Mục đích sử dụng

Biểu mẫu QT_MuaHang_BM_De_ngh_mua_hang được sử dụng để đề xuất nhu cầu mua hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty ABC. Đây là văn bản khởi đầu cho quy trình mua hàng, giúp bộ phận đề xuất trình bày rõ ràng về hàng hóa cần mua, số lượng, đơn giá dự kiến và mục đích sử dụng. Biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chi phí và tạo cơ sở để các cấp quản lý phê duyệt.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu do nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng điền. Thời điểm điền là khi phát sinh nhu cầu mua sắm hàng hóa mới hoặc bổ sung hàng tồn kho, trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào. Người đề nghị cần hoàn thành biểu mẫu và trình lên trưởng bộ phận xem xét, sau đó chuyển lên giám đốc phê duyệt cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập đề nghị. Ví dụ: "Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2024".
2. Số đề nghị: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/ABC. Ví dụ: "Số: 001/2024/ABC". Số thứ tự được đánh liên tục theo từng năm.
3. Mục đích kinh doanh: Mô tả ngắn gọn lý do cần mua hàng, ví dụ: "Phục vụ sản xuất đơn hàng tháng 11" hoặc "Bổ sung hàng bán lẻ cho quầy số 3".
4. Nội dung: Ghi chi tiết về hàng hóa cần mua, bao gồm tên hàng, quy cách, chủng loại. Ví dụ: "Mua 50 thùng sữa tươi không đường loại 1 lít".
5. Bảng hàng hóa (T/T): Điền lần lượt từng mặt hàng vào các cột: Tên Hàng, Số lượng, Đơn giá (dự kiến), Ghi chú. Mỗi mặt hàng một dòng, từ 1 đến 10 dòng. Cột Ghi chú dùng để ghi thông tin bổ sung như nhà cung cấp đề xuất, hạn giao hàng.
6. Ý kiến của trưởng bộ phận: Để trống, trưởng bộ phận sẽ ký và ghi ý kiến sau khi xem xét đề nghị.
7. Người đề nghị: Người lập biểu mẫu ký và ghi rõ họ tên.
8. Trưởng bộ phận đề nghị: Trưởng bộ phận ký xác nhận sau khi đồng ý đề nghị.
9. Giám đốc: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký phê duyệt cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Điền đầy đủ thông tin vào tất cả các trường bắt buộc, không bỏ trống mục đích kinh doanh và nội dung hàng hóa.
• Đơn giá dự kiến cần được tham khảo từ báo giá hoặc thị trường để đảm bảo tính khả thi.
• Số lượng hàng hóa phải phù hợp với nhu cầu thực tế, tránh mua dư thừa gây lãng phí.
• Biểu mẫu cần được trình ký đúng thứ tự: người đề nghị → trưởng bộ phận → giám đốc.
• Lưu lại bản gốc hoặc bản scan sau khi được phê duyệt để đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ mục đích kinh doanh, dẫn đến khó khăn khi đánh giá tính cần thiết của đề nghị.
• Điền sai mã số đề nghị, trùng lặp hoặc không theo quy tắc đặt số.
• Bỏ sót cột Ghi chú, không ghi thông tin quan trọng như nhà cung cấp ưu tiên hoặc yêu cầu kỹ thuật.
• Ký tên không đúng thứ tự, ví dụ giám đốc ký trước khi trưởng bộ phận xem xét.
• Đơn giá dự kiến quá chênh lệch so với thực tế, gây khó khăn khi phê duyệt ngân sách.