Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BMCV-07 "Bảng quản lý ngày giờ công của CBCNV" được sử dụng để theo dõi, ghi nhận chi tiết tình hình làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương và các loại nghỉ khác của từng cán bộ công nhân viên trong tháng. Đây là căn cứ quan trọng để tính lương, tính phép năm, đánh giá chuyên cần và quản lý nhân sự hiệu quả. Biểu mẫu này giúp phòng Hành chính - Tổ chức (HCTC) tổng hợp dữ liệu chấm công một cách minh bạch, chính xác, đồng thời là tài liệu lưu trữ cần thiết cho công tác kế toán và báo cáo nội bộ.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do chính nhân viên (CBCNV) lập bảng vào cuối mỗi tháng hoặc vào thời điểm có yêu cầu từ phòng HCTC. Sau khi nhân viên tự kê khai và ký tên, bảng sẽ được chuyển lên Trưởng phòng HCTC kiểm tra, xác nhận và ký duyệt. Nhân viên cần điền đầy đủ thông tin cá nhân, mã số, và chi tiết từng ngày trong tháng, bao gồm cả ngày đi làm, ngày nghỉ và lý do nghỉ. Việc điền đúng thời hạn giúp phòng HCTC kịp thời tổng hợp dữ liệu trước khi chốt lương hàng tháng.
Hướng dẫn điền từng mục
- Năm: Ghi rõ năm hiện tại của bảng chấm công (ví dụ: 2024). Đây là thông tin để xác định kỳ báo cáo.
- Họ và Tên CNV: Viết đầy đủ họ và tên của nhân viên, viết hoa có dấu theo đúng giấy tờ tùy thân.
- Ngày, tháng, năm sinh: Ghi chính xác ngày tháng năm sinh của nhân viên, dùng định dạng ngày/tháng/năm.
- Mã số: Nhập mã số nhân viên do công ty cấp, thường là mã số trong hệ thống nhân sự hoặc mã số thuế cá nhân.
- Lý do nghỉ: Đối với những ngày nghỉ, cần ghi rõ lý do như: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, nghỉ không lương, nghỉ thai sản... Mỗi loại nghỉ có ký hiệu riêng (ví dụ: P - phép, O - ốm, K - không lương).
- Hình thức: Ghi rõ hình thức nghỉ: có phép hay không phép. Nếu có phép, ghi "Có", nếu không phép ghi "Không".
- Nghỉ từ ngày - đến ngày: Ghi rõ khoảng thời gian nghỉ, ví dụ: từ ngày 05/03 đến ngày 07/03. Nếu nghỉ lẻ từng ngày thì ghi cụ thể ngày đó.
- Số ngày nghỉ thực tế: Tính tổng số ngày nghỉ trong tháng (không tính ngày chủ nhật hoặc ngày lễ nếu công ty quy định).
- Tổng số ngày công: Ghi tổng số ngày đi làm thực tế trong tháng, thường là tổng số ngày trong tháng trừ đi số ngày nghỉ và ngày chủ nhật (nếu có).
- Ghi chú: Dùng để ghi thêm các thông tin đặc biệt như: đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, hoặc các trường hợp đặc biệt khác cần lưu ý.
- Bảng chi tiết từng ngày (1 đến 30): Đánh dấu trạng thái từng ngày trong tháng bằng ký hiệu: "x" cho ngày đi làm, "P" cho ngày nghỉ phép, "O" cho ngày nghỉ ốm, "K" cho ngày nghỉ không lương, "L" cho ngày lễ. Các ô trống có thể là ngày chủ nhật hoặc ngày nghỉ theo quy định công ty.
- Công ty, ngày ... tháng ... năm: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập bảng, ví dụ: "Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2024".
- Nhân viên lập bảng: Nhân viên ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn tất kê khai.
- Trưởng Phòng HCTC: Trưởng phòng ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin.
- Nơi nhận: Ghi rõ "Lưu HCTC" để xác định nơi lưu trữ biểu mẫu sau khi hoàn tất.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ sử dụng một loại ký hiệu thống nhất cho mỗi trạng thái ngày công (ví dụ: x, P, O, K) để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu có sai sót, cần lập lại bảng mới hoặc ghi chú rõ ràng bên cạnh.
- Đối với các ngày nghỉ ốm, cần đính kèm giấy xác nhận của cơ sở y tế (nếu công ty yêu cầu) để hợp lệ hóa ngày nghỉ.
- Nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai. Mọi sai lệch có thể ảnh hưởng đến quyền lợi lương, thưởng và phép năm.
- Biểu mẫu sau khi hoàn tất phải được nộp về phòng HCTC trước ngày 05 của tháng kế tiếp (hoặc theo quy định riêng của công ty).
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa ngày nghỉ phép có lương và nghỉ không lương, dẫn đến tính sai lương tháng.
- Quên ghi mã số nhân viên hoặc ghi sai mã số, gây khó khăn khi đối chiếu dữ liệu trên hệ thống.
- Không ghi rõ lý do nghỉ hoặc ghi chung chung như "nghỉ việc riêng" mà không có xác nhận của quản lý trực tiếp.
- Đánh dấu ngày công không khớp với bảng chấm công thực tế (ví dụ: ghi đi làm nhưng thực tế nghỉ), dẫn đến sai sót trong thanh toán lương.
- Không ký hoặc ký không đúng vị trí quy định (nhân viên, trưởng phòng), làm mất hiệu lực của biểu mẫu.
- Điền thiếu thông tin ở phần "Nơi nhận" hoặc "Ngày tháng năm lập", gây khó khăn cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.
