Hướng dẫn điền đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 là văn bản chính thức được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành để nhân viên trình bày nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động. Biểu mẫu này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin cá nhân, lý do nghỉ việc, thời gian dự kiến nghỉ và ý kiến phê duyệt từ các cấp quản lý. Việc sử dụng đúng mẫu đảm bảo quy trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động lẫn công ty.

Ai điền và khi nào

Đơn này do chính người lao động (nhân viên) điền và ký tên. Nhân viên cần điền đơn khi có nhu cầu chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn hoặc khi hết hạn hợp đồng nhưng không muốn tái ký. Thời điểm điền đơn lý tưởng là ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến nghỉ việc đối với hợp đồng không xác định thời hạn, hoặc ít nhất 3 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng. Sau khi nhân viên điền xong, đơn sẽ được chuyển đến người quản lý trực tiếp, Phòng Hành chính – Nhân sự và Ban Giám đốc để xem xét, phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, do Phòng Hành chính – Nhân sự đánh số văn bản khi tiếp nhận.
2. TP. Nha Trang, ngày… tháng… năm…: Ghi rõ địa danh là Nha Trang, sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại khi bạn viết đơn.
3. Kính gửi: Ghi đầy đủ “Ban Giám đốc” và “Phòng Hành Chính – Nhân Sự” như mẫu, không thay đổi.
4. Tôi tên là: Viết họ và tên đầy đủ, viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt.
5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán…).
6. Thuộc Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật…).
7. Thời gian đã làm việc tại Công ty: Ghi rõ ngày bắt đầu làm việc đến ngày hiện tại, ví dụ “Từ 01/01/2020 đến nay”.
8. Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại: Ghi loại hợp đồng và thời hạn, ví dụ “Hợp đồng không xác định thời hạn” hoặc “Hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng từ 01/01/2024 đến 31/12/2024”.
9. Giải trình lý do muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do nghỉ việc (ví dụ: lý do cá nhân, sức khỏe, chuyển công tác…). Viết khoảng 2-3 dòng, không cần quá dài dòng.
10. Bắt đầu chấm dứt hợp đồng từ ngày: Ghi ngày cụ thể bạn muốn chính thức nghỉ việc (ví dụ: 15/05/2025).
11. Ý kiến của người quản lý trực tiếp: Để trống, phần này do quản lý của bạn nhận xét và ký sau.
12. Ý kiến của Phòng HC - NS: Để trống, do Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét và ký.
13. Ý kiến của Ban Giám đốc: Để trống, do Ban Giám đốc phê duyệt cuối cùng.
14. Người làm đơn (Ký & ghi rõ họ tên): Bạn ký tên và viết họ tên đầy đủ bên dưới.
15. Trưởng bộ phận, TP. HC - NS, Ban Giám đốc: Các phần này để trống, chờ người có thẩm quyền ký sau khi xét duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Điền đầy đủ, rõ ràng tất cả các mục dành cho nhân viên, không bỏ sót thông tin nào.
• Chữ viết phải dễ đọc, không tẩy xóa, sử dụng bút mực xanh hoặc đen.
• Lý do nghỉ việc cần trung thực, tránh viết những nội dung tiêu cực hoặc xúc phạm công ty.
• Ngày dự kiến nghỉ việc phải phù hợp với thời gian báo trước theo quy định của pháp luật lao động và hợp đồng.
• Sau khi điền, nộp đơn cho quản lý trực tiếp hoặc Phòng Hành chính – Nhân sự để được xử lý.
• Giữ lại một bản sao đơn đã được ký duyệt để đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng năm hoặc ghi sai địa danh (ví dụ ghi TP. HCM thay vì Nha Trang).
• Không ghi rõ thời hạn hợp đồng hiện tại, dẫn đến khó xác định thời gian báo trước.
• Viết lý do nghỉ việc quá chung chung như “lý do cá nhân” mà không giải thích cụ thể, gây khó khăn cho quản lý khi xét duyệt.
• Ký tên không đúng với chữ ký đã đăng ký tại công ty, gây nhầm lẫn.
• Điền ngày nghỉ việc quá gần so với ngày nộp đơn, vi phạm thời gian báo trước theo luật.
• Để trống các mục bắt buộc như chức vụ, phòng ban, thời gian làm việc.