Hướng dẫn điền danh sách nhà cung ứng tiềm năng chuẩn

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Danh sách nhà cung ứng tiềm năng" (mã QT_MuaHang_DanhSach_NCU_Tiemnang) được thiết kế để tập hợp và quản lý thông tin các nhà cung cấp chưa có hợp đồng chính thức nhưng có tiềm năng hợp tác trong tương lai. Tài liệu này giúp bộ phận mua hàng chủ động xây dựng nguồn cung ứng đa dạng, giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một vài nhà cung cấp cố định. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để Giám đốc phê duyệt danh sách các nhà cung ứng mới trước khi tiến hành các bước đàm phán và ký kết hợp đồng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc trưởng bộ phận mua hàng (Purchasing Department) trực tiếp lập và điền thông tin. Thời điểm sử dụng là khi công ty có nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng mới cho một lĩnh vực cụ thể, hoặc định kỳ vào đầu năm tài chính để cập nhật danh sách tiềm năng cho năm kế hoạch. Sau khi điền đầy đủ, biểu mẫu cần được trình lên Giám đốc ký duyệt để chính thức đưa các nhà cung ứng này vào danh sách theo dõi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty bạn (ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC). Đây là thông tin nhận dạng chủ sở hữu danh sách.
2. Danh sách nhà cung ứng tiềm năng năm 20...: Điền năm hiện tại hoặc năm kế hoạch (ví dụ: 2025). Phần này xác định niên độ của danh sách.
3. Số TT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi nhà cung ứng. Số thứ tự giúp dễ dàng tra cứu và kiểm soát số lượng.
4. Lĩnh vực cung ứng: Mô tả ngắn gọn lĩnh vực mà nhà cung ứng phục vụ, ví dụ: "Vật tư văn phòng", "Nguyên liệu sản xuất", "Dịch vụ logistics".
5. Tên nhà cung ứng: Ghi tên đầy đủ và chính xác của công ty nhà cung cấp (theo giấy phép kinh doanh). Không viết tắt hoặc ghi tên thương mại không chính thức.
6. Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc văn phòng giao dịch của nhà cung ứng, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
7. Điện thoại: Số điện thoại liên lạc chính, thường là số bàn hoặc số di động của người đại diện. Nên ghi cả mã vùng nếu là số cố định.
8. Fax: Số fax của nhà cung ứng (nếu có). Trường hợp không có, có thể để trống hoặc ghi "Không".
9. Thời hạn: Ghi rõ thời gian hiệu lực của danh sách này, thường là cả năm. Ví dụ: "Từ ngày 01/01/2025 đến ngày 31/12/2025".
10. Ngày... tháng... năm 20...: Ghi ngày, tháng, năm lập biểu mẫu (ví dụ: Ngày 15 tháng 01 năm 2025). Đây là mốc thời gian để theo dõi phiên bản danh sách.
11. Giám đốc: Dòng này dành cho chữ ký và họ tên của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt. Nhân viên điền không ghi vào đây.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin phải được ghi bằng bút mực xanh hoặc đen, không tẩy xóa. Nếu sai, hãy gạch chéo và viết lại ở dòng kế tiếp hoặc lập biểu mẫu mới.
• Mỗi nhà cung ứng chỉ xuất hiện một lần trong danh sách. Nếu cùng một công ty cung ứng nhiều lĩnh vực, hãy ghi rõ lĩnh vực chính hoặc tách thành nhiều dòng riêng.
• Trước khi trình ký, kiểm tra kỹ tên nhà cung ứng và số điện thoại để tránh sai sót gây khó khăn khi liên hệ sau này.
• Biểu mẫu sau khi được Giám đốc ký duyệt phải được lưu trữ tại bộ phận mua hàng ít nhất 2 năm để phục vụ kiểm toán nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu năm ở tiêu đề "năm 20..." dẫn đến không xác định được niên độ của danh sách, gây nhầm lẫn khi đối chiếu sau này.
• Bỏ sót cột "Lĩnh vực cung ứng" hoặc ghi chung chung như "linh tinh" khiến người duyệt không biết nhà cung ứng này phục vụ mảng nào.
• Nhầm lẫn giữa "Điện thoại" và "Fax", hoặc ghi số điện thoại thiếu mã vùng, gây khó khăn khi liên lạc thực tế.
• Không ghi ngày tháng lập biểu mẫu, làm mất căn cứ về thời điểm danh sách được tạo ra, ảnh hưởng đến tính hiệu lực của tài liệu.