Mục đích sử dụng

Biểu mẫu lệnh sản xuất là tài liệu chính thức dùng để phát lệnh triển khai sản xuất các sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo kế hoạch kinh doanh. Mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin từ đơn hàng, dự án, hợp đồng thành các chỉ thị sản xuất cụ thể, rõ ràng. Đồng thời, biểu mẫu còn là cơ sở để theo dõi tiến độ, kiểm soát vật tư, tính toán công nợ và đánh giá kết quả thực hiện sau khi hoàn thành.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng Kinh Doanh hoặc người được ủy quyền viết lệnh, dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng. Thời điểm điền là ngay sau khi xác nhận đơn hàng, trước khi chuyển sang bộ phận sản xuất. Sau khi điền, lệnh sản xuất sẽ được chuyển đến Phòng Vật tư – Tổng hợp (VT-TH) để kiểm tra và chuẩn bị vật tư, sau đó giao cho đơn vị thực hiện. Kết quả thực hiện sẽ được ghi nhận lại trên cùng biểu mẫu này sau khi sản xuất hoàn tất.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số lệnh sản xuất: Ghi theo cú pháp: số thứ tự/năm/LSX/CT-ABC/KD. Ví dụ: 001/2025/LSX/CT-ABC/KD. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày phát hành lệnh sản xuất, theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là ngày bắt đầu hiệu lực của lệnh.
3. Đơn vị đặt hàng: Mặc định là CT-ABC. Nếu có đơn vị khác đặt hàng, ghi tên đơn vị đó.
4. Đơn vị thực hiện: Ghi tên bộ phận, phân xưởng hoặc nhà máy chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm.
5. Khách hàng đặt: Ghi tên khách hàng cuối cùng đặt hàng sản phẩm.
6. Dự án/Hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc số hợp đồng liên quan đến lệnh sản xuất này.
7. MS dự án/Số HĐ: Ghi mã số dự án hoặc số hợp đồng tương ứng.
8. Người quản lý dự án/HĐ: Ghi họ tên người phụ trách dự án hoặc hợp đồng.
9. Ngày giao nhiệm vụ: Ghi ngày bắt đầu giao nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị thực hiện.
10. Ngày hoàn thành: Ghi ngày dự kiến hoàn thành sản xuất, làm căn cứ để theo dõi tiến độ.
11. Hình thức: Ghi hình thức sản xuất như: sản xuất mới, gia công, sửa chữa, hoàn thiện…
12. Bảng sản phẩm (STT, Tên sản phẩm, S/L, Ghi chú): Liệt kê chi tiết từng sản phẩm cần sản xuất, số lượng, và các ghi chú đặc biệt như yêu cầu kỹ thuật, quy cách đóng gói.
13. Vật tư: Ghi danh sách vật tư cần thiết cho sản xuất, bao gồm tên, mã, số lượng.
14. Thanh toán: Ghi thông tin về số công được thanh toán (theo đơn giá đã duyệt) và số tiền được thanh toán tương ứng.
15. Ghi chú: Dòng để ghi các thông tin bổ sung quan trọng khác.
16. Người viết lệnh: Ký và ghi rõ họ tên người lập lệnh sản xuất.
17. Phòng Kinh Doanh: Ký xác nhận của trưởng bộ phận hoặc người đại diện phòng kinh doanh.
18. Phòng VT-TH: Ký xác nhận của phòng vật tư – tổng hợp sau khi kiểm tra vật tư.
19. Bảng kết quả thực hiện: Gồm các cột STT, Diễn giải, SP 1, SP 2, SP 3. Điền thông tin về tình trạng sản phẩm sau sản xuất: hoàn thành đến công đoạn nào, tiếp tục sản xuất hay dừng lại.
20. Kiến nghị: Ghi các vấn đề phát sinh, đề xuất giải pháp hoặc yêu cầu hỗ trợ từ các bộ phận liên quan.
21. Đơn vị thực hiện: Ký xác nhận của đơn vị đã thực hiện sản xuất.
22. Đơn vị nhận SP: Ký xác nhận của bộ phận hoặc khách hàng nhận sản phẩm sau khi hoàn thành.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường thông tin, không bỏ trống bất kỳ mục nào, đặc biệt là số lệnh, ngày tháng và thông tin sản phẩm.
• Mỗi lệnh sản xuất chỉ áp dụng cho một đơn hàng hoặc một dự án, không gộp nhiều đơn hàng khác nhau vào cùng một lệnh.
• Thông tin về vật tư và thanh toán phải được kiểm tra kỹ, đảm bảo khớp với đơn giá và định mức đã được phê duyệt.
• Kết quả thực hiện phải được ghi nhận ngay sau khi sản xuất hoàn tất, có chữ ký xác nhận của cả bên thực hiện và bên nhận sản phẩm.
• Lưu trữ biểu mẫu này theo đúng quy định của công ty, ít nhất là trong suốt thời gian bảo hành sản phẩm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày giao nhiệm vụ và ngày hoàn thành, dẫn đến sai lệch kế hoạch sản xuất.
• Không ghi rõ hình thức sản xuất, gây khó khăn cho bộ phận thực hiện trong việc xác định quy trình công nghệ.
• Bỏ sót thông tin vật tư hoặc ghi sai số lượng, dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu.
• Không cập nhật kết quả thực hiện kịp thời, làm mất dấu vết tiến độ sản xuất.
• Thiếu chữ ký xác nhận của các bên liên quan, khiến lệnh sản xuất không có giá trị pháp lý nội bộ.