Mục đích sử dụng
Phiếu Yêu cầu Mua hàng (ký hiệu QT_MuaHang_YeuCauMuaHang) là văn bản nội bộ chính thức dùng để đề xuất việc mua sắm vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin mua hàng, làm căn cứ để các phòng ban liên quan thẩm định và trình Giám đốc phê duyệt. Đồng thời, phiếu còn là cơ sở để kiểm soát ngân sách, đảm bảo tính minh bạch trong quy trình mua sắm của công ty.
Ai điền và khi nào
Người lập phiếu thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng. Phiếu được lập khi có kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm đã được duyệt, hoặc khi phát sinh nhu cầu đột xuất cần mua thêm vật tư, thiết bị, dịch vụ. Sau khi lập, phiếu sẽ lần lượt được ký duyệt bởi Trưởng bộ phận, Phòng kinh doanh, Phòng tài chính và cuối cùng là Giám đốc hoặc Người được ủy quyền. Thời điểm lập phiếu phải trước khi thực hiện đặt hàng hoặc ký hợp đồng mua bán.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tiêu đề "CÔNG TY …………………………..": Ghi đầy đủ tên công ty của bạn, ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC. Đây là thông tin nhận diện pháp lý quan trọng.
- "Kính gửi: Giám đốc công ty ABC": Ghi rõ chức danh và tên công ty. Mục này đã được in sẵn, bạn chỉ cần kiểm tra lại cho đúng.
- "Căn cứ vào": Ghi rõ tên, số hiệu các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc mua sắm, ví dụ: Kế hoạch sản xuất tháng 10/2024, Kế hoạch mua sắm số 123/KH-ABC. Nếu không có văn bản cụ thể, ghi "Theo nhu cầu sản xuất thực tế".
- Bảng chi tiết vật tư (Số TT, Mô tả, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá dự toán, Thành tiền, Thời gian và địa điểm giao hàng): Liệt kê từng mặt hàng cần mua. Cột "Mô tả" phải ghi rõ tính năng kỹ thuật, quy cách chủng loại, đóng gói. Cột "Đơn giá dự toán" và "Thành tiền" điền số dự kiến. Cột "Thời gian và địa điểm giao hàng" ghi rõ ngày và nơi nhận hàng.
- "Lưu ý: (Đề nghị ghi rõ giá trên đã bao gồm thuế VAT hay chưa?)": Ghi rõ trạng thái giá, ví dụ: "Giá trên chưa bao gồm thuế VAT" hoặc "Giá trên đã bao gồm thuế VAT 10%". Điều này rất quan trọng để phòng tài chính tính toán ngân sách chính xác.
- Bảng "Đề xuất nhà cung ứng" (TT, Tên Nhà cung ứng dự kiến, Địa chỉ giao dịch, Điện thoại, Fax, Ghi chú): Đề xuất tối thiểu 1-2 nhà cung ứng. Ghi đầy đủ thông tin liên hệ. Cột "Ghi chú" có thể ghi thêm ưu điểm của nhà cung ứng như "Giá tốt nhất", "Giao hàng nhanh".
- "Những đề xuất khác": Dùng để ghi các yêu cầu đặc biệt như yêu cầu thanh toán, yêu cầu bảo hành, hoặc điều kiện giao hàng đặc thù.
- Phần ký duyệt (Người lập, Trưởng bộ phận, Phòng kinh doanh, Phòng tài chính, Giám đốc/NĐUQ): Người lập ký và ghi rõ họ tên. Sau đó chuyển phiếu lần lượt cho các cấp có thẩm quyền ký duyệt theo đúng quy trình. Mỗi người ký kèm ngày tháng năm.
Lưu ý quan trọng
- Luôn kiểm tra kỹ số lượng và đơn giá dự toán trước khi trình ký, tránh sai sót dẫn đến phải làm lại phiếu.
- Đảm bảo tất cả các trường thông tin bắt buộc đều được điền đầy đủ, không bỏ trống mục nào, đặc biệt là phần căn cứ và mô tả vật tư.
- Giá dự toán phải được tham khảo từ ít nhất 2 nhà cung ứng khác nhau để đảm bảo tính cạnh tranh và hợp lý.
- Thời gian giao hàng phải phù hợp với tiến độ sản xuất hoặc kế hoạch công việc, tránh đặt hàng quá sớm hoặc quá muộn.
- Phiếu sau khi được Giám đốc phê duyệt mới có hiệu lực để tiến hành đặt hàng hoặc ký hợp đồng.
Lỗi thường gặp
- Quên ghi căn cứ pháp lý hoặc ghi chung chung, không rõ số hiệu văn bản, dẫn đến khó khăn khi kiểm tra đối chiếu.
- Mô tả vật tư quá sơ sài, không nêu rõ quy cách kỹ thuật, khiến phòng kinh doanh khó xác định đúng hàng cần mua.
- Không ghi rõ giá đã bao gồm VAT hay chưa, gây nhầm lẫn khi phòng tài chính lập dự toán ngân sách.
- Điền sai đơn vị tính (ví dụ: ghi "cái" thay vì "bộ") hoặc nhầm lẫn giữa số lượng và đơn giá.
- Bỏ sót thông tin nhà cung ứng dự kiến hoặc chỉ đề xuất một nhà cung ứng duy nhất mà không có lý do chính đáng.
- Ký duyệt không đúng thứ tự, ví dụ người lập chưa ký đã chuyển cho trưởng bộ phận, hoặc bỏ qua phòng tài chính.
