Hướng dẫn điền thư giải quyết chế độ nghỉ việc BM06-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT14 "Thư giải quyết chế độ nghỉ việc" được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm thông báo chính thức đến người lao động về việc chấp nhận đơn xin nghỉ việc và giải quyết toàn bộ các quyền lợi, nghĩa vụ tài chính cuối cùng giữa hai bên. Văn bản này vừa là thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, vừa là bảng quyết toán chi tiết các khoản thu nhập như lương, trợ cấp thôi việc, phép năm còn lại và các khoản khấu trừ. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật lao động, đồng thời tạo sự minh bạch, rõ ràng, tránh tranh chấp sau khi nhân viên nghỉ việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự (HR) hoặc Kế toán tiền lương của công ty trực tiếp soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm thực hiện là ngay sau khi lãnh đạo công ty đã phê duyệt đơn xin nghỉ việc của nhân viên và xác định được ngày chấm dứt hợp đồng lao động chính thức. Sau khi điền đầy đủ các khoản mục, thư sẽ được trình Giám đốc ký duyệt, sau đó gửi cho nhân viên để họ xem xét, ký xác nhận đồng ý. Nhân viên cần ký vào phần "Chấp thuận" ở cuối thư để xác nhận đã nhận đủ các khoản thanh toán và không có khiếu nại gì thêm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ "Nha Trang" và ngày tháng năm hiện tại khi lập thư. Ví dụ: Nha Trang, ngày 25 tháng 10 năm 2024.
2. Kính gửi Ông (Bà): Điền họ tên đầy đủ của nhân viên nghỉ việc, viết hoa có dấu. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A.
3. Thư Ông (Bà): Nhập lại họ tên nhân viên như mục trên để xưng hô trong nội dung thư.
4. Số hợp đồng lao động: Ghi chính xác số HĐLĐ đã ký giữa nhân viên và công ty.
5. Ngày chấm dứt HĐLĐ: Điền ngày cuối cùng hợp đồng lao động hết hiệu lực, thường là ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
6. Ngày hiệu lực của HĐLĐ: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng lao động của nhân viên tại công ty, dùng để tính thời gian làm việc hưởng trợ cấp thôi việc.
7. Lương đến hết ngày: Ghi ngày cuối cùng nhân viên làm việc thực tế để tính lương.
8. Số ngày phép chưa sử dụng: Điền số ngày phép còn lại tính đến ngày nghỉ việc, dùng để quy đổi ra tiền thanh toán.
9. Bảng tính tổng thu nhập: Điền lần lượt các chỉ tiêu: Lương cơ bản tháng (1), quy đổi lương giờ (2), lương tháng 09/2010 (3), số ngày phép quy đổi (4), phụ cấp (5), tổng thu nhập chịu thuế (6), trợ cấp thôi việc (7), BHXH & BHYT (8), thực lĩnh (9), đã lĩnh (10), số còn lại (11).
10. Thủ tục thanh toán: Ghi tháng và năm dự kiến hoàn tất thanh toán cho nhân viên.
11. Phần ký tên nhân viên: Để trống dòng này cho nhân viên tự ký và ghi rõ ngày tháng sau khi đã đồng ý với toàn bộ nội dung.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ ngày tháng năm trên thư phải khớp với ngày làm việc cuối cùng và ngày ký của Giám đốc.
• Đảm bảo tính đúng trợ cấp thôi việc: chỉ áp dụng cho nhân viên làm việc từ đủ 12 tháng trở lên theo đúng Luật Lao động.
• Số ngày phép năm phải tính theo tỷ lệ tháng làm việc thực tế trong năm, không tính phép cho tháng nhân viên làm chưa hết tháng.
• Các khoản khấu trừ BHXH, BHYT phải được tính đúng theo tỷ lệ quy định hiện hành của nhà nước.
• Nhân viên bắt buộc phải ký vào phần "Chấp thuận" để xác nhận đồng ý với các điều khoản, tránh khiếu nại sau này.
• Lưu giữ ít nhất 01 bản sao có chữ ký của nhân viên để làm hồ sơ gốc cho công ty.

Lỗi thường gặp

• Sai ngày chấm dứt hợp đồng lao động: thường nhầm lẫn giữa ngày nhân viên nộp đơn và ngày nghỉ việc thực tế, dẫn đến sai lệch khi tính lương và phép.
• Tính sai số ngày phép còn lại: không quy đổi theo tỷ lệ tháng làm việc thực tế trong năm, dẫn đến thanh toán thừa hoặc thiếu cho nhân viên.
• Bỏ sót khoản phụ cấp công việc tháng cuối: nhiều trường hợp quên không cộng phụ cấp vào tổng thu nhập chịu thuế, làm sai số thực lĩnh.
• Nhầm lẫn giữa lương cơ bản và lương thực nhận khi quy đổi lương giờ: phải dùng lương cơ bản hàng tháng để tính (1), không dùng lương đã bao gồm phụ cấp.
• Không để trống phần ký tên cho nhân viên: một số người soạn thảo tự ký thay, gây mất hiệu lực pháp lý của văn bản.
• Quên cập nhật số lần ban hành (Lần BH) và ngày hiệu chỉnh: nếu biểu mẫu đã được cập nhật mà vẫn ghi thông tin cũ sẽ gây sai lệch quy trình.