Mục đích sử dụng
Biểu mẫu HC-14-BM04 – Sổ theo dõi mượn hồ sơ được ban hành theo danh mục Quy định quản lý hồ sơ, nhằm ghi chép và kiểm soát toàn bộ hoạt động mượn, trả hồ sơ trong doanh nghiệp. Sổ này giúp bộ phận văn thư hoặc hành chính nhân sự theo dõi chi tiết từng lượt mượn: ai mượn, mượn hồ sơ nào, mã số bao nhiêu, mượn khi nào và đã trả hay chưa. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng thất lạc hồ sơ, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân khi mượn, đồng thời hỗ trợ việc kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu thanh tra nội bộ.
Ai điền và khi nào
Sổ này do nhân viên văn thư hoặc người được phân công quản lý hồ sơ trực tiếp ghi chép. Việc điền được thực hiện ngay tại thời điểm có nghiệp vụ phát sinh: khi một cá nhân hoặc đơn vị đến mượn hồ sơ, người quản lý phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ trước khi giao hồ sơ. Khi hồ sơ được trả lại, người quản lý tiếp tục cập nhật ngày trả, ký trả và tình trạng. Ngoài ra, sổ cũng được dùng để tổng hợp, báo cáo định kỳ cho cấp trên về tình hình lưu thông hồ sơ trong công ty.
Hướng dẫn điền từng mục
- STT: Ghi số thứ tự theo thứ tự tăng dần của mỗi lần mượn, bắt đầu từ 1. Mỗi lần mượn là một dòng riêng, không ghi lại số thứ tự cũ khi hồ sơ được trả.
- Hồ sơ: Ghi tên gọi cụ thể của hồ sơ được mượn, ví dụ: "Hồ sơ nhân sự Nguyễn Văn A", "Hợp đồng kinh tế số 123". Không viết tắt hoặc ghi chung chung.
- Mã số: Ghi mã số định danh duy nhất của hồ sơ đó (nếu có), thường là mã số lưu trữ theo quy tắc của công ty. Nếu hồ sơ chưa có mã, có thể để trống hoặc ghi "chưa có".
- Đơn vị mượn: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc tên cá nhân người mượn. Ví dụ: "Phòng Kế toán" hoặc "Trần Thị B".
- Ngày mượn: Ghi ngày tháng năm thực tế người mượn nhận hồ sơ, theo định dạng dd/mm/yyyy. Đây là căn cứ để tính thời gian mượn.
- Ký mượn: Người mượn ký tên trực tiếp vào ô này sau khi đã nhận đủ hồ sơ. Chữ ký thể hiện sự cam kết trách nhiệm bảo quản và trả đúng hạn.
- Ngày trả: Ghi ngày tháng năm người mượn trả lại hồ sơ. Nếu chưa trả, để trống ô này.
- Ký trả: Người quản lý hồ sơ (người cho mượn) ký xác nhận đã nhận lại hồ sơ nguyên vẹn. Chỉ ký khi đã kiểm tra đầy đủ.
- Tình trạng: Ghi trạng thái hiện tại của hồ sơ, ví dụ: "Còn mượn", "Đã trả", "Hư hỏng", "Mất". Nếu đã trả tốt, ghi "Đã trả - tốt".
Lưu ý quan trọng
- Mỗi lần mượn phải ghi một dòng riêng, không ghi gộp nhiều hồ sơ vào một dòng dù cùng một người mượn.
- Chữ ký trong ô "Ký mượn" và "Ký trả" phải là chữ ký trực tiếp, không được ký thay hoặc ký trước.
- Khi trả hồ sơ, người quản lý phải kiểm tra kỹ số trang, tình trạng giấy tờ trước khi ký xác nhận "Ký trả".
- Sổ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai để tránh tình trạng thay thế hoặc xé trang trái phép.
- Không được tẩy xóa thông tin trong sổ. Nếu ghi sai, gạch ngang một đường và ghi lại nội dung đúng ở bên cạnh, có chữ ký xác nhận của người quản lý.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu mã số hồ sơ hoặc ghi mã số không chính xác, dẫn đến khó tra cứu khi cần đối chiếu.
- Không ghi ngày mượn hoặc ngày trả, làm mất căn cứ tính thời gian mượn và gây khó khăn khi nhắc nhở trả hồ sơ.
- Người mượn quên ký vào ô "Ký mượn" hoặc người quản lý quên ký vào ô "Ký trả", khiến sổ không có giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
- Ghi tình trạng hồ sơ quá chung chung như "bình thường" thay vì ghi cụ thể "Đã trả - tốt" hoặc "Còn mượn", gây khó khăn khi kiểm kê.
- Để trống ô "Đơn vị mượn" hoặc chỉ ghi tên người mượn mà không ghi phòng ban, sau này khó xác định trách nhiệm nếu người đó nghỉ việc.
