Mục đích sử dụng
Bảng chấm công BMCV-05 là biểu mẫu quan trọng dùng để theo dõi, ghi nhận thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên trong tháng. Biểu mẫu này giúp bộ phận nhân sự và kế toán có căn cứ để tính lương, phụ cấp, thưởng và các chế độ khác cho người lao động. Đồng thời, bảng chấm công còn là công cụ quản lý hiệu quả để đánh giá tình hình chuyên cần, kỷ luật lao động của từng cá nhân và toàn bộ phòng ban.
Ai điền và khi nào
Bảng chấm công BMCV-05 do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền trực tiếp theo dõi và ghi chép hàng ngày. Việc chấm công phải được thực hiện vào đầu giờ làm việc mỗi ngày, ghi nhận chính xác tình hình đi làm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm của từng nhân viên trong bộ phận. Vào cuối tháng, bảng chấm công cần được tổng hợp, có xác nhận của từng cá nhân và nộp về Phòng Tổ chức Hành chính (TCHC) vào ngày đầu tháng kế tiếp.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tháng/Năm: Ghi rõ tháng và năm của kỳ chấm công, ví dụ "Tháng 10/2024". Đây là thông tin quan trọng để phân biệt bảng chấm công giữa các tháng với nhau.
- STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên trong bộ phận. Số thứ tự được sắp xếp theo thứ tự alphabet hoặc theo mã số nhân viên để dễ tra cứu.
- Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của từng nhân viên, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường tùy theo quy định của công ty. Cần đảm bảo tên chính xác, khớp với hợp đồng lao động.
- Mã số: Ghi mã số nhân viên được cấp khi vào làm việc. Mã số này giúp hệ thống nhân sự dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin.
- Các ngày trong tháng (1-31): Đây là phần quan trọng nhất. Mỗi cột tương ứng với một ngày trong tháng. Cần ghi ký hiệu chấm công theo quy định: "V" cho ngày đi làm, "P" cho nghỉ phép, "Ốm" cho nghỉ ốm, "L" cho nghỉ lễ, "K" cho đi công tác. Mỗi ô chỉ ghi một ký hiệu duy nhất cho ngày đó.
- Ký: Cuối tháng, mỗi nhân viên sẽ ký xác nhận vào ô này để xác nhận thông tin chấm công của mình là chính xác. Trưởng bộ phận cũng ký xác nhận vào cuối bảng.
Lưu ý quan trọng
- Bảng chấm công phải có sự xác nhận của từng cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận vào cuối tháng. Nhân viên cần kiểm tra kỹ trước khi ký.
- Tuyệt đối không tẩy xóa, cạo sửa hoặc viết đè lên thông tin đã ghi. Nếu có sai sót, cần gạch chéo và ghi lại thông tin đúng bên cạnh, có xác nhận của trưởng bộ phận.
- Bảng chấm công phải được nộp về Phòng TCHC vào ngày đầu tháng. Việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ tính lương của toàn công ty.
- Khi nộp bảng chấm công, Trưởng bộ phận phải ký xác nhận vào bảng để chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.
- Mỗi bộ phận chỉ sử dụng một bảng chấm công duy nhất cho tháng đó, không được tách riêng lẻ hoặc gộp nhiều tháng vào một bảng.
Lỗi thường gặp
- Ghi nhầm ký hiệu chấm công: Ví dụ ghi "V" cho ngày nghỉ phép hoặc ghi "P" cho ngày đi làm. Điều này dẫn đến sai lệch dữ liệu tính lương.
- Quên không ghi chép hàng ngày: Đến cuối tháng mới nhớ và điền theo cảm tính, dẫn đến sai sót và không có căn cứ kiểm chứng.
- Không lấy xác nhận của nhân viên: Nhiều trưởng bộ phận quên cho nhân viên ký xác nhận cuối tháng, gây khó khăn khi có khiếu nại về lương.
- Tẩy xóa, cạo sửa thông tin: Việc này làm mất tính minh bạch và có thể bị coi là gian lận trong chấm công.
- Nộp bảng chấm công trễ hạn: Gây chậm trễ cho quy trình tính lương và xử lý nhân sự của công ty.
