Mục đích sử dụng
Biểu mẫu HC-14-BM01 Danh mục hồ sơ được thiết kế để giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống hồ sơ một cách có hệ thống và khoa học. Mẫu này cho phép từng bộ phận thống kê đầy đủ các loại hồ sơ đang quản lý, từ đó xác định rõ người chịu trách nhiệm, vị trí lưu trữ, thời hạn bảo quản và phương pháp hủy bỏ phù hợp. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về quản lý hồ sơ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, kiểm tra và bàn giao khi có sự thay đổi nhân sự. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo mọi hồ sơ đều được theo dõi và bảo quản đúng quy trình.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên được phân công quản lý hồ sơ tại mỗi bộ phận lập, thường là thư ký hoặc cán bộ hành chính. Người lập có trách nhiệm cập nhật danh sách hồ sơ ngay khi có hồ sơ mới phát sinh hoặc khi có sự thay đổi về tình trạng hồ sơ hiện có. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được trình lên Trưởng bộ phận để xem xét và ký duyệt, xác nhận tính chính xác của thông tin. Việc lập danh mục này nên được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, tùy theo khối lượng hồ sơ phát sinh của từng bộ phận. Ngoài ra, khi có cuộc kiểm tra đột xuất hoặc bàn giao công việc, biểu mẫu cũng cần được lập lại để đảm bảo tính cập nhật.
Hướng dẫn điền từng mục
- Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận quản lý hồ sơ, ví dụ: Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật. Không viết tắt hoặc ghi chung chung.
- Stt: Đánh số thứ tự liên tục cho từng hồ sơ trong danh sách, bắt đầu từ 1. Khi thêm hồ sơ mới, tiếp tục đánh số theo thứ tự tăng dần.
- Tên HS (Tên hồ sơ): Ghi tên đầy đủ, chính xác của hồ sơ, ví dụ: "Hợp đồng lao động năm 2024" hoặc "Báo cáo tài chính quý 1". Tên hồ sơ phải phản ánh đúng nội dung bên trong.
- Người quản lý: Ghi họ tên người chịu trách nhiệm chính trong việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ đó. Đây thường là người trực tiếp tạo ra hoặc được giao nhiệm vụ quản lý.
- Người được đọc HS (Người được đọc hồ sơ): Ghi họ tên những người có thẩm quyền hoặc được phép truy cập, xem xét nội dung hồ sơ. Có thể ghi "Tất cả" nếu hồ sơ công khai trong bộ phận.
- Vị trí đề HS (Vị trí để hồ sơ): Ghi rõ nơi lưu trữ vật lý của hồ sơ, ví dụ: "Tủ số 3, ngăn 2" hoặc "Kệ A, hàng 5". Đối với hồ sơ điện tử, ghi đường dẫn thư mục trên máy tính.
- Dạng hồ sơ: Phân loại hồ sơ theo hình thức, ví dụ: "Văn bản giấy", "Hồ sơ điện tử", "Hợp đồng", "Báo cáo", "Công văn".
- Cách thức, phân loại sắp xếp: Mô tả phương pháp sắp xếp hồ sơ, ví dụ: "Theo thứ tự thời gian", "Theo vần A-Z", "Theo mã số hồ sơ".
- Ngày phát sinh HS (Ngày phát sinh hồ sơ): Ghi ngày tháng năm hồ sơ được tạo ra hoặc phát sinh lần đầu tiên, theo định dạng ngày/tháng/năm.
- Ngày cất HS (Ngày cất hồ sơ): Ghi ngày thực tế hồ sơ được đưa vào lưu trữ chính thức, thường là sau khi hoàn tất xử lý.
- Thời gian lưu: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định của công ty hoặc pháp luật, ví dụ: "5 năm", "10 năm", "Vĩnh viễn".
- Phương pháp huỷ bỏ: Ghi cách thức tiêu hủy hồ sơ khi hết thời hạn lưu, ví dụ: "Xé nhỏ", "Đốt", "Xóa dữ liệu", "Nghiền nát".
- Văn bản: Ghi số hiệu hoặc tên văn bản quy định liên quan đến hồ sơ, nếu có.
- Trong ổ cứng máy vi tính: Đánh dấu "X" nếu hồ sơ có bản sao lưu trong ổ cứng máy tính.
- CD-rom/đĩa mềm: Đánh dấu "X" nếu hồ sơ được sao lưu ra CD-ROM hoặc đĩa mềm.
- Ngày tháng năm: Ghi ngày lập danh mục hồ sơ này.
- Trưởng bộ phận duyệt: Trưởng bộ phận ký tên và ghi rõ họ tên sau khi kiểm tra và xác nhận danh mục.
- Người lập: Người lập danh mục ký tên và ghi rõ họ tên.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi bộ phận chỉ sử dụng một danh mục hồ sơ duy nhất, không tạo nhiều danh mục riêng lẻ để tránh trùng lặp và nhầm lẫn.
- Thông tin về người quản lý và người được đọc hồ sơ phải được cập nhật ngay khi có sự thay đổi nhân sự trong bộ phận.
- Thời gian lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của công ty, không tự ý rút ngắn hoặc kéo dài.
- Phương pháp hủy bỏ hồ sơ cần được thực hiện đúng quy trình, có sự chứng kiến của ít nhất hai người và lập biên bản hủy hồ sơ riêng.
- Danh mục hồ sơ sau khi được Trưởng bộ phận duyệt phải được lưu trữ cẩn thận, có thể lưu cả bản giấy và bản điện tử để tiện tra cứu.
Lỗi thường gặp
- Ghi tên hồ sơ quá chung chung, không đủ chi tiết để nhận biết nội dung, ví dụ chỉ ghi "Hồ sơ nhân sự" thay vì "Hồ sơ nhân sự thử việc tháng 6/2024".
- Bỏ sót hoặc ghi sai vị trí để hồ sơ, dẫn đến mất thời gian tìm kiếm khi cần tra cứu gấp.
- Không cập nhật ngày cất hồ sơ hoặc để trống mục này, gây khó khăn cho việc xác định thời điểm bắt đầu tính thời gian lưu trữ.
- Nhầm lẫn giữa người quản lý và người được đọc hồ sơ, dẫn đến việc phân quyền truy cập không chính xác.
- Đánh dấu sai hoặc quên đánh dấu các mục sao lưu (ổ cứng, CD-ROM), làm mất thông tin về nơi lưu trữ bản sao của hồ sơ.
