc dự án để phục vụ đối chiếu và kiểm kê.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin người mượn hoặc tên công trình, dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi thất thoát dụng cụ.
• Không ghi số seri hoặc mã nhận dạng, gây khó khăn khi truy tìm dụng cụ cụ thể trong kho.
• Ghi số lượng không chính xác, ví dụ ghi 1 nhưng thực tế lấy 2, dẫn đến sai lệch tồn kho.
• Bỏ qua cột "Trả" và "Ký nhận" khi hoàn trả, làm mất dấu vết giao dịch và dễ xảy ra tranh chấp.
• Viết tắt tên dụng cụ hoặc dùng ký hiệu riêng, gây khó hiểu cho người khác khi kiểm tra sổ.
• Không ghi chú tình trạng dụng cụ khi mượn, sau đó bị quy kết là làm hỏng dù đã hỏng từ trước.