Mục đích sử dụng

Biểu mẫu QT_Kho_BM_Bien_ban_ban_giao được sử dụng để ghi nhận chi tiết quá trình bàn giao hàng hóa, thiết bị giữa bên giao và bên nhận trong công ty ABC. Biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận số lượng, chủng loại, phẩm chất hàng hóa thực tế so với hợp đồng và hóa đơn. Đồng thời, đây là cơ sở để theo dõi nghĩa vụ bảo hành và giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này. Mỗi biên bản được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kho hoặc nhân viên mua hàng của Công ty ABC chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay tại thời điểm bàn giao hàng hóa, khi bên giao và bên nhận cùng có mặt tại kho của đơn vị nhận hàng. Biên bản phải được hoàn thiện và ký ngay trong ngày bàn giao, trước khi hàng hóa được nhập kho chính thức. Các thành phần tham gia bao gồm đại diện bên giao, người giao, đại diện bên nhận và người nhận – tất cả đều phải ký xác nhận vào biên bản.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền theo định dạng Số/2025/BBBG, trong đó "Số" là số thứ tự tăng dần trong năm, "2025" là năm hiện tại, "BBBG" là viết tắt của Biên Bản Bàn Giao. Ví dụ: 001/2025/BBBG.
2. Địa điểm và ngày tháng: Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội), sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại. Lưu ý viết đầy đủ, không viết tắt.
3. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng mua bán thiết bị và ngày ký hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng số 123/HD-KD ngày 15/01/2025. Tiếp theo ghi tên đơn vị mua/bán hàng đối tác.
4. Căn cứ hóa đơn: Ghi số hóa đơn và ngày xuất hóa đơn liên quan đến lô hàng đang bàn giao. Ví dụ: Hóa đơn số 0004567 ngày 20/01/2025.
5. Thông tin bên giao hàng: Ghi tên đơn vị giao hàng (có thể là nhà cung cấp hoặc bộ phận chuyển hàng nội bộ). Sau đó điền họ tên và chức vụ của 2 người đại diện bên giao (ông/bà).
6. Thông tin bên nhận hàng: Ghi tên đơn vị nhận hàng (thường là Công ty ABC hoặc chi nhánh). Điền họ tên và chức vụ của 2 người đại diện bên nhận (ông/bà).
7. Bảng kê chi tiết hàng hóa: Điền lần lượt các cột: TT (số thứ tự), HẠNG MỤC (tên hàng hóa), ĐƠN VỊ TÍNH (cái, bộ, kg...), SỐ LƯỢNG (số bằng số), PHẨM CHẤT (ghi "Đạt" hoặc "Không đạt" sau kiểm tra). Mỗi loại hàng ghi một dòng riêng.
8. Phần kết luận: Đánh dấu ✔ hoặc ghi "Đầy đủ" vào ô xác nhận về số lượng, chủng loại, quy cách. Phần bảo hành: ghi tên bên chịu trách nhiệm bảo hành và thời gian bảo hành bằng tháng (ví dụ: 12 tháng).
9. Ký tên: Bốn người gồm Đại diện bên giao, Người giao, Đại diện bên nhận, Người nhận lần lượt ký và ghi rõ họ tên vào đúng cột tương ứng. Chữ ký phải bằng bút mực xanh hoặc đen.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được điền bằng bút mực, không sử dụng bút chì. Tuyệt đối không tẩy xóa, nếu sai phải gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Số biên bản phải được đăng ký trước với bộ phận hành chính hoặc quản lý kho để tránh trùng lặp.
• Kiểm tra kỹ thông tin hợp đồng và hóa đơn trước khi điền, đảm bảo khớp với chứng từ gốc.
• Phần bảo hành cần ghi rõ các trường hợp ngoại lệ không được bảo hành như hư hỏng do sử dụng sai quy trình kỹ thuật.
• Biên bản phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bản đều có đầy đủ chữ ký của các bên. Không sử dụng bản photocopy để ký.
• Lưu trữ biên bản tại phòng kế toán và phòng kho tối thiểu 5 năm theo quy định lưu trữ hồ sơ của công ty.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hợp đồng hoặc số hóa đơn, dẫn đến không đối chiếu được nguồn gốc lô hàng. Luôn kiểm tra chéo với chứng từ gốc trước khi điền.
• Ghi sai đơn vị tính, ví dụ ghi "cái" nhưng thực tế hàng giao là "bộ". Lỗi này gây sai lệch số lượng tồn kho và ảnh hưởng đến thanh toán.
• Bỏ sót cột phẩm chất hoặc ghi chung chung như "tốt" thay vì ghi "Đạt" hoặc "Không đạt" theo đúng quy định.
• Không ghi rõ thời gian bảo hành hoặc ghi thiếu tên bên bảo hành, gây khó khăn khi xử lý khiếu nại sau này.
• Ký tên không đúng vị trí quy định, ví dụ người giao lại ký vào cột đại diện bên nhận. Cần đọc kỹ tiêu đề cột trước khi ký.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc để trống một số mục, sau đó không bổ sung kịp thời, làm mất hiệu lực của biên bản.