Hướng dẫn điền biên bản kiểm tra chất lượng hàng nhập kho

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá vật tư thiết bị nhập kho" được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra quy cách, chất lượng của lô hàng trước khi nhập vào kho của Công ty ABC. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn, đồng thời làm cơ sở cho việc thanh toán, lưu trữ và giải quyết khiếu nại nếu có. Biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giữa các bên tham gia gồm cán bộ giao hàng, cán bộ kỹ thuật và thủ kho nhập.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu được lập ngay tại thời điểm hàng hóa, vật tư, thiết bị được chuyển đến kho của Công ty ABC, trước khi tiến hành nhập kho chính thức. Thành phần tham gia kiểm tra bao gồm: cán bộ giao hàng (đại diện bên bán hoặc bên vận chuyển), cán bộ kỹ thuật (người có chuyên môn đánh giá chất lượng) và thủ kho nhập (người quản lý kho). Cả ba thành viên này cùng có mặt, cùng kiểm tra và cùng ký xác nhận vào biên bản. Nhân viên mới cần lưu ý rằng biểu mẫu này chỉ được lập khi có đầy đủ các thành phần nêu trên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành kiểm tra. Ví dụ: 15/03/2025. Không viết tắt, không bỏ trống.
2. Căn cứ hợp đồng số: Điền số hợp đồng mua bán hàng hóa tương ứng. Ví dụ: HĐ-2025-012. Nếu chưa có hợp đồng, ghi "Chưa có" và báo cáo cấp trên.
3. Ngày hợp đồng: Ghi ngày tháng năm ký kết hợp đồng. Định dạng ngày/tháng/năm.
4. Thành phần tham gia: Ghi đầy đủ họ tên và đơn vị của từng người: Cán bộ giao hàng, Cán bộ kỹ thuật, Thủ kho nhập. Mỗi người một dòng, không ghi chung.
5. Bảng kiểm tra chi tiết (các cột TT, Tên quy cách, P/N, S/N, Số lượng, Tình trạng kỹ thuật): Liệt kê từng mặt hàng một. Cột "Tình trạng kỹ thuật" ghi rõ tình trạng thực tế như: tốt, xấu, mới, cũ, bị méo, rỉ sét, v.v. Nếu hàng đồng loạt giống nhau, có thể ghi chung nhưng phải ghi rõ số lượng tương ứng.
6. Kết luận: Sau khi kiểm tra, ghi tóm tắt kết quả tổng thể. Ví dụ: "Lô hàng đạt yêu cầu chất lượng, đồng ý nhập kho" hoặc "Phát hiện 2 thùng bị ẩm ướt, đề nghị xử lý trước khi nhập".
7. Chữ ký: Ba thành viên (Cán bộ giao hàng, Cán bộ kỹ thuật, Thủ kho nhập) ký và ghi rõ họ tên bên dưới. Không ký thay, không ký trước.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại kho, một bản gửi phòng kế toán hoặc phòng mua hàng.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên biên bản. Nếu viết sai, hãy gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh, hoặc lập lại biên bản mới.
• Đối với hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật đặc thù (thiết bị điện tử, máy móc), cần có thêm chữ ký của bộ phận kỹ thuật chuyên ngành.
• Thời gian kiểm tra không được kéo dài quá 1 ngày làm việc kể từ khi hàng về đến kho, trừ trường hợp có lý do bất khả kháng.
• Biểu mẫu này phải được đánh số thứ tự riêng theo quy định của công ty để dễ tra cứu và quản lý.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống cột "Tình trạng kỹ thuật" hoặc chỉ ghi chung chung như "bình thường" mà không mô tả cụ thể. Điều này gây khó khăn khi xử lý khiếu nại sau này.
• Không ghi đầy đủ số P/N (Part Number) và S/N (Serial Number) của từng thiết bị, dẫn đến mất dấu vết sản phẩm khi cần bảo hành hoặc kiểm tra nguồn gốc.
• Thiếu chữ ký của một trong ba thành phần tham gia, làm biên bản không có giá trị pháp lý.
• Ghi sai ngày tháng hoặc nhầm lẫn giữa số hợp đồng, gây khó khăn cho việc đối chiếu chứng từ.
• Không kiểm tra kỹ số lượng thực tế so với chứng từ, dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng mà không được ghi nhận kịp thời.