Hướng dẫn điền bảng đánh giá chi tiết nhà cung ứng hàng hóa

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng tổng hợp đánh giá chi tiết nhà cung ứng hàng hóa" (mã QT_MuaHang_DanhGiaChiTietNCU) được thiết kế để chuẩn hóa quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng (NCƯ) cho các mặt hàng mà công ty có nhu cầu mua sắm. Mục đích chính là giúp Ban đánh giá có một công cụ so sánh khách quan, minh bạch giữa các nhà cung ứng dựa trên nhiều tiêu chí như giá cả, kỹ thuật, dịch vụ hậu mãi, phương thức giao hàng và thanh toán. Kết quả đánh giá từ biểu mẫu này là cơ sở pháp lý và nghiệp vụ vững chắc để trình lãnh đạo phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng chính thức, đảm bảo hàng hóa đầu vào đạt chất lượng và chi phí tối ưu.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Ban đánh giá nhà cung ứng (thường bao gồm đại diện phòng Mua hàng, phòng Kỹ thuật, phòng Kế toán và phòng Pháp chế) chịu trách nhiệm điền và hoàn thiện. Thời điểm sử dụng biểu mẫu là sau khi công ty đã nhận được hồ sơ chào hàng từ các nhà cung ứng tiềm năng cho một đợt mua hàng cụ thể. Cụ thể, biểu mẫu được lập trong giai đoạn đánh giá chi tiết, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. Người chủ trì đánh giá (thường là trưởng ban) có trách nhiệm tổng hợp ý kiến của các thành viên và điền thông tin vào bảng, sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên hàng hoá: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của mặt hàng cần mua, ví dụ: "Máy in văn phòng HP LaserJet Pro" hoặc "Thép tấm SS400". Đây là thông tin nhận dạng chính cho toàn bộ quá trình đánh giá.
2. Số TT: Đánh số thứ tự cho từng nhà cung ứng được đưa vào đánh giá, bắt đầu từ 1, 2, 3... Số thứ tự này giúp dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin giữa các cột.
3. Tên và địa chỉ Nhà cung ứng: Ghi chính xác tên công ty và địa chỉ trụ sở chính của từng nhà cung ứng theo giấy phép đăng ký kinh doanh, không viết tắt. Ví dụ: "Công ty TNHH Thương mại ABC, 123 Nguyễn Huệ, Q.1, TP.HCM".
4. Nội dung lựa chọn NCƯ: Tóm tắt ngắn gọn lý do vì sao nhà cung ứng này được đưa vào danh sách đánh giá, ví dụ: "Có trong danh sách NCƯ tiềm năng" hoặc "Đã gửi hồ sơ chào hàng hợp lệ".
5. Giá cả: Ghi mức giá chào hàng cụ thể (có thể là đơn giá hoặc tổng giá trị đơn hàng) của từng nhà cung ứng. Nên ghi rõ đơn vị tiền tệ (VNĐ, USD) và điều kiện giá (đã bao gồm thuế, vận chuyển hay chưa).
6. Yêu cầu kỹ thuật (qui cách, chủng loại,...): Đánh giá mức độ đáp ứng của hàng hóa so với yêu cầu kỹ thuật đã đề ra. Có thể ghi "Đáp ứng", "Không đáp ứng" hoặc "Đáp ứng một phần" kèm ghi chú cụ thể về quy cách, chủng loại, xuất xứ.
7. Yêu cầu các dịch vụ sau bán hàng và bảo hành: Ghi nhận các cam kết về bảo hành (thời gian, phạm vi), hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo sử dụng, chính sách đổi trả của từng nhà cung ứng.
8. Phương thức, địa điểm, thời gian giao hàng: Ghi rõ phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển), địa điểm giao hàng (kho công ty, công trình) và thời gian giao hàng dự kiến (ví dụ: "30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng").
9. Phương thức thanh toán: Ghi điều khoản thanh toán mà nhà cung ứng đề xuất, ví dụ: "Thanh toán 30% sau khi ký hợp đồng, 70% sau khi nhận hàng" hoặc "Thanh toán 100% sau 60 ngày".
10. Đối với NCƯ chưa có trong danh sách NCƯ tiềm năng: Nếu nhà cung ứng là mới, chưa từng hợp tác, cần ghi rõ kết quả thẩm định sơ bộ: "Đã kiểm tra giấy phép kinh doanh, đủ điều kiện" hoặc "Cần bổ sung hồ sơ năng lực".
11. Hồ sơ pháp lý: Kiểm tra và ghi nhận tình trạng hồ sơ pháp lý của nhà cung ứng, ví dụ: "Đầy đủ (Giấy phép ĐKKD, Mã số thuế)" hoặc "Thiếu giấy ủy quyền ký hợp đồng".
12. Hồ sơ năng lực, kinh nghiệm: Đánh giá năng lực sản xuất, kinh nghiệm cung cấp hàng hóa tương tự, số lượng hợp đồng đã thực hiện, chứng chỉ chất lượng (ISO, CE...).

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các cột đánh giá cho từng nhà cung ứng, không được bỏ trống bất kỳ tiêu chí nào. Nếu không có thông tin, cần ghi rõ "Không có" hoặc "Không áp dụng".
• Thông tin ghi trong bảng phải dựa trên hồ sơ chào hàng chính thức và các tài liệu pháp lý có thật, không được suy diễn hoặc ước chừng.
• Phần "Kết luận" ở cuối biểu mẫu phải được Ban đánh giá thảo luận và thống nhất trước khi điền, ghi rõ tên nhà cung ứng được lựa chọn và lý do vắn tắt.
• Biểu mẫu phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên Ban đánh giá, người chủ trì và phần phê duyệt của Giám đốc. Ngày tháng năm phải được ghi thống nhất giữa các bên.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tên nhà cung ứng và tên đại diện thương mại, dẫn đến sai sót trong hợp đồng sau này. Cần kiểm tra kỹ giấy phép kinh doanh.
• Bỏ sót tiêu chí đánh giá quan trọng như "Phương thức thanh toán" hoặc "Dịch vụ sau bán hàng", làm giảm tính toàn diện của quyết định lựa chọn.
• Ghi thông tin giá cả không thống nhất về đơn vị tính (ví dụ: một NCƯ ghi giá theo kg, NCƯ khác ghi giá theo tấn) gây khó khăn khi so sánh.
• Không ghi rõ nguồn gốc xuất xứ hoặc quy cách kỹ thuật chi tiết, dẫn đến tranh chấp chất lượng hàng hóa khi nhận hàng.
• Phần kết luận mơ hồ, không nêu rõ tên NCƯ được chọn, hoặc thiếu chữ ký của một hoặc nhiều thành viên Ban đánh giá, làm mất hiệu lực của biểu mẫu.