Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sơ yêu cầu vật tư" (hay còn gọi là "Nhu cầu vật tư sản xuất") được thiết kế để các đơn vị sản xuất trong công ty đề xuất nhu cầu về vật tư, nguyên liệu phục vụ cho một công trình, dự án hoặc lệnh sản xuất cụ thể. Mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình từ khâu xác định nhu cầu, đối chiếu định mức, đến khâu phê duyệt và cấp phát vật tư từ kho. Đây là căn cứ quan trọng để phòng Kinh doanh, phòng Vật tư và các cấp quản lý kiểm soát chặt chẽ lượng vật tư xuất dùng, tránh thất thoát và đảm bảo tiến độ sản xuất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phụ trách đơn vị sản xuất (như đội trưởng, quản đốc, tổ trưởng sản xuất) lập và ký xác nhận. Thời điểm lập là khi đơn vị nhận được lệnh sản xuất hoặc có kế hoạch triển khai công trình, dự án, cần xác định khối lượng vật tư cần thiết trước khi tiến hành sản xuất. Sau đó, biểu mẫu được chuyển lên phòng Kinh doanh/phòng Vật tư (P.KD/P.VTTH) để thống kê, đối chiếu với định mức, và cuối cùng trình lên cấp có thẩm quyền (Duyệt cấp) phê duyệt trước khi xuất kho.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm lập phiếu yêu cầu. Định dạng chuẩn: Ngày ... tháng ... năm 20... .
2. Tên công trình dự án thực hiện: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên công trình, dự án hoặc hạng mục sản xuất mà vật tư này phục vụ. Nếu tên quá dài, có thể viết trên hai dòng.
3. Mã số dự án: Nhập mã số dự án do công ty quy định (nếu có). Mục này giúp hệ thống quản lý dễ dàng tra cứu và đối chiếu.
4. Căn cứ lệnh sản xuất số - Ngày: Ghi số và ngày của lệnh sản xuất đã được cấp có thẩm quyền ban hành. Đây là căn cứ pháp lý để đề xuất vật tư.
5. Đơn vị đặt hàng: Ghi tên đơn vị (phân xưởng, đội, tổ) có nhu cầu sử dụng vật tư và chịu trách nhiệm thực hiện lệnh sản xuất.
6. Xuất tại kho: Ghi tên kho dự kiến xuất vật tư (ví dụ: Kho tổng, Kho vật tư số 1...).
7. TT: Số thứ tự của từng loại vật tư trong danh sách.
8. Tên và quy cách vật tư: Ghi chính xác tên vật tư, chủng loại, quy cách, kích thước, mã hiệu (ví dụ: Thép tấm 10mm, Que hàn E7018...).
9. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư (kg, mét, cái, bộ, lít...).
10. Định mức: Ghi định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm hoặc công việc (theo quy định của công ty).
11. Tổng nhu cầu: Tính toán và ghi tổng số lượng vật tư cần thiết cho toàn bộ công việc (thường là Định mức x Khối lượng công việc).
12. Vật tư duyệt: Mục này do cấp có thẩm quyền (Duyệt cấp) ghi sau khi xem xét, phê duyệt số lượng vật tư thực tế được cấp.
13. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như vật tư thay thế, yêu cầu đặc biệt về chất lượng, hoặc lý do tăng/giảm so với định mức.
14. Thống kê P.KD/P.VTTH: Phòng Kinh doanh hoặc Phòng Vật tư ký xác nhận sau khi đã kiểm tra, đối chiếu số liệu và thống kê vào hệ thống.
15. Phụ trách đơn vị SX: Người lập phiếu (quản đốc, đội trưởng) ký và ghi rõ họ tên, xác nhận nhu cầu là đúng thực tế.
16. Duyệt cấp: Lãnh đạo có thẩm quyền (Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách) ký duyệt, cho phép xuất vật tư.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin phần tiêu đề (tên dự án, mã số, lệnh sản xuất) trước khi liệt kê vật tư, vì đây là căn cứ để phê duyệt.
• Đơn vị tính (ĐVT) phải thống nhất trong toàn bộ danh sách và khớp với đơn vị tính trong kho để tránh sai sót khi xuất hàng.
• Mục "Định mức" và "Tổng nhu cầu" phải được tính toán chính xác, có thể đính kèm bảng tính chi tiết nếu khối lượng lớn.
• Chỉ những người có tên trong danh sách được ủy quyền mới được ký vào các ô "Phụ trách đơn vị SX" và "Duyệt cấp".
• Biểu mẫu cần được lập thành ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại đơn vị sản xuất, 01 bản gửi phòng Vật tư để làm thủ tục xuất kho.

Lỗi thường gặp

• Không ghi mã số dự án hoặc số lệnh sản xuất, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu và phê duyệt.
• Ghi tên vật tư không đúng quy cách hoặc thiếu mã hiệu, gây nhầm lẫn khi xuất kho (ví dụ: chỉ ghi "thép" mà không ghi "thép tấm 12mm").
• Sai đơn vị tính (ĐVT) giữa các dòng, ví dụ: có dòng ghi "kg", dòng khác ghi "cái" cho cùng một loại vật tư.
• Không tính toán hoặc tính sai tổng nhu cầu, dẫn đến thiếu hoặc thừa vật tư so với thực tế sản xuất.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên liên quan (Phụ trách SX, P.KD/P.VTTH, Duyệt cấp), làm phiếu không có hiệu lực.
• Điền thông tin phần "Vật tư duyệt" trước khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, gây sai lệch số liệu.