Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Giấy đề nghị tạm ứng tiền đi công trình" được sử dụng để nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công đề xuất việc nhận một khoản tiền tạm ứng từ Trung tâm trước khi thực hiện nhiệm vụ tại công trình. Mục đích chính là đảm bảo nhân viên có đủ kinh phí để chi trả các khoản như đi lại, lưu trú, mua vật tư, thuê nhân công hoặc các chi phí phát sinh khác trong quá trình thi công. Biểu mẫu này giúp Trung tâm kiểm soát dòng tiền, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc giải ngân và quyết toán sau này. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ công trình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công trực tiếp điền, tức là người sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tại công trình và cần tiền tạm ứng. Thời điểm điền là trước khi bắt đầu chuyến công tác hoặc trước khi phát sinh các khoản chi phí dự kiến, thường là vài ngày hoặc ít nhất 1 ngày làm việc trước khi khởi hành. Sau khi điền, người đề nghị phải gửi biểu mẫu cho Lãnh đạo công ty và Phòng Tài chính để xin phê duyệt. Chỉ sau khi có xác nhận của các bên liên quan, nhân viên mới được nhận tiền tạm ứng. Trường hợp khẩn cấp, cần có sự đồng ý bằng văn bản hoặc email của lãnh đạo trước khi thực hiện thủ tục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số (S: ....../n m/T /): Điền số văn bản do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp, thường theo quy tắc "số thứ tự/năm/viết tắt phòng ban". Nếu chưa có, để trống và bổ sung sau khi được cấp số.
2. Địa điểm và ngày tháng: Ghi rõ "Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ..." là ngày làm đơn đề nghị, không phải ngày đi công trình.
3. Công trình: Ghi tên công trình cụ thể mà bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ, ví dụ: "Công trình lắp đặt trạm BTS tại Hưng Yên".
4. Họ và tên người tạm ứng: Ghi đầy đủ họ tên người đề nghị tạm ứng, viết chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, không viết tắt.
5. Đơn vị: Ghi "Trung tâm ...................................." và điền tên trung tâm trực thuộc, ví dụ: "Trung tâm Kỹ thuật 1".
6. Đề nghị tạm ứng số tiền: Ghi số tiền cụ thể bằng số, ví dụ: "5.000.000 VNĐ".
7. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ, khớp với số tiền ở trên, ví dụ: "Năm triệu đồng chẵn".
8. Hình thức thanh toán: Đánh dấu chọn một trong hai: "Tiền mặt" hoặc "Chuyển khoản". Nếu chọn chuyển khoản, ghi rõ số tài khoản thụ hưởng.
9. Nội dung tạm ứng: Ghi rõ tên dự án, tên công trình và trưởng nhóm thi công. Đây là thông tin để đối chiếu với kế hoạch thi công.
10. Dự kiến chi phí: Liệt kê chi tiết các khoản chi phí dự kiến: tiền tàu xe, công tác phí, mua vật tư, thuê gia công, thuê vận chuyển, chi phí khác. Mỗi mục ghi số tiền tương ứng, sau đó tính tổng cộng các khoản. Tổng này phải bằng số tiền đề nghị tạm ứng.
11. Xác nhận của Trung tâm, Người đề nghị, Lãnh đạo công ty, Phòng Tài chính: Đây là các ô dành cho chữ ký và xác nhận. Người đề nghị ký trước, sau đó chuyển cho các cấp có thẩm quyền ký duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền các khoản chi phí có thật, dự kiến phát sinh trong chuyến công tác, không được thêm các khoản không liên quan.
• Số tiền tạm ứng không được vượt quá tổng chi phí dự kiến đã liệt kê. Nếu có phát sinh thêm, phải làm đề nghị bổ sung.
• Chữ ký của người đề nghị phải là chữ ký trực tiếp, không được photocopy hoặc ký thay. Các chữ ký của lãnh đạo và phòng tài chính phải được thực hiện theo đúng quy trình phê duyệt.
• Biểu mẫu phải được in rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, phải làm lại biểu mẫu mới.
• Giữ lại một bản sao biểu mẫu đã được phê duyệt để làm căn cứ quyết toán sau khi hoàn thành công trình.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày làm đơn và ngày bắt đầu công trình, dẫn đến sai lệch về thời gian phê duyệt.
• Không ghi rõ tên công trình hoặc tên dự án, gây khó khăn cho việc đối chiếu và kiểm tra.
• Viết số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số, ví dụ: ghi số "5.000.000" nhưng viết chữ "Năm trăm nghìn đồng".
• Bỏ sót một hoặc nhiều khoản mục trong phần "Dự kiến chi phí", dẫn đến tổng tiền không chính xác hoặc thiếu căn cứ.
• Không đánh dấu rõ hình thức thanh toán hoặc ghi sai số tài khoản khi chọn chuyển khoản, gây chậm trễ trong việc nhận tiền.
• Quên không xin chữ ký của một trong các bên (Lãnh đạo công ty, Phòng Tài chính), làm biểu mẫu không hợp lệ.