Hướng dẫn điền Phiếu đánh giá nhà cung ứng tiềm năng

Mục đích sử dụng

Phiếu đánh giá nhà cung ứng tiềm năng (mã QT_MuaHang_DanhGiaNhaCungUng) được thiết kế để giúp bộ phận mua hàng hoặc ban đánh giá xem xét, sàng lọc các nhà cung ứng mới trước khi đưa vào danh sách nhà cung ứng chính thức của công ty. Biểu mẫu này đảm bảo việc lựa chọn nhà cung ứng được thực hiện một cách khách quan, dựa trên các tiêu chí cụ thể như pháp nhân, năng lực tài chính, kinh nghiệm, năng lực cung ứng và hệ thống quản lý chất lượng. Kết quả đánh giá từ phiếu này là căn cứ quan trọng để ra quyết định hợp tác, giúp giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người đánh giá là nhân viên hoặc trưởng bộ phận mua hàng, hoặc thành viên được phân công trong hội đồng đánh giá nhà cung ứng thực hiện. Thời điểm điền phiếu là khi công ty có nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng mới cho một lĩnh vực cung ứng cụ thể, hoặc khi một nhà cung ứng hiện tại cần được đánh giá lại định kỳ theo quy định. Người đánh giá cần hoàn thành phiếu ngay sau khi thu thập đầy đủ thông tin từ nhà cung ứng thông qua hồ sơ năng lực, phỏng vấn hoặc khảo sát thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty bạn (bên đi đánh giá), không viết tắt, có thể kèm mã số thuế nếu cần.
2. Người đánh giá: Ghi họ và tên của người trực tiếp thực hiện việc đánh giá và điền phiếu này.
3. Chức danh: Ghi chức vụ hiện tại của người đánh giá trong công ty, ví dụ: Nhân viên mua hàng, Trưởng phòng vật tư.
4. Số TT: Đánh số thứ tự cho từng nhà cung ứng được đánh giá trong cùng một đợt (bắt đầu từ 1).
5. Lĩnh vực cung ứng: Mô tả ngắn gọn loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà nhà cung ứng này sẽ cung cấp, ví dụ: "Vật tư văn phòng", "Nguyên liệu sản xuất".
6. Tên, địa chỉ, điện thoại và fax của Nhà cung ứng: Ghi đầy đủ thông tin liên hệ của nhà cung ứng, bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và số fax (nếu có).
7. Nội dung đánh giá (Pháp nhân, Năng lực TC, Kinh nghiệm, Năng lực CƯ, Áp dụng HTQLCL): Đây là các tiêu chí để đánh giá. Bạn cần kiểm tra hồ sơ của nhà cung ứng và ghi nhận xét hoặc đánh dấu vào ô tương ứng. Ví dụ: "Pháp nhân: Có giấy phép kinh doanh hợp lệ", "Năng lực TC: Báo cáo tài chính lành mạnh".
8. Kết quả theo tiêu chí đạt/không đạt: Đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt" cho từng tiêu chí ở cột bên trái, dựa trên mức độ đáp ứng yêu cầu của công ty.
9. Kết quả theo tiêu chí điểm: Cho điểm số cụ thể (ví dụ thang 10 hoặc 100) cho từng tiêu chí, nếu công ty bạn có quy định thang điểm chi tiết.
10. Đề xuất vào danh sách nhà cung ứng (Đồng ý/Không đồng ý): Dựa trên tổng thể kết quả đánh giá, đánh dấu vào ô "Đồng ý" nếu nhà cung ứng đủ điều kiện, hoặc "Không đồng ý" nếu không đạt yêu cầu.
11. Ngày... tháng... năm 200...: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi hoàn thành phiếu đánh giá. Lưu ý: mẫu cũ có năm 200..., hãy sửa thành năm hiện hành (ví dụ: 2025).
12. Người đánh giá: Ký tên và ghi rõ họ tên ở cuối phiếu để xác nhận kết quả đánh giá.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu này chỉ áp dụng cho nhà cung ứng tiềm năng, chưa từng hợp tác hoặc chưa có trong danh sách nhà cung ứng chính thức của công ty.
• Mỗi nhà cung ứng cần được điền một phiếu riêng, không gộp chung nhiều nhà cung ứng vào một phiếu.
• Thông tin về pháp nhân và năng lực tài chính phải được kiểm tra chéo với giấy tờ gốc (giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính có công chứng).
• Kết quả đánh giá phải được lưu trữ cùng hồ sơ năng lực của nhà cung ứng để phục vụ kiểm toán sau này.
• Nếu bất kỳ tiêu chí nào bị đánh giá "Không đạt", cần ghi rõ lý do vào phần ghi chú hoặc cột nhận xét.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót thông tin liên hệ của nhà cung ứng như số điện thoại hoặc fax, gây khó khăn khi liên lạc lại.
• Đánh giá cảm tính, không dựa trên hồ sơ hoặc bằng chứng cụ thể, dẫn đến kết quả thiếu khách quan.
• Không cập nhật năm hiện tại ở dòng ngày tháng, vẫn để nguyên năm 200... như mẫu cũ.
• Ghi tên nhà cung ứng không đầy đủ hoặc sai chính tả, gây nhầm lẫn khi nhập liệu vào hệ thống.
• Bỏ qua tiêu chí "Áp dụng HTQLCL" (Hệ thống quản lý chất lượng), đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào.