Hướng dẫn điền Quyết định chấm dứt HĐLĐ BM07B-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM07B-QT14 (Quyết định chấm dứt HĐLĐ) được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm chính thức hóa việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động. Văn bản này là căn cứ pháp lý để giải quyết các quyền lợi và nghĩa vụ cuối cùng của hai bên, bao gồm thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc (nếu có) và các vấn đề liên quan khác. Đây là tài liệu bắt buộc trong quy trình quản trị nhân sự khi nhân viên nghỉ việc theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) soạn thảo và trình lên Ban Giám đốc ký duyệt. Thời điểm điền là sau khi người lao động đã nộp đơn xin nghỉ việc và được cấp quản lý trực tiếp phê duyệt. Quyết định này được lập trước ngày chấm dứt hợp đồng lao động chính thức, thông thường là trong vòng 7-15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn xin nghỉ việc hợp lệ. Nhân viên không tự điền biểu mẫu này mà chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân và lý do nghỉ việc trong đơn xin nghỉ việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số quyết định (Số: ……/…/ QĐ-CMC): Ghi số thứ tự quyết định theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 12/2024/QĐ-CMC. Số này do Phòng HC-NS cấp và quản lý tập trung.
2. Địa danh và ngày tháng (TP. Nha Trang, ngày …… tháng ……. năm 201 …..): Ghi rõ địa danh là "TP. Nha Trang". Ngày tháng năm là ngày ký quyết định, thường trùng hoặc sau ngày phê duyệt đơn xin nghỉ việc. Lưu ý sửa năm cho phù hợp với thời điểm hiện tại (ví dụ: năm 2024).
3. Căn cứ Hợp đồng lao động số ………HDLD-CMC ngày ………………………….: Điền số hợp đồng lao động và ngày ký kết hợp đồng của nhân viên. Ví dụ: 45HDLD-CMC ngày 15/03/2022. Thông tin này lấy từ hồ sơ nhân sự.
4. Xét đơn xin nghỉ việc ngày ……………… của Ông (Bà) …………………………………: Ghi ngày nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc và họ tên đầy đủ của nhân viên. Ví dụ: ngày 10/10/2024 của Ông Nguyễn Văn A.
5. Điều 1 – Họ tên và ngày chấm dứt HĐLĐ: Điền lại họ tên nhân viên và ngày hợp đồng lao động chính thức chấm dứt. Ngày này phải phù hợp với thời gian báo trước theo quy định (30 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn).
6. Điều 2 – Bàn giao công việc: Mục này không cần điền thêm, chỉ để nhắc nhở nhân viên có trách nhiệm bàn giao theo sự phân công của Trưởng phòng HC-NS. Nhân viên cần ký biên bản bàn giao riêng.
7. Điều 3 và Điều 4: Các điều khoản thi hành và hiệu lực, không cần điền thêm thông tin. Giám đốc sẽ ký và đóng dấu tại phần cuối văn bản.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ số hợp đồng lao động và ngày ký kết để tránh sai sót, vì đây là căn cứ pháp lý quan trọng.
• Ngày chấm dứt HĐLĐ tại Điều 1 phải khớp với ngày trong biên bản bàn giao công việc và các thủ tục thanh lý hợp đồng khác.
• Quyết định phải được đóng dấu treo (dấu của Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24) và có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
• Lưu một bản gốc vào hồ sơ nhân sự của người lao động, giao một bản cho nhân viên để làm thủ tục bảo hiểm thất nghiệp và chốt sổ BHXH.
• Đảm bảo tất cả các trường thông tin (số, ngày, họ tên) được điền bằng bút mực, không tẩy xóa. Nếu sai phải làm lại quyết định mới.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày nộp đơn xin nghỉ việc và ngày chấm dứt HĐLĐ: Nhiều người điền ngày nộp đơn vào ô ngày chấm dứt, dẫn đến sai thời gian báo trước.
• Quên cập nhật năm hiện tại: Biểu mẫu mẫu để sẵn "năm 201..", nhân viên HC-NS thường quên sửa thành năm 2024 hoặc năm hiện hành.
• Ghi thiếu số quyết định hoặc đánh số trùng với quyết định khác: Cần kiểm tra sổ theo dõi quyết định trước khi cấp số mới.
• Không ghi đầy đủ họ tên nhân viên ở cả phần "Xét đơn" và Điều 1: Một số người chỉ ghi tên ở phần đầu mà quên ghi ở Điều 1, gây thiếu căn cứ pháp lý.
• Sử dụng sai mẫu biểu: Nhầm lẫn giữa mẫu quyết định chấm dứt HĐLĐ với mẫu quyết định kỷ luật hoặc sa thải, dẫn đến nội dung không phù hợp.