Hướng dẫn điền Phiếu đề nghị mượn hồ sơ HC-14-BM02

Mục đích sử dụng

Phiếu đề nghị mượn hồ sơ (mẫu HC-14-BM02) được sử dụng để ghi nhận và kiểm soát việc mượn tài liệu, hồ sơ giữa các đơn vị trong công ty. Biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được trách nhiệm của người mượn và người cho mượn. Đồng thời, phiếu cũng là căn cứ để theo dõi tình trạng tài liệu khi mượn và khi trả, tránh thất lạc hoặc hư hỏng. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu góp phần tuân thủ quy định quản lý hồ sơ số 11 của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên có nhu cầu mượn hồ sơ, tài liệu từ đơn vị khác trong công ty điền. Người mượn cần điền đầy đủ thông tin trước khi gửi đến đơn vị cung cấp hồ sơ. Thời điểm điền là khi có nhu cầu công việc cần tra cứu, sao chép hoặc sử dụng tài liệu đang được lưu trữ tại bộ phận khác. Sau khi điền, phiếu phải được trình cho thủ trưởng đơn vị đề nghị ký duyệt, sau đó chuyển sang đơn vị cung cấp để xin ý kiến chấp thuận.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người có nhu cầu mượn hồ sơ, không viết tắt, không dùng biệt danh.
2. Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc đơn vị công tác của người mượn (ví dụ: Phòng Nhân sự, Ban Kỹ thuật).
3. Đề nghị đơn vị: Ghi tên đơn vị nắm giữ hồ sơ mà bạn muốn mượn (ví dụ: Phòng Hành chính, Kho lưu trữ).
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng tài liệu hoặc hồ sơ trong danh sách mượn.
5. Tên tài liệu - hồ sơ: Ghi chính xác tên của tài liệu hoặc hồ sơ cần mượn, đúng như tên trên bìa hồ sơ hoặc trong danh mục lưu trữ.
6. Mã số: Ghi mã số định danh của tài liệu hoặc hồ sơ (nếu có), giúp đơn vị cung cấp tra cứu nhanh chóng.
7. Thời gian trả: Ghi ngày dự kiến trả lại hồ sơ, thường là một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 15/12/2024).
8. Mục đích sử dụng: Mô tả ngắn gọn lý do mượn hồ sơ, ví dụ: "Phục vụ báo cáo tổng kết năm", "Kiểm tra hợp đồng cũ".
9. Ý kiến của đơn vị cung cấp: Đánh dấu vào ô "Chấp nhận" hoặc "Không chấp nhận". Nếu không chấp nhận, phải ghi rõ lý do vào dòng bên dưới.
10. Ngày tháng năm và chữ ký: Cả đơn vị cung cấp và đơn vị đề nghị đều phải ghi ngày ký và ký tên, đóng dấu (nếu có) vào ô tương ứng.
11. Tình trạng tài liệu - hồ sơ khi trả: Khi trả hồ sơ, đơn vị cung cấp kiểm tra và đánh dấu vào ô "Chấp nhận" nếu hồ sơ còn nguyên vẹn, hoặc "Không chấp nhận" nếu có hư hỏng, mất mát. Ghi ý kiến khác nếu cần.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được mượn hồ sơ khi có sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị cung cấp, thể hiện qua chữ ký và đóng dấu trên phiếu.
• Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin trên phiếu sau khi đã ký duyệt. Nếu có sai sót, phải làm phiếu mới.
• Thời gian mượn phải tuân thủ đúng cam kết ghi trên phiếu. Nếu cần gia hạn, phải làm đề nghị gia hạn trước khi hết hạn.
• Người mượn chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ trong thời gian mượn, không được làm mất, làm rách hoặc đánh tráo tài liệu.
• Phiếu sau khi hoàn tất phải được lưu lại tại cả hai đơn vị (cung cấp và đề nghị) để làm căn cứ đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi mã số tài liệu hoặc ghi sai mã số, gây khó khăn cho việc tra cứu và đối chiếu khi trả.
• Bỏ sót mục "Mục đích sử dụng" hoặc ghi chung chung như "cần dùng", không đủ căn cứ để đơn vị cung cấp phê duyệt.
• Không ký hoặc ký không đúng thẩm quyền ở phần đơn vị đề nghị, dẫn đến phiếu không có hiệu lực.
• Ghi thời gian trả không rõ ràng (ví dụ: "tuần sau") thay vì ghi ngày cụ thể, gây khó khăn cho việc theo dõi.
• Đánh dấu cả hai ô "Chấp nhận" và "Không chấp nhận" ở phần ý kiến của đơn vị cung cấp, làm mất giá trị của phiếu.
• Không kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả, dẫn đến tranh chấp trách nhiệm nếu phát hiện hư hỏng sau đó.