Hướng dẫn điền Phiếu đề nghị hủy hồ sơ HC-14-BM05 chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu đề nghị hủy hồ sơ (mẫu HC-14-BM05) được sử dụng để đề xuất và xin phép cấp có thẩm quyền cho phép tiêu hủy các loại hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo quy định của công ty. Việc hủy hồ sơ phải tuân thủ đúng quy trình nhằm đảm bảo tính pháp lý, tránh thất thoát thông tin và kiểm soát chặt chẽ tài sản thông tin của doanh nghiệp. Biểu mẫu này là căn cứ để bộ phận quản lý hồ sơ thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình hủy.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người có nhu cầu hủy hồ sơ (thường là nhân viên quản lý hồ sơ, thủ kho, hoặc cán bộ phụ trách lưu trữ) lập và đề xuất. Người đề nghị phải là người trực tiếp quản lý các hồ sơ cần hủy. Phiếu được lập khi hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, hoặc khi hồ sơ bị hư hỏng, mất giá trị sử dụng và cần được thanh lý. Sau khi lập, phiếu phải được trình lên Trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền phê duyệt trước khi tiến hành hủy.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày, tháng, năm và địa điểm: Ghi rõ ngày lập phiếu (ví dụ: ngày 15 tháng 6 năm 2025) và địa điểm nơi lập phiếu (ví dụ: tại Văn phòng Công ty, tại Kho lưu trữ số 1).
2. Chúng tôi gồm (họ tên và chức danh): Ghi đầy đủ họ tên và chức danh của những người tham gia đề nghị hủy hồ sơ. Thông thường có ít nhất hai người: người đề nghị và người chứng kiến. Ví dụ: "Nguyễn Văn A, Chức danh: Nhân viên Lưu trữ" và "Trần Thị B, Chức danh: Kế toán trưởng".
3. Kính đề nghị: Ghi rõ chức danh hoặc tên người có thẩm quyền phê duyệt, ví dụ: "Kính đề nghị: Ông Giám đốc Công ty" hoặc "Kính đề nghị: Trưởng phòng Hành chính".
4. STT, Tên hồ sơ, Mã số: Liệt kê chi tiết từng loại hồ sơ cần hủy theo thứ tự. Cột "Tên hồ sơ" ghi tên cụ thể (ví dụ: Hợp đồng lao động năm 2020). Cột "Mã số" ghi mã số hồ sơ tương ứng (nếu có) để dễ dàng tra cứu và đối chiếu.
5. Phương pháp hủy: Ghi rõ cách thức tiêu hủy hồ sơ, ví dụ: "Hủy bằng máy hủy tài liệu", "Đốt tập trung", "Xé nhỏ và tái chế". Phương pháp phải đảm bảo thông tin không thể khôi phục.
6. Lý do: Trình bày ngắn gọn lý do cần hủy hồ sơ, ví dụ: "Hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định", "Hồ sơ bị hư hỏng do ẩm mốc, không còn giá trị sử dụng".
7. Ngày, tháng, năm và chữ ký: Ghi ngày ký và yêu cầu Trưởng đơn vị và Người đề nghị ký tên, ghi rõ họ tên vào các ô tương ứng. Chữ ký của Trưởng đơn vị thể hiện sự phê duyệt cho phép hủy.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được hủy hồ sơ khi đã có sự phê duyệt chính thức của Trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền. Không tự ý hủy khi chưa có phê duyệt.
• Phải kiểm tra kỹ danh sách hồ sơ trước khi hủy để tránh nhầm lẫn hoặc hủy nhầm hồ sơ còn giá trị.
• Quá trình hủy hồ sơ cần có ít nhất hai người chứng kiến và lập biên bản hủy riêng để lưu lại bằng chứng.
• Lưu giữ bản sao Phiếu đề nghị hủy hồ sơ đã được phê duyệt vào hồ sơ quản lý để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
• Đảm bảo phương pháp hủy được thực hiện an toàn, không gây ô nhiễm môi trường và tuân thủ quy định của pháp luật.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ ngày tháng năm và địa điểm lập phiếu, dẫn đến khó xác định thời điểm đề nghị.
• Bỏ sót thông tin về chức danh của người đề nghị hoặc người chứng kiến, làm giảm tính pháp lý của phiếu.
• Liệt kê hồ sơ không chi tiết, thiếu mã số hoặc tên hồ sơ không rõ ràng, gây khó khăn cho việc đối chiếu.
• Không ghi phương pháp hủy hoặc ghi chung chung như "hủy theo quy định" mà không cụ thể cách thức thực hiện.
• Lý do hủy quá sơ sài, không thuyết phục, dễ bị từ chối phê duyệt.
• Thiếu chữ ký của Trưởng đơn vị hoặc người đề nghị, khiến phiếu không có hiệu lực.