Hướng dẫn điền biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu BM03-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT14 - Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu công việc giữa người nghỉ việc (người bàn giao) và người tiếp nhận công việc (người nhận bàn giao) tại Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24. Biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận nhân viên đã hoàn thành nghĩa vụ bàn giao trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời giúp công ty quản lý chặt chẽ tài sản thông tin và tránh thất lạc tài liệu quan trọng. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình QT14 – Quy trình xin nghỉ việc.

Ai điền và khi nào

Biên bản này được lập khi nhân viên chính thức nghỉ việc hoặc luân chuyển công tác, có nhu cầu bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho người khác. Người bàn giao là nhân viên sắp nghỉ việc, có trách nhiệm chuẩn bị danh mục tài liệu và ký xác nhận. Người nhận bàn giao là nhân viên được phân công tiếp nhận công việc, thường là đồng nghiệp cùng phòng hoặc cấp dưới. Trưởng bộ phận HC-NS hoặc trưởng bộ phận trực tiếp của người bàn giao sẽ tham gia xác nhận để đảm bảo tính khách quan. Thời điểm lập biên bản là vào ngày cuối cùng làm việc hoặc trước đó ít nhất 1-2 ngày, tùy theo quy định nội bộ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/2024/BBBG. Nếu chưa có quy định, có thể để trống và để phòng HC-NS bổ sung sau.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Ví dụ: ngày 15/12/2024. Lưu ý viết đúng định dạng ngày/tháng/năm.
3. Người bàn giao: Ghi họ tên đầy đủ của nhân viên nghỉ việc, ví dụ: Nguyễn Văn A. Phòng/Bộ phận: ghi tên phòng ban nơi nhân viên đó đang công tác, ví dụ: Phòng Kế toán.
4. Người nhận bàn giao: Ghi họ tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận công việc, ví dụ: Trần Thị B. Phòng/Bộ phận: ghi tên phòng ban của người nhận, thường cùng phòng với người bàn giao.
5. Lý do bàn giao: Ghi rõ lý do, ví dụ: "Nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân" hoặc "Chuyển công tác sang chi nhánh khác". Không ghi chung chung như "bàn giao công việc".
6. Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu: Gồm các cột: STT (số thứ tự), Mã hồ sơ/tài liệu (nếu có), Tên hồ sơ tài liệu (ghi cụ thể từng loại), Số lượng (ghi bằng số), Tình trạng (mới, cũ, còn sử dụng được không), Vị trí để hồ sơ (tủ số mấy, kệ nào, thư mục nào trên máy tính). Mỗi dòng là một loại tài liệu riêng biệt.
7. Phần ký: Người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới. Chữ ký phải đúng với chữ ký đã đăng ký tại công ty.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản giống nhau: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận giữ, một bản Trưởng phòng HC-NS lưu hồ sơ.
• Tất cả các mục trong biên bản phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào, kể cả phần lý do bàn giao.
• Danh mục tài liệu phải liệt kê chi tiết từng loại, không ghi gộp như "toàn bộ hồ sơ phòng". Nếu có tài liệu điện tử, cần ghi rõ đường dẫn thư mục hoặc tên file.
• Người bàn giao phải cam đoan bằng chữ ký rằng toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã được bàn giao đầy đủ, không còn giữ lại bất kỳ bản sao nào trái phép.
• Trưởng bộ phận xác nhận phải là người có thẩm quyền, thường là trưởng phòng HC-NS hoặc trưởng phòng trực tiếp của người bàn giao.

Lỗi thường gặp

• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không khớp với ngày ký biên bản, dẫn đến biên bản vô hiệu về mặt thời gian.
• Liệt kê tài liệu quá sơ sài, chỉ ghi "hồ sơ nhân sự" mà không nêu rõ tên từng loại, gây khó khăn khi kiểm tra sau này.
• Người bàn giao và người nhận ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, hoặc chữ ký không đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký.
• Bỏ sót cột "Vị trí để hồ sơ, tài liệu" khiến người nhận không biết tài liệu được lưu trữ ở đâu, mất thời gian tìm kiếm.
• Không có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận, làm cho biên bản thiếu tính pháp lý và không được công nhận trong quy trình thanh lý hợp đồng.