Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu chào giá hàng hóa QT_MuaHang

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu chào giá hàng hóa (mã biểu mẫu: QT_MuaHang_YeuCauChaoGia) được sử dụng để chính thức hóa nhu cầu mua sắm hàng hóa của doanh nghiệp và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. Mục đích chính của phiếu là yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá chi tiết dựa trên các thông số kỹ thuật, số lượng, điều kiện giao nhận và thanh toán cụ thể. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp so sánh giá cả và dịch vụ giữa các nhà cung cấp một cách minh bạch, từ đó đưa ra quyết định mua hàng tối ưu nhất. Đồng thời, phiếu cũng là cơ sở pháp lý ban đầu cho quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán sau này.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cán bộ chủ trì (thường là nhân viên phụ trách mua hàng, nhân viên kỹ thuật hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu) chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin. Phiếu được lập khi doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm hàng hóa mới, hàng thay thế, hoặc hàng dự trữ mà chưa có báo giá cố định từ nhà cung cấp. Thời điểm lập phiếu là trước khi tiến hành đặt hàng, sau khi đã xác định rõ nhu cầu về chủng loại, số lượng và yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa cần mua. Sau khi điền đầy đủ, phiếu cần được trình lên cấp có thẩm quyền (phê duyệt) trước khi gửi đến nhà cung cấp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TY, Trụ sở, Điện thoại, Fax: Điền tên đầy đủ của công ty, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và số fax liên hệ. Đây là thông tin để nhà cung cấp biết họ đang giao dịch với ai và liên hệ lại khi cần.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập phiếu yêu cầu chào giá.
3. Kính gửi: Điền tên của nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp mà bạn muốn gửi yêu cầu báo giá. Có thể ghi cụ thể tên công ty hoặc ghi chung là "Quý nhà cung cấp".
4. Số TT: Đánh số thứ tự cho từng loại hàng hóa cần mua (bắt đầu từ 1, 2, 3...).
5. Mô tả hàng hóa: Ghi tên gọi cụ thể, đầy đủ của hàng hóa cần mua. Ví dụ: Máy in laser đa năng, Thép tấm SS400, Bơm nước công nghiệp...
6. Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hóa (cái, chiếc, bộ, kg, mét, thùng, tấn...).
7. Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa cần mua. Lưu ý ghi bằng số rõ ràng, tránh nhầm lẫn.
8. Yêu cầu kỹ thuật: Đây là mục quan trọng nhất. Ghi chi tiết các yêu cầu về quy cách, chủng loại, xuất xứ, nguồn gốc, kích thước, chất liệu, công suất, tiêu chuẩn kỹ thuật... Càng chi tiết càng giúp nhà cung cấp báo giá chính xác.
9. Yêu cầu các dịch vụ sau bán hàng và bảo hành: Ghi rõ yêu cầu về thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành, dịch vụ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật...
10. Phương thức, thời gian và địa điểm giao nhận: Ghi rõ phương thức giao hàng (giao tại kho, giao tại công trình), thời gian giao hàng mong muốn (ví dụ: trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng), và địa điểm giao nhận cụ thể.
11. Phương thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn thanh toán (ví dụ: thanh toán 100% sau khi nhận hàng, thanh toán 30% trước khi giao hàng...).
12. Ghi chú: Ghi thêm bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác mà chưa được đề cập ở các mục trên, ví dụ: yêu cầu về chứng từ, hóa đơn, tem nhãn...
13. Chậm nhất ngày... tháng... năm 200...: Ghi hạn chót mà nhà cung cấp phải gửi báo giá về cho công ty.
14. Phê duyệt và Cán bộ chủ trì: Phần phê duyệt dành cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền ký xác nhận. Phần cán bộ chủ trì là nơi người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên.
15. Nơi nhận: Ghi "Như kính gửi" (tức là gửi đến các nhà cung cấp đã ghi ở phần đầu) và "Lưu" (lưu hồ sơ tại bộ phận nào, ví dụ: Phòng Hành chính, Phòng Kế hoạch...).

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin, đặc biệt là phần yêu cầu kỹ thuật và số lượng, để tránh nhà cung cấp báo giá sai hoặc không đúng nhu cầu.
• Thông tin về công ty, địa chỉ, điện thoại, fax phải thống nhất với giấy phép kinh doanh và các tài liệu pháp lý khác của doanh nghiệp.
• Hạn chót nhận báo giá cần được xác định hợp lý, đủ thời gian để nhà cung cấp nghiên cứu và gửi báo giá, nhưng cũng không quá dài làm chậm tiến độ mua hàng.
• Phiếu này phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi gửi đi, đảm bảo tính pháp lý và kiểm soát chi phí.
• Nên gửi phiếu yêu cầu chào giá đến ít nhất 2-3 nhà cung cấp khác nhau để có cơ sở so sánh và lựa chọn được giá tốt nhất.

Lỗi thường gặp

• Không điền đầy đủ thông tin yêu cầu kỹ thuật, dẫn đến nhà cung cấp báo giá hàng hóa không đúng quy cách, gây mất thời gian xử lý và đàm phán lại.
• Ghi sai hoặc thiếu đơn vị tính, số lượng, khiến nhà cung cấp hiểu sai nhu cầu và báo giá sai lệch.
• Không ghi rõ hạn chót nhận báo giá, làm cho quá trình thu thập báo giá bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ mua hàng.
• Bỏ qua phần "Phê duyệt", gửi phiếu đi khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, dẫn đến phiếu không có giá trị pháp lý.
• Ghi thông tin liên hệ của công ty không chính xác (sai số điện thoại, sai địa chỉ), khiến nhà cung cấp không thể gửi báo giá hoặc liên hệ lại khi cần.