Hướng dẫn điền biên bản bàn giao tài sản công cụ chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT14 "Biên bản bàn giao tài sản, công cụ" được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản, công cụ lao động giữa người bàn giao và người nhận bàn giao trong công ty. Mục đích chính là xác nhận rõ ràng trách nhiệm về số lượng, tình trạng của từng tài sản khi có sự thay đổi nhân sự như nghỉ việc, thuyên chuyển, hoặc luân chuyển nội bộ. Biên bản này giúp bảo vệ quyền lợi của cả công ty và nhân viên, đồng thời là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này. Ngoài ra, tài liệu này còn hỗ trợ phòng Hành chính - Nhân sự trong việc cập nhật và quản lý danh mục tài sản công ty một cách chính xác.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (thường là nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận) và người nhận bàn giao (thường là nhân viên mới hoặc người được phân công quản lý tài sản) cùng phối hợp điền. Thời điểm điền là khi có quyết định nghỉ việc chính thức, khi kết thúc hợp đồng lao động, hoặc khi có sự thay đổi vị trí công tác dẫn đến việc phải chuyển giao tài sản, công cụ đang sử dụng. Ngoài ra, biên bản cũng được lập khi công ty thu hồi tài sản do thanh lý hoặc điều chuyển nội bộ. Trưởng bộ phận xác nhận sẽ ký sau cùng để chứng thực quá trình bàn giao đã diễn ra đầy đủ và đúng quy định.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy định của phòng Hành chính - Nhân sự, thường được đánh số liên tục trong năm. Nếu chưa có số, để trống và nhờ bộ phận HCNS cấp sau.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày thực tế diễn ra việc bàn giao, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/05/2025.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên đang sử dụng tài sản và có trách nhiệm bàn giao lại. Bên cạnh đó, ghi tên phòng/ bộ phận mà người đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận và quản lý tài sản sau khi bàn giao. Kèm theo tên phòng/ bộ phận của người nhận.
5. Lý do bàn giao: Ghi ngắn gọn lý do dẫn đến việc bàn giao, ví dụ: "Nghỉ việc theo quyết định số...", "Chuyển công tác sang bộ phận Kinh doanh", hoặc "Thanh lý tài sản định kỳ".
6. Bảng kê tài sản (STT, Mã tài sản, Tên tài sản, Đơn vị, Số lượng, Tình trạng): Liệt kê chi tiết từng tài sản, công cụ được bàn giao. Mỗi dòng là một tài sản riêng biệt. Cột "Mã tài sản" lấy từ danh sách tài sản công ty. Cột "Tên tài sản" ghi rõ tên như "Máy tính xách tay Dell", "Bàn làm việc", "Điện thoại bàn". Cột "Đơn vị" ghi "cái", "bộ", "chiếc". Cột "Số lượng" ghi số nguyên. Cột "Tình trạng" mô tả ngắn gọn như "Tốt", "Đã qua sử dụng", "Hỏng nhẹ", "Cần bảo trì".

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản gốc: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận bàn giao giữ, và một bản nộp cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự lưu trữ.
• Trước khi ký, cả hai bên phải kiểm tra kỹ lưỡng từng tài sản, đối chiếu số lượng và tình trạng thực tế với nội dung ghi trong biên bản.
• Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ tài sản, công cụ đã được bàn giao đầy đủ, không còn giữ lại bất kỳ vật dụng nào của công ty.
• Chữ ký trên biên bản phải là chữ ký tươi, không được ký thay hoặc ký trước. Người ký phải ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký.
• Nếu tài sản bị hư hỏng hoặc mất mát, cần ghi chú cụ thể vào cột "Tình trạng" và báo cáo ngay cho trưởng bộ phận để có hướng xử lý trước khi ký biên bản.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin ở phần "Lý do bàn giao", dẫn đến khó khăn khi tra cứu sau này. Cần ghi rõ số quyết định nghỉ việc hoặc tên đợt luân chuyển.
• Bỏ sót tài sản nhỏ như chuột máy tính, bộ sạc, hoặc tài liệu kèm theo. Nên kiểm tra danh sách tài sản đã được cấp trước đó để đối chiếu.
• Ghi sai mã tài sản hoặc nhầm lẫn tên tài sản giữa các phòng ban. Cần đối chiếu với sổ sách quản lý tài sản của công ty.
• Không ghi tình trạng thực tế của tài sản, chỉ để trống hoặc ghi chung chung. Phải mô tả cụ thể như "Màn hình bị nứt góc", "Bàn phím thiếu phím Enter".
• Người nhận bàn giao ký tên mà không kiểm tra thực tế tài sản, dẫn đến tranh chấp sau này. Luôn yêu cầu kiểm tra trực tiếp trước khi ký.
• Không nộp bản sao cho phòng HCNS đúng hạn, làm chậm quy trình thanh toán lương cuối cùng hoặc quyết toán bảo hiểm. Cần hoàn tất bàn giao và nộp biên bản trong vòng 1-2 ngày làm việc.