Hướng dẫn điền giấy đề nghị tăng ca BMCV-09 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu BMCV-09 Giấy đề nghị tăng ca được sử dụng để nhóm nhân viên hoặc cá nhân đề xuất với công ty về việc làm thêm giờ ngoài thời gian làm việc chính thức. Biểu mẫu này giúp ghi nhận chính thức lý do tăng ca, danh sách nhân sự tham gia, thời gian cụ thể và các chữ ký xác nhận cần thiết. Đây là căn cứ pháp lý để tính lương tăng ca, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và kiểm soát chi phí nhân sự cho doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu thống nhất giúp quy trình phê duyệt tăng ca trở nên minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do người đại diện nhóm hoặc trưởng ca/trưởng bộ phận trực tiếp điền và nộp. Thời điểm điền là trước khi tiến hành tăng ca, tối thiểu 1 ngày làm việc để lãnh đạo và phòng nhân sự có thời gian xem xét, phê duyệt. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc đột xuất, mẫu cần được gửi ngay khi có quyết định tăng ca và phải có sự đồng ý bằng văn bản hoặc email của trưởng bộ phận trước đó. Nhân viên trong danh sách tăng ca chỉ cần ký nhận, không cần tự điền mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tăng ca: Ghi rõ ngày, tháng, năm diễn ra buổi tăng ca. Ví dụ: 15/10/2024. Không ghi ngày nộp đơn mà ghi ngày thực tế làm tăng ca.
2. Lý do tăng ca: Trình bày ngắn gọn, cụ thể lý do cần tăng ca. Ví dụ: "Hoàn thành báo cáo quý III đúng hạn", "Xử lý đơn hàng khẩn của khách A". Tránh ghi chung chung như "công việc nhiều". Nếu cần nhiều dòng, hãy viết đầy đủ vào các dòng trống bên dưới.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên trong danh sách.
4. HỌ VÀ TÊN: Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường tùy quy định công ty. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
5. MSNV: Mã số nhân viên chính xác theo hệ thống, thường gồm chữ và số. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn khi tính lương.
6. BỘ PHẬN: Ghi tên bộ phận làm việc của nhân viên, ví dụ: Sản xuất, Kế toán, Kinh doanh. Tất cả nhân viên trong cùng một đơn phải cùng bộ phận hoặc được trưởng bộ phận xác nhận.
7. THỜI GIAN (Từ ….đến…..): Ghi rõ giờ bắt đầu và giờ kết thúc tăng ca. Ví dụ: Từ 17:30 đến 20:00. Định dạng 24h để tránh nhầm lẫn sáng/chiều.
8. KÝ NHẬN: Mỗi nhân viên trong danh sách ký trực tiếp vào ô này sau khi hoàn thành ca tăng ca hoặc trước khi bắt đầu (tùy quy định công ty). Chữ ký phải rõ ràng, trùng khớp với chữ ký trong hồ sơ nhân sự.
9. Người đại diện nhóm: Người lập đơn ký và ghi rõ họ tên ở cuối mẫu, chịu trách nhiệm về tính chính xác của danh sách và lý do tăng ca.
10. Trưởng BP: Trưởng bộ phận xem xét, ký phê duyệt hoặc từ chối. Nếu đồng ý, ký và chuyển tiếp cho TP.HCNS.
11. TP.HCNS: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự ký xác nhận cuối cùng để lưu hồ sơ và làm căn cứ tính lương.

Lưu ý quan trọng

• Mẫu phải được điền đầy đủ thông tin trước khi trình ký, không bỏ trống bất kỳ cột nào trong danh sách nhân viên.
• Lý do tăng ca phải hợp lý, liên quan trực tiếp đến công việc được giao, không dùng lý do cá nhân như "ở lại công ty học thêm".
• Thời gian tăng ca không được vượt quá số giờ quy định của Bộ Luật Lao động (tối đa 4 giờ/ngày, 40 giờ/tháng).
• Chữ ký của trưởng bộ phận và TP.HCNS là bắt buộc; nếu thiếu một trong hai, đơn sẽ không có hiệu lực.
• Mẫu sau khi ký duyệt cần được lưu lại bản gốc tại phòng nhân sự, bản sao gửi cho kế toán để tính lương.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai ngày tăng ca: nhiều người nhầm ngày viết đơn với ngày tăng ca, dẫn đến sai lệch dữ liệu chấm công.
• Bỏ sót cột MSNV hoặc ghi sai mã số: gây khó khăn cho kế toán khi xác định nhân viên và tính lương tăng ca.
• Không ghi rõ khung giờ tăng ca: chỉ ghi "từ chiều đến tối" thay vì giờ cụ thể, làm mất căn cứ tính tiền.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (trưởng BP hoặc TP.HCNS): hồ sơ không hợp lệ, nhân viên có thể không được thanh toán tăng ca.
• Danh sách nhân viên không đầy đủ hoặc có người không thuộc bộ phận: gây rắc rối khi đối chiếu với bảng chấm công thực tế.