Mục đích sử dụng

Bảng chia mục tiêu chu kỳ cho nhân viên bán hàng (NVBH) là công cụ quản lý quan trọng giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của từng NVBH trong một chu kỳ kinh doanh cụ thể. Biểu mẫu này tổng hợp các chỉ tiêu về doanh số, bao phủ thị trường, phân phối sản phẩm trọng tâm, trưng bày sản phẩm, khuyến mãi và các chỉ số KPI khác. Nhờ có bảng này, nhà quản lý có thể dễ dàng so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời để đạt được kế hoạch kinh doanh tổng thể.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Giám sát viên (GSMV) hoặc Nhà phân phối (NPP) điền vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh, thường là hàng tuần hoặc hàng tháng tùy theo quy định của công ty. Nhân viên bán hàng không tự điền bảng này mà chỉ cung cấp số liệu thực tế cho người quản lý. GSMV có trách nhiệm tổng hợp dữ liệu từ các báo cáo của NVBH, kiểm tra tính chính xác và nhập vào bảng. Sau khi hoàn thành, bảng sẽ được trình lên cấp quản lý cao hơn để đánh giá và ra quyết định.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chu kỳ: Ghi rõ mã chu kỳ (ví dụ: 1D, 2D) và số thứ tự của chu kỳ trong tháng hoặc năm. Đây là thông tin để xác định khoảng thời gian đánh giá.
2. GSMV và NPP: Điền tên Giám sát viên và Nhà phân phối phụ trách khu vực. Hai thông tin này giúp xác định trách nhiệm quản lý.
3. STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng NVBH trong danh sách, bắt đầu từ 1. Mỗi NVBH có một dòng riêng.
4. Nhân viên bán hàng: Ghi tên đầy đủ của NVBH. Có thể kèm mã nhân viên nếu cần để tránh nhầm lẫn.
5. Cửa hiệu theo nhóm: Nhập tổng số cửa hàng mà NVBH phụ trách, phân chia theo nhóm (A, B, C, D, E, F, G). Số liệu này lấy từ danh sách khách hàng được giao.
6. Doanh số: Ghi doanh số thực tế đạt được trong chu kỳ, tính bằng đồng. Cột này thường có hai dòng: doanh số mặt hàng trọng tâm và doanh số tổng.
7. Bao phủ thị trường: Nhập số cửa hàng đã ghé thăm và số cửa hàng ghé thăm thành công (đạt tiêu chuẩn 15 nơi/ngày). Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ phủ sóng.
8. Phân phối sản phẩm trọng tâm: Ghi số cửa hiệu có sản phẩm trọng tâm. Mục tiêu này tính theo số cửa hiệu thực tế, không phải tỷ lệ phần trăm.
9. Trưng bày sản phẩm: Nhập số cửa hàng đạt trưng bày đúng quy cách, bao gồm số kệ, tủ, POSM được giao và phải trưng bày. Cần kiểm tra thực tế tại cửa hàng.
10. Khuyến mãi: Ghi số suất khuyến mãi được phân bổ và đã triển khai thành công. Mỗi suất KM cần có xác nhận của chủ cửa hàng.
11. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bất thường như lý do không đạt chỉ tiêu, hoặc các vấn đề phát sinh trong chu kỳ.
12. Mặt hàng trên hóa đơn (A, B, E, G, C, D, F, KSB, KST, Tỉ lệ nh, POS sữa chua): Nhập số mặt hàng trung bình trên mỗi hóa đơn cho từng nhóm. Mục tiêu chuẩn đã được quy định sẵn (ví dụ: nhóm A là 6, nhóm BEG là 8).
13. Chương trình 1, 2, 3, 4: Ghi kết quả thực hiện các chương trình khuyến mãi hoặc chiến dịch đặc biệt trong chu kỳ. Mỗi chương trình có một cột riêng.
14. Doanh số MH trọng tâm và %: Nhập doanh số mặt hàng trọng tâm và tỷ lệ phần trăm so với tổng doanh số. Ví dụ: 14,666,100 đồng chiếm 59% tổng doanh số.
15. Doanh số tổng: Ghi tổng doanh số của NVBH trong chu kỳ, bao gồm tất cả các mặt hàng. Đây là chỉ số tổng hợp cuối cùng.
16. Tổng cộng: Dòng cuối cùng tổng hợp tất cả các chỉ số của tất cả NVBH. Cần tính toán cẩn thận để đảm bảo số liệu chính xác.

Lưu ý quan trọng

• Mục tiêu phân phối và trưng bày được tính theo số cửa hiệu thực tế, không phải tỷ lệ phần trăm. Cần kiểm tra kỹ danh sách cửa hàng trước khi nhập.
• Mục tiêu ghé thăm thành công theo tiêu chuẩn là 15 nơi/ngày. Nếu NVBH không đạt, cần ghi chú lý do cụ thể.
• Số mặt hàng trên hóa đơn được tính bằng số lần ghé thăm thành công nhân với định mức số mặt hàng trên hóa đơn. Ví dụ: nếu ghé thăm 10 nơi, mỗi nơi 6 mặt hàng thì tổng là 60.
• Các chỉ số về chương trình khuyến mãi cần có chứng từ kèm theo để đối chiếu. Không nhập số liệu ước lượng.
• Dữ liệu phải được nhập bằng số, không dùng ký tự đặc biệt. Các ô trống phải để trống hoặc ghi dấu gạch ngang (-) nếu không có số liệu.

Lỗi thường gặp

• Nhập sai đơn vị tính: Doanh số phải là số đồng, không nhập nghìn đồng hoặc triệu đồng. Ví dụ: 14,666,100 là đúng, không ghi 14.666.
• Quên cập nhật số cửa hiệu theo nhóm: Nếu danh sách khách hàng thay đổi trong chu kỳ, cần cập nhật ngay để tránh sai lệch.
• Nhầm lẫn giữa mục tiêu và thực tế: Cột mục tiêu và cột thực tế phải được phân biệt rõ. Không ghi mục tiêu vào cột thực tế.
• Không ghi chú cho các chỉ số đột biến: Nếu doanh số tăng hoặc giảm bất thường, cần ghi chú lý do để quản lý dễ dàng đánh giá.
• Bỏ sót dòng tổng cộng: Dòng tổng cộng là bắt buộc để tổng hợp số liệu toàn bộ NVBH. Nếu thiếu, bảng sẽ không hoàn chỉnh.
• Sai định mức mặt hàng trên hóa đơn: Mỗi nhóm có định mức riêng (A=6, BEG=8, CF=10...). Cần kiểm tra kỹ bảng định mức trước khi nhập.