Mục đích sử dụng

Mẫu BMCV-09 "Giấy đề nghị tăng ca" được sử dụng để đề xuất và xin phê duyệt việc làm thêm giờ cho nhân viên tại công ty. Biểu mẫu này giúp bộ phận có nhu cầu tăng ca ghi nhận chính xác thời gian, lý do và danh sách nhân viên tham gia. Đây là căn cứ để phòng HCTC tính lương tăng ca và lưu hồ sơ quản lý công việc. Việc sử dụng đúng mẫu giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ cho các khoản thanh toán liên quan đến làm thêm giờ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền tại bộ phận có nhu cầu tăng ca lập và điền. Thời điểm điền là trước khi tiến hành tăng ca, thường vào cuối giờ làm việc chính thức hoặc khi có kế hoạch sản xuất phát sinh. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu cần được trình lên Trưởng khối HSX xem xét, sau đó chuyển đến phòng HCTC để duyệt lần cuối. Nhân viên trong danh sách tăng ca không tự điền mẫu này mà chỉ cần xác nhận tham gia theo sự phân công của quản lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận xin tăng ca: Ghi rõ tên bộ phận (ví dụ: Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Kho vận) đang có nhu cầu tăng ca.
2. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập đơn xin tăng ca (ngày hiện tại).
3. Từ … đến …: Ghi rõ khung giờ bắt đầu và kết thúc tăng ca, ví dụ: Từ 17:00 đến 20:00.
4. Lý do xin tăng ca: Mô tả ngắn gọn lý do cần tăng ca, ví dụ: "Hoàn thành đơn hàng gấp", "Bảo trì máy móc ngoài giờ".
5. Danh sách CNV xin tăng ca: Đây là bảng liệt kê nhân viên tham gia. Mỗi dòng gồm số thứ tự (1 đến 50) và tên nhân viên tương ứng. Điền đầy đủ họ tên từng người vào các ô trống bên cạnh số thứ tự.
6. Công ty, ngày … tháng … năm 200…: Ghi lại ngày tháng năm duyệt đơn (có thể trùng với ngày lập hoặc ngày ký duyệt).
7. Ý kiến của Trưởng khối HSX: Để trống, dành cho Trưởng khối HSX ký và ghi ý kiến phê duyệt.
8. Trưởng bộ phận: Người lập đơn ký tên và ghi rõ họ tên tại mục này.
9. Duyệt của phòng HCTC: Để trống, dành cho đại diện phòng HCTC ký duyệt sau khi kiểm tra.
10. Nơi nhận: Đánh dấu "X" vào ô tương ứng: _ HSX (lưu hồ sơ Khối) và _ HCTC (lưu hồ sơ Công ty) để xác định nơi lưu trữ bản giấy.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục có dấu hiệu để trống (gạch chân hoặc ô trống), không tự ý sửa cấu trúc mẫu.
• Danh sách nhân viên phải đầy đủ họ tên, không viết tắt, không ghi biệt danh.
• Lý do tăng ca cần cụ thể, tránh chung chung như "công việc nhiều" – nên nêu rõ tên đơn hàng hoặc sự kiện.
• Khung giờ tăng ca phải phù hợp với quy định của công ty về thời gian làm thêm (tối đa số giờ cho phép).
• Biểu mẫu cần được ký duyệt đầy đủ trước khi thực hiện tăng ca, không làm sau rồi xin duyệt.
• Lưu ý đánh dấu nơi nhận chính xác để tránh thất lạc hồ sơ khi thanh toán lương.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng hoặc ghi sai định dạng ngày tháng năm, gây khó khăn cho việc đối chiếu công tăng ca.
• Danh sách nhân viên không đầy đủ hoặc thiếu tên người thực tế tham gia, dẫn đến tranh chấp về tiền lương.
• Khung giờ tăng ca bị bỏ trống hoặc ghi không rõ ràng (ví dụ chỉ ghi "tối" mà không ghi giờ cụ thể).
• Lý do tăng ca quá sơ sài, không thuyết phục, khiến cấp duyệt từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
• Không xin chữ ký của Trưởng khối HSX hoặc phòng HCTC trước khi thực hiện, vi phạm quy trình phê duyệt.
• Đánh dấu sai nơi nhận (ví dụ đánh dấu cả hai ô nhưng thực tế chỉ cần lưu một nơi), gây nhầm lẫn khi lưu trữ.