Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách nghỉ việc nhân viên BMCV-12

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMCV-12 "Danh sách nghỉ việc của nhân viên" được thiết kế để ghi nhận và theo dõi toàn bộ các trường hợp nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động trong doanh nghiệp. Tài liệu này giúp bộ phận nhân sự (HCNS) tổng hợp thông tin một cách có hệ thống, từ đó đánh giá tình trạng nhân sự, phân loại lý do nghỉ việc và kiểm soát kỷ luật lao động. Đây là cơ sở quan trọng để lập báo cáo nhân sự định kỳ và hỗ trợ các quyết định quản trị liên quan đến tuyển dụng, đào tạo lại hoặc điều chỉnh chính sách giữ chân nhân tài.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận Hành chính Nhân sự (HCNS) hoặc người được phân công lập biểu thực hiện. Thời điểm điền là ngay sau khi nhân viên chính thức nghỉ việc, hoặc vào cuối mỗi tháng/quý để tổng hợp danh sách các trường hợp đã nghỉ. Trưởng phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và ký duyệt biểu mẫu trước khi lưu hồ sơ. Nhân viên mới được giao nhiệm vụ này cần nắm rõ quy trình để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt: Điền số thứ tự tự động tăng dần (1, 2, 3...) cho mỗi nhân viên trong danh sách. Không để trống hoặc nhảy số.
2. Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên theo giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD). Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường nhưng phải thống nhất trong toàn bộ biểu mẫu.
3. MSNV: Nhập mã số nhân viên chính xác theo hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Đây là trường quan trọng để tra cứu và đối chiếu sau này.
4. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên đó đang công tác trước khi nghỉ (ví dụ: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Xưởng Sản xuất...).
5. Ngày nghỉ việc: Điền ngày tháng năm chính thức nhân viên nghỉ việc theo quyết định hoặc đơn xin nghỉ đã được phê duyệt. Định dạng ngày/tháng/năm.
6. Loại nghỉ việc: Phân loại cụ thể như: xin thôi việc, sa thải, hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng... Ghi rõ ràng để dễ thống kê.
7. Nghỉ đúng (đủ) thời hạn: Đánh dấu "X" hoặc "Có" nếu nhân viên đã báo trước và làm việc đủ thời gian theo quy định của pháp luật hoặc nội quy công ty.
8. Nghỉ không đủ thời hạn: Đánh dấu "X" hoặc "Có" nếu nhân viên báo trước nhưng không làm đủ số ngày quy định.
9. Nghỉ vô kỷ luật (k.báo): Đánh dấu "X" hoặc "Có" nếu nhân viên tự ý nghỉ việc mà không báo trước, vi phạm kỷ luật lao động.
10. TP HCM, Ngày…tháng….năm 200..: Ghi địa điểm và ngày lập biểu mẫu (thường là ngày hiện tại). Phần năm có thể điều chỉnh theo năm thực tế.
11. Trưởng phòng HCNS: Để trống dòng này để Trưởng phòng HCNS ký và ghi rõ họ tên sau khi kiểm tra danh sách.
12. Lập biểu: Người lập biểu ký tên và ghi rõ họ tên vào dòng này, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhân viên chỉ được ghi một dòng duy nhất trong danh sách, không ghi chung nhiều người vào một dòng.
• Thông tin họ tên và MSNV phải khớp tuyệt đối với hồ sơ nhân viên lưu trữ tại phòng HCNS.
• Chỉ đánh dấu vào một trong ba cột "Nghỉ đúng thời hạn", "Nghỉ không đủ thời hạn" hoặc "Nghỉ vô kỷ luật" cho mỗi nhân viên, không đánh dấu đồng thời hai cột.
• Biểu mẫu cần được lập thành hai bản: một bản lưu tại phòng HCNS, một bản gửi lên ban giám đốc (nếu có yêu cầu).
• Trước khi trình ký, người lập biểu phải kiểm tra lại toàn bộ danh sách, đảm bảo không có sai sót về tên, ngày tháng hay loại nghỉ việc.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "nghỉ không đủ thời hạn" và "nghỉ vô kỷ luật": Nhiều người điền nhầm khi nhân viên có báo trước nhưng không đủ ngày lại ghi vào cột vô kỷ luật. Cần phân biệt rõ: vô kỷ luật là không báo trước hoàn toàn.
• Ghi thiếu hoặc sai MSNV: Mã số nhân viên bị viết sai một số hoặc bỏ trống, gây khó khăn khi tra cứu và đối chiếu với hệ thống chấm công hay bảng lương.
• Không thống nhất định dạng ngày tháng: Có người ghi 01/02/2024, người khác ghi 1/2/2024, dễ gây nhầm lẫn. Nên quy ước dùng hai chữ số cho ngày và tháng (dd/mm/yyyy).
• Bỏ sót chữ ký của Trưởng phòng HCNS: Biểu mẫu chưa được ký duyệt vẫn được đưa vào lưu trữ, dẫn đến thiếu tính pháp lý khi cần kiểm tra sau này.
• Ghi chung nhiều loại nghỉ việc vào một cột: Ví dụ vừa ghi "xin thôi việc" vừa ghi "hết hạn hợp đồng" cho cùng một nhân viên, gây khó khăn cho việc thống kê.