Hướng dẫn điền phiếu bàn giao mượn thiết bị máy đo

Mục đích sử dụng

Phiếu bàn giao thiết bị máy đo (Mẫu số: …../BGMĐ/) được Trung tâm ABC thiết kế nhằm quản lý chặt chẽ quá trình mượn và trả các thiết bị đo đạc trong công ty. Biểu mẫu này giúp ghi nhận rõ ràng tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao, xác định trách nhiệm của người mượn và người giao. Đồng thời, phiếu là căn cứ pháp lý để đối chiếu khi có hư hỏng, mất mát hoặc tranh chấp phát sinh. Việc sử dụng phiếu chuẩn hóa giúp bộ phận quản lý tài sản dễ dàng theo dõi vòng đời của từng thiết bị, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo quản.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc bộ phận có nhu cầu mượn thiết bị đo chủ động điền, kết hợp với người phụ trách kho/thiết bị (người giao). Thời điểm điền là ngay tại lúc bàn giao thiết bị, trước khi người mượn mang thiết bị ra khỏi khu vực lưu trữ. Đối với phần bàn giao trả, phiếu được điền khi người mượn hoàn trả thiết bị về kho, có sự chứng kiến của người nhận (thường là thủ kho hoặc quản lý thiết bị). Cả hai bên (người giao và người nhận) đều phải ký xác nhận vào cuối mỗi phần để đảm bảo tính minh bạch.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần I. BÀN GIAO MƯỢN: Ghi rõ họ tên người mượn thiết bị vào dòng đầu tiên. Đây là người chịu trách nhiệm chính trong suốt thời gian sử dụng thiết bị.
2. Cột TT (Số thứ tự): Đánh số từ 1 đến 15 (tương ứng với số lượng thiết bị mượn tối đa). Nếu mượn ít hơn, chỉ đánh số đến thiết bị cuối cùng, các dòng còn lại để trống hoặc gạch chéo.
3. Cột Tên thiết bị: Ghi chính xác tên đầy đủ của từng thiết bị máy đo (ví dụ: Máy đo khoảng cách Laser, Máy đo độ ẩm, Máy đo tốc độ gió...). Không viết tắt nếu không có quy định riêng.
4. Cột Serial Number: Nhập số seri duy nhất của từng thiết bị. Đây là thông tin quan trọng để nhận dạng và truy xuất nguồn gốc thiết bị. Cần kiểm tra kỹ số seri trên thân máy và ghi lại chính xác.
5. Cột Tình trạng: Mô tả ngắn gọn tình trạng thực tế của thiết bị tại thời điểm bàn giao, ví dụ: "Mới 100%", "Đã qua sử dụng - còn tốt", "Trầy xước nhẹ", "Thiếu phụ kiện A". Việc này giúp xác định trách nhiệm khi trả lại.
6. Cột Ghi chú: Dùng để ghi thêm các thông tin đặc biệt như: thiết bị đi kèm pin, sạc, hộp đựng; hoặc lưu ý về hướng dẫn sử dụng đặc thù. Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống hoặc ghi "Không".
7. Ngày tháng năm và chữ ký: Ở cuối phần I, ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc mượn. Sau đó, người giao (bên cho mượn) và người nhận (bên đi mượn) ký tên đầy đủ vào hai ô tương ứng.
8. Phần II. BÀN GIAO TRẢ: Thực hiện tương tự phần I nhưng dành cho lúc trả thiết bị. Lưu ý cột "Tên thiết bị Thiếu" dùng để ghi tên thiết bị nếu phát hiện thiếu so với danh sách mượn ban đầu. Nếu trả đủ, ghi "Đầy đủ" hoặc để trống.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ Serial Number trên thân thiết bị trước khi ghi vào phiếu, tránh nhầm lẫn giữa các máy có hình dáng tương tự.
• Mô tả tình trạng thiết bị phải khách quan, chi tiết. Nếu có vết trầy, móp, hỏng hóc, hãy chụp ảnh kèm theo để làm bằng chứng.
• Phiếu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản người mượn giữ, một bản lưu tại bộ phận quản lý thiết bị.
• Không được tẩy xóa trên phiếu. Nếu viết sai, hãy gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh, hoặc làm lại phiếu mới.
• Người mượn có trách nhiệm bảo quản thiết bị nguyên vẹn như khi nhận. Mọi hư hỏng phát sinh trong thời gian mượn đều thuộc trách nhiệm của người mượn.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi hoặc ghi sai Serial Number, dẫn đến không xác định được thiết bị khi kiểm kê hoặc khi trả lại.
• Không mô tả tình trạng thiết bị lúc nhận, khi trả phát hiện hư hỏng thì không có căn cứ quy trách nhiệm.
• Bỏ qua cột "Ghi chú", dẫn đến thiếu thông tin về phụ kiện đi kèm (pin, sạc, dây cáp) gây thất lạc tài sản.
• Ký tên không đúng vị trí hoặc thiếu chữ ký của một trong hai bên, làm phiếu không có hiệu lực.
• Ghi ngày tháng năm không khớp với thực tế, gây khó khăn cho việc theo dõi thời gian mượn/trả.
• Viết tắt tên thiết bị hoặc dùng ký hiệu riêng không thống nhất, gây khó hiểu cho người khác khi đọc lại phiếu.