Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMCV-10 Bảng chấm công tăng ca được sử dụng để ghi nhận và theo dõi thời gian làm thêm giờ của nhân viên trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là đảm bảo việc tính toán tiền lương tăng ca chính xác, minh bạch, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự và kế toán trong việc quản lý chi phí nhân công. Ngoài ra, biểu mẫu còn giúp kiểm soát khối lượng công việc phát sinh ngoài giờ, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và lên kế hoạch nhân sự phù hợp. Việc ghi chép đầy đủ thông tin trên bảng chấm công tăng ca cũng là căn cứ pháp lý quan trọng khi cần đối chiếu với quy định của Bộ luật Lao động về thời giờ làm việc và làm thêm giờ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do nhân viên hoặc người phụ trách bộ phận (trưởng bộ phận) trực tiếp ghi chép vào cuối mỗi ca làm tăng ca hoặc vào cuối ngày làm việc. Cụ thể, nhân viên có trách nhiệm ký nhận vào cột "Ký nhận" sau khi hoàn thành ca tăng ca để xác nhận thời gian và công việc đã thực hiện. Trưởng bộ phận sẽ kiểm tra, xác nhận và ký duyệt vào phần cuối biểu mẫu trước khi chuyển lên phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự có trách nhiệm tổng hợp, lưu trữ và sử dụng số liệu này để tính lương. Thời điểm điền biểu mẫu lý tưởng nhất là ngay sau khi kết thúc ca tăng ca hoặc chậm nhất là vào sáng hôm sau để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày … tháng … năm 200…: Ghi rõ ngày, tháng, năm của kỳ chấm công. Ví dụ: "Ngày 15 tháng 10 năm 2024". Đây là thông tin để xác định thời gian của bảng chấm công.
2. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên có tên trong danh sách. Số thứ tự giúp dễ dàng tra cứu và kiểm đếm số lượng người tăng ca.
3. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên làm tăng ca, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng, không viết tắt. Ví dụ: "Nguyễn Văn A".
4. Bộ phận: Ghi tên bộ phận mà nhân viên đó đang công tác, ví dụ: "Bộ phận Sản xuất", "Phòng Kế toán", "Bộ phận Kỹ thuật".
5. Thời gian làm thêm: Mục này gồm 3 cột nhỏ: "Ngày" (ghi ngày làm tăng ca, ví dụ 15/10), "Thời gian (Từ .. đến)" (ghi giờ bắt đầu và kết thúc ca tăng ca, ví dụ 17:00 - 19:30), và "Tổng số giờ" (tính tổng số giờ làm thêm, ví dụ 2.5 giờ). Cần ghi chính xác để tính lương.
6. Mô tả công việc: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc đã làm trong ca tăng ca. Ví dụ: "Hoàn thiện báo cáo doanh thu tháng", "Sửa chữa máy móc dây chuyền số 2".
7. Ký nhận: Nhân viên ký tên vào cột này sau khi hoàn thành ca tăng ca để xác nhận thông tin đã ghi là đúng sự thật. Chữ ký phải rõ ràng, không tẩy xóa.
8. Ghi chú: Dùng để ghi lại những thông tin bổ sung nếu có, như lý do tăng ca đột xuất, hoặc các vấn đề phát sinh trong ca làm việc.
9. Ký duyệt: Phần cuối biểu mẫu dành cho chữ ký của Bảo vệ (nếu có), Trưởng bộ phận và Trưởng phòng Nhân sự. Các chức danh này cần ký và ghi rõ họ tên để xác nhận tính hợp lệ của bảng chấm công.

Lưu ý quan trọng

• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên biểu mẫu sau khi đã có chữ ký xác nhận. Nếu có sai sót, cần lập biểu mẫu mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Thời gian làm thêm phải được ghi chính xác đến phút, tránh làm tròn số tùy tiện vì ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của nhân viên.
• Mỗi nhân viên chỉ được ghi một dòng cho một ca tăng ca. Nếu một người tăng ca nhiều ngày trong tháng, cần ghi nhiều dòng hoặc lập nhiều bảng riêng.
• Biểu mẫu phải được nộp về phòng Nhân sự đúng hạn theo quy định của công ty (thường là cuối tháng hoặc đầu tháng sau) để kịp tính lương.
• Chữ ký của trưởng bộ phận và phòng Nhân sự là bắt buộc để biểu mẫu có hiệu lực. Thiếu một trong hai chữ ký này, bảng chấm công sẽ không được chấp nhận.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai hoặc thiếu ngày tháng năm, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với bảng lương và bảng chấm công chính thức.
• Không ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc, chỉ ghi tổng số giờ, gây khó khăn cho việc kiểm tra tính hợp lệ của ca tăng ca (ví dụ: có vi phạm quy định về thời gian nghỉ giữa ca hay không).
• Nhân viên quên ký nhận vào cột "Ký nhận" sau khi làm việc, dẫn đến việc không được tính lương tăng ca hoặc phải xác nhận lại mất thời gian.
• Mô tả công việc quá chung chung như "làm việc" hoặc "hỗ trợ", không đủ chi tiết để chứng minh tính cần thiết của việc tăng ca.
• Trưởng bộ phận ký duyệt mà không kiểm tra kỹ số liệu, dẫn đến sai sót về giờ giấc và tiền lương về sau.