Hướng dẫn điền Giấy đề nghị thanh toán mua hàng chuẩn

Mục đích sử dụng

Giấy đề nghị thanh toán (mẫu QT_MuaHang_BM_Giay_de_nghi_TT) là văn bản nội bộ được sử dụng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là để cá nhân hoặc bộ phận có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ đề xuất lãnh đạo phê duyệt việc chi trả số tiền tương ứng. Biểu mẫu giúp chuẩn hóa thông tin thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát dòng tiền. Đây là căn cứ pháp lý để kế toán thực hiện hạch toán và giải ngân theo đúng quy định.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc cán bộ có nhu cầu thanh toán (người đề nghị) trực tiếp điền. Người đề nghị thường là nhân viên mua hàng, nhân viên dự án hoặc bất kỳ ai được giao nhiệm vụ mua sắm và cần công ty thanh toán lại. Thời điểm điền là sau khi đã có đầy đủ chứng từ gốc (hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu) và trước khi trình lãnh đạo phê duyệt. Biểu mẫu được lập khi cần thanh toán tiền hàng, tạm ứng hoặc thanh toán các chi phí phát sinh đã được phê duyệt trước đó.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị, Địa chỉ: Ghi rõ tên phòng/ban/bộ phận của người đề nghị và địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ làm việc thực tế. Ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Số 123 đường ABC, quận 1, TP.HCM".
2. Mẫu số: Để trống hoặc ghi theo số thứ tự do bộ phận kế toán quy định. Thông thường mục này do kế toán đánh số sau khi nhận chứng từ.
3. Ngày tháng năm: Ghi ngày hiện tại khi lập giấy đề nghị. Định dạng: Ngày ... tháng ... năm ... . Ví dụ: Ngày 15 tháng 10 năm 2025.
4. Họ và tên người đề nghị: Ghi đầy đủ họ tên người trực tiếp đề xuất thanh toán, viết in hoa có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
5. Số giấy GT, CMT: Ghi số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đề nghị. Nếu không yêu cầu, có thể để trống hoặc ghi "không".
6. Bộ phận công tác: Ghi tên phòng/ban nơi người đề nghị đang làm việc. Ví dụ: "Phòng Kế hoạch – Vật tư".
7. Số tiền đề nghị thanh toán: Ghi tổng số tiền cần thanh toán bằng số, có phân cách hàng nghìn. Ví dụ: 15.000.000.
8. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ, rõ ràng, không viết tắt. Ví dụ: "Mười lăm triệu đồng chẵn".
9. Hình thức thanh toán: Đánh dấu (q) vào ô tương ứng: Tiền mặt, Ngân hàng hoặc Mở L/C. Chỉ chọn một hình thức duy nhất.
10. Thời hạn thanh toán: Ghi ngày tháng năm dự kiến thanh toán. Định dạng: …/…/… . Ví dụ: 20/10/2025.
11. Tên dự án/hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc số hợp đồng liên quan đến khoản thanh toán. Ví dụ: "Hợp đồng cung cấp văn phòng phẩm số 12/HĐ-2025".
12. Mã dự án: Ghi mã số dự án nếu có, do phòng dự án hoặc kế toán cung cấp. Ví dụ: "DA-2025-001".
13. Trả cho đơn vị: Ghi tên đơn vị thụ hưởng (nhà cung cấp, cá nhân được nhận tiền). Ví dụ: "Công ty TNHH Thương mại XYZ".
14. Số tài khoản: Ghi số tài khoản ngân hàng của đơn vị thụ hưởng. Ví dụ: "1234567890".
15. Tại Ngân hàng: Ghi tên ngân hàng và chi nhánh nơi mở tài khoản. Ví dụ: "Ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh TP.HCM".
16. Nội dung thanh toán: Mô tả ngắn gọn, chi tiết lý do thanh toán. Ví dụ: "Thanh toán tiền mua 50 thùng giấy A4 theo hóa đơn số 001 ngày 10/10/2025".
17. Kèm theo……….chứng từ: Ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm (hóa đơn, hợp đồng, biên bản). Ví dụ: "Kèm theo 03 chứng từ".

Lưu ý quan trọng

• Tất cả các mục bắt buộc phải điền đầy đủ, không bỏ trống trừ các mục không áp dụng (có thể ghi "không" hoặc gạch chéo).
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau tuyệt đối, nếu sai lệch sẽ bị từ chối thanh toán.
• Chỉ được chọn một hình thức thanh toán duy nhất, không đánh dấu nhiều ô cùng lúc.
• Chứng từ gốc kèm theo phải là bản chính, có dấu đỏ của nhà cung cấp (nếu là hóa đơn GTGT) hoặc bản sao y công chứng nếu quy định cho phép.
• Biểu mẫu sau khi điền xong phải có đầy đủ chữ ký của Người đề nghị, Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng và Lãnh đạo công ty theo đúng thứ tự.

Lỗi thường gặp

• Viết sai số tiền bằng chữ, ví dụ viết "mười lăm triệu" nhưng số là 15.000.000 đồng – cần kiểm tra kỹ trước khi ký.
• Không ghi mã dự án hoặc tên hợp đồng dẫn đến kế toán không xác định được nguồn chi, gây chậm trễ thanh toán.
• Đánh dấu cả hai hình thức thanh toán (tiền mặt và ngân hàng) – chỉ được chọn một.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các cấp lãnh đạo, làm giấy tờ không hợp lệ và phải trình ký lại.
• Ghi nội dung thanh toán quá chung chung như "thanh toán chi phí" – cần mô tả cụ thể hàng hóa/dịch vụ và số chứng từ kèm theo.