Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp" (mã QT_MuaHang_BM_Danh_gia_nha_cung_ung) được thiết kế để hỗ trợ bộ phận mua hàng trong việc so sánh và chọn ra nhà cung cấp tốt nhất cho một mặt hàng cụ thể. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá, đảm bảo tất cả các tiêu chí quan trọng như giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành và hình thức thanh toán đều được xem xét một cách khách quan. Kết quả từ biểu mẫu là cơ sở để đưa ra quyết định mua sắm hoặc ký kết hợp đồng, đồng thời lưu lại hồ sơ minh bạch cho các lần kiểm tra sau.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận mua hàng hoặc người được phân công lập biểu (ghi ở cuối biểu mẫu) thực hiện. Thời điểm điền là sau khi đã nhận được báo giá hoặc chào hàng từ ít nhất hai nhà cung cấp trở lên cho cùng một mặt hàng. Biểu mẫu được sử dụng trong giai đoạn đánh giá trước khi đưa ra quyết định mua hàng trực tiếp hoặc ký kết hợp đồng chính thức. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu sẽ được chuyển cho người đánh giá và kiểm tra phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập biểu mẫu theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là mốc thời gian để tra cứu sau này.
2. Mặt hàng: Ghi rõ tên mặt hàng cần mua, bao gồm mã hàng hoặc quy cách nếu có. Ví dụ: "Thép tấm SS400 dày 10mm" hoặc "Máy in văn phòng Canon LBP226dw".
3. TT 1 - Tên: Ghi tên đầy đủ của từng nhà cung cấp (A, B, C, D). Ví dụ: Công ty TNHH Thép Việt, Công ty CP Vật tư X.
4. TT 2 - Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc văn phòng giao dịch của nhà cung cấp. Thông tin này giúp xác định khoảng cách vận chuyển.
5. TT 3 - Số Fax: Ghi số fax của nhà cung cấp. Nếu không có fax, có thể ghi "Không có" hoặc để trống.
6. TT 4 - Người liên hệ: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên nhà cung cấp mà bạn đã trao đổi. Kèm số điện thoại nếu cần.
7. TT 5 - Giá chưa có VAT: Ghi giá chào hàng chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đơn vị tính phải thống nhất (VNĐ hoặc USD) cho tất cả các nhà cung cấp.
8. TT 6 - Ngày giao hàng: Ghi thời gian giao hàng dự kiến kể từ ngày đặt hàng hoặc ngày ký hợp đồng. Ví dụ: "15 ngày kể từ ngày đặt cọc" hoặc "Giao ngay trong 7 ngày".
9. TT 7 - Thời gian bảo hành: Ghi thời hạn bảo hành (tháng hoặc năm) và phạm vi bảo hành nếu có. Ví dụ: "12 tháng, bảo hành lỗi kỹ thuật".
10. TT 8 - Hình thức thanh toán: Mục này có 4 tiểu mục: 8.1 Sau khi hợp đồng ký kết (ghi tỷ lệ % thanh toán ngay sau ký), 8.2 Sau khi giao hàng (ghi % thanh toán sau khi nhận hàng), 8.3 Khác (ghi các điều kiện đặc biệt như thanh toán theo tiến độ), 8.4 Bảo lãnh bảo hành (ghi thông tin về bảo lãnh nếu có).
11. TT 9 - Ghi chú: Ghi thêm các thông tin quan trọng khác như chiết khấu, phí vận chuyển, điều kiện đổi trả, hoặc các yêu cầu đặc biệt của nhà cung cấp.
12. TT 10 - Nhà cung cấp được chọn: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng với nhà cung cấp được chọn. Chỉ chọn một nhà cung cấp duy nhất.
13. TT 11 - Hình thức mua sắm: Đánh dấu "q" vào ô "Trực tiếp" nếu mua hàng không qua hợp đồng dài hạn, hoặc "Ký kết hợp đồng" nếu cần ký hợp đồng chính thức.
14. Giảm giá và Lý do: Ghi rõ mức giảm giá (nếu có) và lý do chọn nhà cung cấp đó. Ví dụ: "Giảm 5% do thanh toán sớm" hoặc "Giá thấp nhất, giao hàng nhanh".
15. Phê duyệt: Phần này dành cho người Kiểm tra, Đánh giá và Lập biểu ký tên hoặc đóng dấu xác nhận. Không bỏ trống.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin cho ít nhất hai nhà cung cấp (A và B) để có cơ sở so sánh. Nếu chỉ có một nhà cung cấp, cần ghi rõ lý do trong phần Ghi chú.
• Đơn vị tiền tệ và đơn vị thời gian phải thống nhất giữa các cột để tránh sai sót khi so sánh. Ví dụ: tất cả giá đều tính bằng VNĐ, tất cả thời gian bảo hành đều tính bằng tháng.
• Mục "Giảm giá" và "Lý do" là bắt buộc phải ghi, ngay cả khi không có giảm giá thì cũng ghi "Không giảm giá" và nêu lý do chọn nhà cung cấp.
• Chỉ đánh dấu "q" vào một ô duy nhất ở mục "Nhà cung cấp được chọn". Nếu đánh dấu nhiều ô, biểu mẫu sẽ không hợp lệ.
• Phần "Phê duyệt" phải có đủ chữ ký của ba người: Lập biểu, Đánh giá và Kiểm tra. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, biểu mẫu sẽ không được xem xét.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa giá có VAT và giá chưa có VAT: Nhiều người ghi nhầm giá đã bao gồm thuế vào cột "Giá chưa có VAT", dẫn đến sai lệch khi so sánh. Luôn kiểm tra lại báo giá gốc.
• Bỏ sót mục "Ngày giao hàng" hoặc "Thời gian bảo hành": Đây là hai tiêu chí quan trọng để đánh giá, nếu bỏ trống sẽ không thể so sánh được chất lượng dịch vụ giữa các nhà cung cấp.
• Ghi thông tin không đồng nhất giữa các cột: Ví dụ, nhà cung cấp A ghi thời gian bảo hành là "12 tháng", nhà cung cấp B ghi "1 năm" – cần quy đổi về cùng đơn vị để dễ so sánh.
• Đánh dấu "q" vào nhiều nhà cung cấp ở mục 10: Chỉ được chọn một nhà cung cấp duy nhất. Nếu muốn đề xuất thêm, hãy ghi vào phần Ghi chú hoặc Lý do.
• Không ghi lý do chọn nhà cung cấp: Phần "Lý do" thường bị bỏ trống, làm mất căn cứ cho quyết định mua hàng. Luôn ghi ít nhất một câu ngắn giải thích.