Hướng dẫn điền biên bản hủy hồ sơ HC-14-BM06 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-14-BM06 Biên bản hủy hồ sơ được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn giá trị sử dụng theo quy định của công ty. Biên bản này là căn cứ pháp lý để minh chứng cho việc xử lý hồ sơ đã được thực hiện đúng quy trình, có sự giám sát của các bên liên quan. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ vòng đời của hồ sơ, tránh thất thoát thông tin và đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý tài liệu nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do bộ phận quản lý hồ sơ hoặc thư ký hành chính chịu trách nhiệm soạn thảo. Những người tham gia vào quá trình hủy hồ sơ bao gồm: người đề nghị hủy, người phê duyệt (thường là trưởng bộ phận hoặc ban giám đốc) và các thành viên tham gia chứng kiến buổi hủy. Biên bản được lập ngay tại thời điểm tiến hành hủy hồ sơ, sau khi đã có giấy đề nghị hủy được phê duyệt. Thời điểm lập biên bản là khi tất cả các hồ sơ trong danh mục được đưa ra hủy trước sự chứng kiến của các thành viên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Căn cứ giấy đề nghị số… ngày… của… đã được… duyệt ngày…: Điền số văn bản, ngày tháng của giấy đề nghị hủy hồ sơ, tên người/nhóm người đề nghị, tên người phê duyệt và ngày phê duyệt. Ví dụ: "Căn cứ giấy đề nghị số 12/2024 ngày 15/01/2024 của Phòng Hành chính đã được Giám đốc Nguyễn Văn A duyệt ngày 16/01/2024."
2. Hôm nay, ngày… tháng… năm 20…, tại…: Ghi chính xác ngày, tháng, năm diễn ra buổi hủy hồ sơ và địa điểm cụ thể (ví dụ: tại phòng họp tầng 2, trụ sở chính công ty).
3. Chúng tôi gồm: (dòng 1) Chức danh: (dòng 2) và (dòng 3) Chức danh: (dòng 4): Ghi họ tên và chức danh của ít nhất hai thành viên tham gia buổi hủy. Thông thường gồm người đại diện bộ phận quản lý hồ sơ và người đại diện bộ phận có hồ sơ bị hủy.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng hồ sơ trong danh mục hủy.
5. Tên hồ sơ: Ghi tên đầy đủ của từng hồ sơ cần hủy, ví dụ: "Hồ sơ nhân sự năm 2015", "Hợp đồng mua bán tháng 6/2020".
6. Mã số: Điền mã số quản lý hồ sơ tương ứng (nếu có), giúp tra cứu và đối chiếu dễ dàng.
7. Phương pháp hủy hồ sơ: Mô tả cách thức tiêu hủy cụ thể, ví dụ: "đốt", "xé nhỏ bằng máy hủy tài liệu", "nghiền nát". Phương pháp phải đảm bảo thông tin không thể khôi phục.
8. Các thành viên tham gia cùng ký tên: Sau khi hoàn tất việc hủy, tất cả thành viên có tên trong biên bản ký tên và ghi rõ họ tên để xác nhận.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản chỉ được lập sau khi đã có giấy đề nghị hủy hồ sơ được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Không được tự ý hủy hồ sơ khi chưa có phê duyệt.
• Phải có ít nhất hai thành viên tham gia chứng kiến buổi hủy để đảm bảo tính khách quan và minh bạch.
• Phương pháp hủy hồ sơ phải được ghi rõ ràng, cụ thể và phải đảm bảo tiêu hủy hoàn toàn thông tin, không thể phục hồi.
• Biên bản sau khi hoàn thành cần được lưu trữ lại như một chứng từ quan trọng trong hệ thống quản lý hồ sơ của công ty.
• Mọi thông tin về ngày tháng, số văn bản, tên người phê duyệt phải được kiểm tra kỹ, tránh sai sót dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý.

Lỗi thường gặp

• Điền thiếu thông tin ở phần căn cứ giấy đề nghị, như thiếu số văn bản, ngày tháng hoặc tên người phê duyệt, khiến biên bản thiếu cơ sở pháp lý.
• Không ghi đầy đủ họ tên và chức danh của các thành viên tham gia, hoặc chỉ có một người ký tên, vi phạm quy định về số lượng người chứng kiến.
• Phần danh mục hồ sơ hủy bị bỏ trống hoặc ghi chung chung như "hồ sơ cũ", không có tên cụ thể và mã số, gây khó khăn cho việc kiểm tra sau này.
• Phương pháp hủy hồ sơ ghi quá sơ sài như "hủy" mà không mô tả cách thức cụ thể, dẫn đến không đảm bảo thông tin đã được tiêu hủy an toàn.
• Ngày tháng trên biên bản không khớp với ngày thực tế diễn ra buổi hủy hoặc ngày phê duyệt giấy đề nghị, gây mâu thuẫn về thời gian.