Hướng dẫn điền biên bản giao nhận hồ sơ HC-14-BM03

Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận hồ sơ (mẫu HC-14-BM03) là văn bản hành chính quan trọng dùng để ghi nhận việc bàn giao tài liệu, hồ sơ giữa bên giao và bên nhận trong cùng một cơ quan, tổ chức. Mục đích chính của biên bản là xác lập căn cứ pháp lý cho quá trình chuyển giao, giúp hai bên cùng xác nhận số lượng, chủng loại, thời gian và tình trạng của tài liệu. Đồng thời, biên bản này còn là cơ sở để theo dõi trách nhiệm của từng bên trong việc bảo quản và lưu trữ hồ sơ sau khi bàn giao.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện của bên giao và bên nhận cùng phối hợp điền. Bên giao thường là cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Bên nhận là cán bộ lưu trữ hoặc người được phân công tiếp nhận hồ sơ. Thời điểm điền biên bản là ngay tại buổi bàn giao, khi hai bên đã kiểm tra và đối chiếu đầy đủ tài liệu. Việc điền và ký biên bản phải được thực hiện trực tiếp, không được để qua ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn thông tin.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm diễn ra buổi giao nhận. Viết bằng số, ví dụ: "ngày 15 tháng 5 năm 2025". Không viết tắt hoặc ghi bằng chữ số La Mã.
2. Bên giao: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu. Ví dụ: "Phòng Hành chính - Nhân sự". Sau đó, điền họ tên đầy đủ của người đại diện và chức vụ công tác (ví dụ: Trưởng phòng, Chuyên viên).
3. Bên nhận: Ghi tên đơn vị tiếp nhận tài liệu (thường là bộ phận lưu trữ). Điền họ tên và chức vụ của người đại diện bên nhận (ví dụ: Cán bộ lưu trữ).
4. Tên khối tài liệu giao nộp: Mô tả ngắn gọn nội dung chính của khối tài liệu, ví dụ: "Hồ sơ nhân sự năm 2024" hoặc "Hợp đồng kinh tế quý I/2025".
5. Thời gian của tài liệu: Ghi khoảng thời gian mà tài liệu được tạo lập, ví dụ: "Từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2024".
6. Số lượng tài liệu: Điền tổng số hộp hoặc cặp đựng tài liệu, tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) và quy ra mét giá (chiều dài tài liệu khi xếp trên kệ). Ví dụ: "Tổng số hộp: 05, tổng số hồ sơ: 50, quy ra mét giá: 1.2 mét".
7. Tình trạng tài liệu giao nộp: Nhận xét về chất lượng tài liệu, ví dụ: "Tài liệu còn nguyên vẹn, không rách nát, sắp xếp theo đúng thứ tự mục lục". Nếu có hư hỏng, cần ghi rõ.
8. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Đánh dấu hoặc ghi rõ có kèm theo bản mục lục danh sách hồ sơ hay không. Đây là tài liệu đính kèm quan trọng để đối chiếu sau này.
9. Ký tên: Cả đại diện bên giao và bên nhận ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới. Chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực xanh hoặc đen, không ký bằng bút chì.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành hai bản có giá trị pháp lý như nhau: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.
• Trước khi ký, hai bên phải kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng tài liệu thực tế so với mục lục kèm theo.
• Không được để trống bất kỳ mục nào trong biên bản; nếu mục nào không có thông tin thì ghi "Không có" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký và họ tên phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân hoặc chức danh hiện tại của người đại diện.
• Biên bản sau khi ký cần được lưu trữ cẩn thận, tránh ẩm ướt hoặc thất lạc, vì đây là căn cứ đối chiếu khi cần tra cứu hồ sơ sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai ngày tháng năm do không thống nhất giữa hai bên hoặc ghi sau ngày ký thực tế.
• Bỏ sót mục "Tình trạng tài liệu giao nộp", dẫn đến tranh chấp khi phát hiện tài liệu bị hư hỏng sau bàn giao.
• Không ghi rõ số lượng hộp và mét giá, gây khó khăn cho việc bố trí không gian lưu trữ.
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc không có chức vụ phù hợp, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Quên kèm mục lục hồ sơ hoặc mục lục không khớp với tài liệu thực tế, dẫn đến mất hồ sơ khi cần tra cứu.