Biểu mẫu BMCV-08 (Bảng theo dõi ngày nghỉ) được thiết kế để ghi chép và quản lý toàn bộ số ngày nghỉ phép của nhân viên trong công ty. Mục tiêu chính là giúp phòng Nhân sự và các trưởng bộ phận nắm rõ số ngày phép mỗi nhân viên được hưởng, số ngày đã nghỉ, và số ngày còn lại trong năm. Việc theo dõi này đảm bảo quyền lợi của người lao động và hỗ trợ công tác tính lương, quản lý nhân sự hiệu quả. Đây là công cụ quan trọng để tránh tình trạng nghỉ quá phép hoặc thiếu minh bạch trong việc sử dụng ngày nghỉ.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên Phòng Nhân sự hoặc người được phân công phụ trách theo dõi phép của công ty điền và cập nhật. Thời điểm điền là vào cuối mỗi tháng hoặc ngay sau khi có phát sinh nghỉ phép của nhân viên. Trưởng các phòng ban có trách nhiệm cung cấp thông tin nghỉ phép của nhân viên trong phòng cho người phụ trách. Cuối năm, bảng này sẽ được tổng hợp để đối chiếu và làm căn cứ cho việc thanh toán phép năm hoặc chuyển phép sang năm sau.
Hướng dẫn điền từng mục
STT: Điền số thứ tự theo từng nhân viên trong danh sách, bắt đầu từ 1 cho mỗi phòng ban.
Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên nhân viên, viết chữ in hoa có dấu để tránh nhầm lẫn, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên, ví dụ: Trưởng phòng, Nhân viên, Kế toán trưởng.
Ngày phép được hưởng: Điền tổng số ngày phép mà nhân viên được hưởng trong năm theo quy định của công ty và pháp luật lao động.
Số ngày phép đã nghỉ (theo từng tháng): Ở mỗi cột Tháng 1 đến Tháng 12, ghi số ngày phép thực tế nhân viên đã nghỉ trong tháng đó. Nếu không nghỉ thì để trống hoặc ghi 0.
Tổng cộng: Cộng tổng số ngày phép đã nghỉ từ tháng 1 đến tháng 12, ghi vào ô này. Đây là số liệu tổng hợp cuối cùng.
Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: nghỉ phép đặc biệt, nghỉ bù, hoặc lý do khác liên quan đến ngày phép của nhân viên.
Lưu ý quan trọng
Chỉ điền số ngày nghỉ thực tế, không điền số ngày nghỉ dự kiến hoặc chưa được phê duyệt.
Mỗi nhân viên chỉ được ghi một dòng duy nhất trên bảng, không tạo nhiều dòng cho cùng một người.
Số liệu ở cột "Tổng cộng" phải bằng tổng các số liệu ở 12 cột tháng, nếu sai lệch cần kiểm tra lại ngay.
Biểu mẫu này phải được lưu trữ cẩn thận, có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng Nhân sự và người lập vào cuối năm.
Không tự ý sửa chữa số liệu sau khi đã có xác nhận; nếu cần sửa phải có biên bản điều chỉnh kèm theo.
Lỗi thường gặp
Nhầm lẫn giữa ngày nghỉ phép và ngày nghỉ không lương: Chỉ ghi ngày nghỉ phép có hưởng lương vào cột tháng, không ghi ngày nghỉ không lương.
Quên cập nhật số ngày nghỉ của tháng trước: Dẫn đến số liệu tổng cộng bị thiếu, gây sai lệch khi tính toán cuối năm.
Ghi sai tên nhân viên hoặc chức vụ: Thường xảy ra khi có nhiều nhân viên trùng tên, cần kiểm tra mã số nhân viên hoặc phòng ban để đảm bảo chính xác.
Bỏ sót cột "Ghi chú": Nhiều người bỏ qua cột này, dẫn đến thiếu thông tin quan trọng như lý do nghỉ đặc biệt hoặc phép chưa thanh toán.
Không ký xác nhận cuối bảng: Thiếu chữ ký của Trưởng phòng Nhân sự và người lập làm cho bảng không có giá trị pháp lý trong quản lý nhân sự.
