Hướng dẫn điền biên bản bàn giao công việc BM02/QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao công việc BM02/QT14 là văn bản chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý nhân sự tại CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24. Mục đích của biên bản này là ghi nhận lại toàn bộ nội dung công việc, tình hình thực hiện và các tài liệu liên quan khi một nhân viên chuyển giao nhiệm vụ cho người khác. Biên bản giúp đảm bảo tính liên tục của công việc, tránh thất lạc thông tin và làm căn cứ pháp lý cho cả người bàn giao, người nhận bàn giao và bộ phận nhân sự. Đây là tài liệu bắt buộc trong các trường hợp nhân viên nghỉ việc, luân chuyển nội bộ hoặc tạm thời vắng mặt dài hạn.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (nhân viên sắp rời vị trí) chủ động lập và điền các thông tin liên quan đến công việc của mình. Người nhận bàn giao (nhân viên được chỉ định tiếp nhận) sẽ cùng tham gia kiểm tra và xác nhận nội dung. Trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của việc bàn giao. Thời điểm lập biên bản là vào ngày cuối cùng làm việc của người bàn giao, hoặc theo thời gian quy định trong quyết định nghỉ việc/luân chuyển. Biên bản được lập thành 03 bản: một bản giao cho người bàn giao, một bản cho người nhận bàn giao và một bản lưu tại phòng Hành chính - Nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy định đánh số của phòng HC-NS. Nếu chưa có số, để trống và liên hệ bộ phận nhân sự để được cấp số.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Ví dụ: ngày 15/12/2024. Định dạng ngày/tháng/năm.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên đang thực hiện bàn giao công việc. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
4. Phòng/Bộ phận (người bàn giao): Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người bàn giao đang công tác. Ví dụ: Phòng Kế toán.
5. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên sẽ tiếp nhận công việc. Ví dụ: Trần Thị B.
6. Phòng/Bộ phận (người nhận bàn giao): Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận của người nhận bàn giao. Có thể cùng phòng hoặc khác phòng tùy theo quyết định.
7. Lý do bàn giao: Ghi rõ lý do dẫn đến việc bàn giao. Ví dụ: nghỉ việc theo nguyện vọng, chuyển công tác sang phòng ban khác, nghỉ thai sản, v.v.
8. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng đầu mục công việc được liệt kê.
9. NỘI DUNG CÔNG VIỆC: Liệt kê chi tiết từng công việc, nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, tài khoản, mật khẩu, thiết bị... đang được bàn giao. Mỗi dòng là một đầu mục cụ thể.
10. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN: Mô tả trạng thái hiện tại của từng công việc. Ví dụ: đã hoàn thành 100%, đang thực hiện đến giai đoạn A, cần theo dõi thêm, v.v. Ghi rõ các lưu ý nếu có.
11. Người bàn giao (Ký và ghi rõ họ tên): Người bàn giao ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ bên dưới chữ ký.
12. Người nhận bàn giao (Ký và ghi rõ họ tên): Người nhận bàn giao ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ sau khi đã kiểm tra và xác nhận nhận đủ công việc.
13. Trưởng bộ phận xác nhận (Ký và ghi rõ họ tên): Trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp ký xác nhận tính chính xác của việc bàn giao.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản chính thức, mỗi bản có giá trị pháp lý như nhau. Không sử dụng bản photocopy để ký.
• Tất cả các mục thông tin phải được điền đầy đủ, rõ ràng, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có nội dung thì ghi "không có".
• Chữ ký của người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận phải là chữ ký tươi, không được ký thay hoặc ký trước.
• Người bàn giao có trách nhiệm cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đã được bàn giao đầy đủ, không giấu giếm hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.
• Biên bản sau khi ký xong phải được nộp về phòng Hành chính - Nhân sự trong vòng 1 ngày làm việc để lưu trữ và hoàn tất thủ tục.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ họ tên và chữ ký ở phần người bàn giao, người nhận bàn giao hoặc trưởng bộ phận, dẫn đến biên bản không có hiệu lực.
• Liệt kê nội dung công việc quá chung chung, không chi tiết, gây khó khăn cho người nhận bàn giao khi tiếp nhận và thực hiện.
• Bỏ sót các tài khoản, mật khẩu, dữ liệu số hoặc thiết bị vật lý quan trọng trong danh sách bàn giao, dẫn đến thất lạc thông tin sau này.
• Ghi sai ngày tháng hoặc không thống nhất ngày tháng giữa các bản biên bản, gây nhầm lẫn về thời gian bàn giao.
• Không ghi rõ tình hình thực hiện của từng công việc, khiến người nhận không biết công việc đang ở giai đoạn nào và cần làm gì tiếp theo.