Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sổ theo dõi nhà cung ứng" (mã QT_MuaHang_BM_So_theo_doi_nha_cung_ung) được thiết kế để ghi chép và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp bộ phận mua hàng theo dõi tiến độ đơn hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ và hàng hóa của từng nhà cung cấp một cách có hệ thống. Thông qua việc điền đầy đủ các thông tin như số hóa đơn, ngày giao hàng, đánh giá chất lượng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu để đưa ra quyết định hợp tác lâu dài hoặc điều chỉnh chiến lược mua hàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận mua hàng hoặc thủ kho phụ trách điền. Thời điểm điền là ngay sau khi phát sinh đơn đặt hàng hoặc khi nhận được hàng từ nhà cung cấp. Cụ thể, nhân viên cần cập nhật thông tin vào sổ theo dõi ngay khi lập đơn đặt hàng, sau đó bổ sung các thông tin về ngày giao hàng thực tế, số hóa đơn và kết quả đánh giá sau khi kiểm nhận hàng hóa. Việc điền đúng thời điểm giúp dữ liệu luôn chính xác và kịp thời phục vụ công tác báo cáo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên nhà cung cấp: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên công ty hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa. Nếu nhà cung cấp đã có mã số trong hệ thống, có thể ghi kèm mã để dễ tra cứu.
2. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự theo từng lần giao dịch hoặc theo từng đơn hàng. Số thứ tự nên được đánh liên tục theo thời gian để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
3. Tên vật tư: Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư, hàng hóa được đặt mua. Nên ghi đúng tên theo danh mục vật tư của công ty để tránh nhầm lẫn.
4. Đơn vị: Ghi đơn vị tính của vật tư (ví dụ: cái, kg, mét, thùng, hộp). Đơn vị phải thống nhất với đơn vị trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
5. Số lượng: Ghi số lượng vật tư đặt mua hoặc số lượng thực nhận tùy theo từng cột. Cần kiểm tra kỹ để tránh sai sót ảnh hưởng đến công tác nhập kho.
6. Số hóa đơn: Ghi số hóa đơn do nhà cung cấp phát hành. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu công nợ và phục vụ công tác kế toán.
7. Đơn đặt hàng: Ghi số hiệu của đơn đặt hàng tương ứng. Nếu công ty sử dụng hệ thống số đơn hàng riêng, cần ghi chính xác mã số này.
8. Ngày yêu cầu giao: Ghi ngày tháng năm mà bộ phận mua hàng yêu cầu nhà cung cấp giao hàng. Định dạng ngày nên thống nhất theo quy định của công ty (ví dụ: DD/MM/YYYY).
9. Ngày giao thực tế: Ghi ngày hàng hóa thực tế được giao đến kho. So sánh với ngày yêu cầu để đánh giá mức độ đúng hạn của nhà cung cấp.
10. Đánh giá: Ghi nhận xét ngắn gọn về chất lượng hàng hóa, thái độ phục vụ hoặc mức độ đáp ứng yêu cầu. Có thể sử dụng thang điểm hoặc ký hiệu như Tốt/Khá/Trung bình/Kém.
11. Tài liệu giao hàng: Ghi các tài liệu đi kèm như phiếu giao hàng, chứng từ xuất xứ, giấy kiểm định. Nếu thiếu tài liệu, cần ghi rõ để xử lý sau.
12. Giá thanh toán: Ghi đơn giá hoặc tổng giá trị thanh toán cho lô hàng. Cần ghi rõ loại tiền tệ và đã bao gồm thuế hay chưa.
13. Thời hạn thanh toán: Ghi thời hạn thanh toán theo thỏa thuận với nhà cung cấp (ví dụ: 30 ngày, 60 ngày kể từ ngày nhận hàng).
14. Thông tin phản hồi: Ghi lại các ý kiến phản hồi từ nhà cung cấp hoặc từ bộ phận sử dụng về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
15. Ghi chú: Dùng để ghi thêm các thông tin đặc biệt như lý do chậm giao, hàng lỗi cần đổi trả, hoặc các thỏa thuận riêng.
16. Số lượng (cột cuối): Ghi số lượng thực tế kiểm đếm khi nhập kho, có thể khác với số lượng trên đơn hàng nếu có hao hụt hoặc thừa.
17. Chất lượng: Đánh giá chất lượng hàng hóa sau khi kiểm tra. Có thể ghi Đạt/Không đạt hoặc ghi chi tiết lỗi nếu có.

Lưu ý quan trọng

• Luôn điền thông tin ngay sau khi phát sinh giao dịch để tránh quên hoặc nhầm lẫn số liệu.
• Kiểm tra kỹ tên nhà cung cấp và mã số thuế trước khi ghi để đảm bảo tính chính xác khi đối chiếu công nợ.
• Thống nhất định dạng ngày tháng và đơn vị tính trong toàn bộ sổ theo dõi để dễ dàng tổng hợp và báo cáo.
• Không bỏ trống các cột bắt buộc như tên vật tư, số lượng, số hóa đơn vì đây là thông tin cốt lõi cho quá trình kiểm soát.
• Lưu trữ sổ theo dõi cẩn thận, có thể sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng trường hợp thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu giấy.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên nhà cung cấp hoặc nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp có tên gần giống nhau, dẫn đến sai lệch khi tổng hợp dữ liệu đánh giá.
• Bỏ sót cột "Ngày giao thực tế" hoặc ghi không chính xác, khiến việc đánh giá mức độ đúng hạn của nhà cung cấp bị sai lệch.
• Nhầm lẫn giữa số lượng đặt hàng và số lượng thực nhận, gây khó khăn cho công tác nhập kho và thanh toán.
• Không ghi đầy đủ thông tin phản hồi hoặc ghi chú, dẫn đến thiếu cơ sở khi khiếu nại hoặc yêu cầu nhà cung cấp bồi thường.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc viết mờ, dễ bị phai mờ theo thời gian, gây mất dữ liệu quan trọng.