Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Báo cáo tuần của phòng kinh doanh" (BCT) là công cụ tổng hợp và theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh của các nhân viên bán hàng (NVBH) trong một tuần. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp quản lý cấp trung và cấp cao nắm bắt nhanh tình hình doanh số nhập hàng, doanh số bán ra, hiệu quả ghé thăm cửa hàng, tình trạng trưng bày sản phẩm, vật liệu quảng cáo cũng như tiến độ thực hiện các chương trình khuyến mãi. Đồng thời, biểu mẫu này còn dùng để đối chiếu kết quả thực hiện so với mục tiêu đã đề ra theo tuần, tháng và chu kỳ, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời cho đội ngũ bán hàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Giám sát bán hàng (GSBV) hoặc Trưởng phòng kinh doanh điền và tổng hợp. Dữ liệu đầu vào được lấy từ báo cáo ngày của từng Nhân viên bán hàng (NVBH) và từ thẻ khách hàng (thông tin cửa hàng). Thời điểm điền là vào cuối mỗi tuần làm việc, sau khi đã nhận đủ báo cáo ngày từ tất cả NVBH trong đội. Việc điền báo cáo cần hoàn thành chậm nhất vào sáng thứ Hai của tuần kế tiếp để phục vụ cho cuộc họp giao ban đầu tuần. Nhân viên bán hàng không trực tiếp điền biểu mẫu này nhưng có trách nhiệm cung cấp số liệu chính xác trong báo cáo ngày của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. STT (Theo NVBH): Điền số thứ tự theo danh sách nhân viên bán hàng trong đội. Thường được sắp xếp theo thứ tự alphabet hoặc theo khu vực phụ trách.
2. Nhân Viên Bán Hàng: Ghi rõ họ và tên của từng nhân viên bán hàng. Đây là trường để nhận diện từng dòng dữ liệu.
3. Doanh số nhập hàng (Chỉ báo cáo cho NPP): Nhập tổng giá trị hàng hóa mà NVBH đã nhập vào kho của nhà phân phối (NPP) trong tuần. Trường này chỉ áp dụng cho các NPP, không áp dụng cho cửa hàng bán lẻ.
4. Doanh số bán ra: Ghi tổng doanh số bán hàng thực tế mà NVBH đạt được trong tuần, bao gồm tất cả các kênh và sản phẩm.
5. Cửa hiệu - phân loại theo doanh số (Loại 1, Loại 2,3, Loại 4,5): Phân loại các cửa hàng mà NVBH ghé thăm dựa trên mức doanh số. Ví dụ: Loại 1 là cửa hàng có doanh số cao nhất, Loại 2,3 là trung bình, Loại 4,5 là thấp. Điền số lượng cửa hàng tương ứng với từng loại.
6. Cửa hiệu - phân loại theo nhóm hàng (Nhóm A, BEG, C, D, F): Phân loại cửa hàng dựa trên nhóm hàng họ kinh doanh chính (ví dụ: Nhóm A: tạp hóa, Nhóm BEG: siêu thị, Nhóm C: cửa hàng tiện lợi...). Điền số lượng cửa hàng cho mỗi nhóm.
7. Ghé thăm: Ghi tổng số lượt ghé thăm cửa hàng trong tuần của NVBH. Đây là số liệu tổng hợp từ báo cáo ngày.
8. Phân phối - Số cửa hiệu đã phân phối theo số liệu trên thẻ khách hàng: Điền số cửa hàng đã được NVBH phân phối hàng (có hàng bán) dựa trên dữ liệu cập nhật trên thẻ khách hàng.
9. Trưng Bày Sản Phẩm - Số lần trưng bày từ yêu cầu, tổng hợp từ báo cáo ngày của NVBH, theo số lần ghé thăm: Ghi số lần NVBH thực hiện trưng bày sản phẩm theo đúng yêu cầu của công ty. Số liệu này được tổng hợp từ báo cáo ngày và tính theo số lần ghé thăm.
10. Trưng Bày Kệ, Tủ - Theo số liệu thực tế trên Thẻ Khách Hàng: Điền số lượng kệ, tủ trưng bày hiện có tại các cửa hàng, dựa trên thông tin thực tế ghi nhận trên thẻ khách hàng.
11. Vật liệu Quảng cáo ngoài trời (Bảng hiệu, Hộp đèn, Mái che, Banner, Dù): Ghi số lượng từng loại vật liệu quảng cáo ngoài trời hiện có tại các cửa hàng. Dữ liệu lấy từ thẻ khách hàng và do NVBH hoặc GSMV nhóm A lập.
12. Thực hiện chương trình khuyến mãi (Chương trình 1 đến 5): Ghi số lượng cửa hàng đã thực hiện từng chương trình khuyến mãi cụ thể trong tuần.
13. Ghé thăm theo các nhóm hàng (Nhóm A, B, C, D, F): Phân tích số lượt ghé thăm theo từng nhóm hàng. Điền số lượt ghé thăm tương ứng với mỗi nhóm.
14. Tổng ghé thăm: Là tổng số lượt ghé thăm của tất cả các nhóm hàng. Số này phải khớp với mục "Ghé thăm" ở trên.
15. Tổng số nhãn hàng: Ghi tổng số nhãn hàng (thương hiệu) mà NVBH đã bán được trong tuần.
16. Tổng số mặt hàng bán được: Ghi tổng số mặt hàng (SKU) khác nhau đã có doanh số bán ra trong tuần.
17. Kệ Sữa Bột, Kệ Sữa Tươi, Tủ lạnh: Điền số lượng kệ sữa bột, kệ sữa tươi và tủ lạnh hiện có tại các cửa hàng do NVBH phụ trách.
18. Mục tiêu tháng, Thực hiện tháng: Ghi mục tiêu doanh số của tháng và doanh số thực tế đã đạt được tính đến hết tuần báo cáo.
19. Mục tiêu tuần, Thực hiện tuần: Ghi mục tiêu doanh số của tuần và doanh số thực tế đạt được trong tuần này.
20. Mục tiêu chu kỳ, Thực hiện chu kỳ: Ghi mục tiêu và kết quả thực hiện theo chu kỳ (thường là nửa tháng hoặc theo đợt khuyến mãi).
21. Mới mở (Số lượng, Trưng bày từ): Ghi số lượng cửa hàng mới mở trong tuần và số lượng trưng bày sản phẩm tại các cửa hàng mới này.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra tính nhất quán giữa các cột: Tổng ghé thăm phải bằng tổng các cột ghé thăm theo nhóm hàng.
• Số liệu doanh số nhập hàng và doanh số bán ra phải được nhập chính xác đến đơn vị đồng, không làm tròn số.
• Dữ liệu về trưng bày và vật liệu quảng cáo phải được cập nhật từ thẻ khách hàng thực tế, không được ước lượng.
• Các mục tiêu (tháng, tuần, chu kỳ) phải được cập nhật từ kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt trước đó.
• Đối với các cửa hàng không có dữ liệu (ví dụ: không ghé thăm), để trống hoặc ghi dấu gạch ngang (-), không điền số 0 nếu chưa có thông tin.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Doanh số nhập hàng" và "Doanh số bán ra": Nhiều người điền nhầm hai cột này, dẫn đến số liệu tổng hợp sai lệch. Cần phân biệt rõ: nhập hàng là hàng vào kho NPP, bán ra là hàng bán cho khách.
• Bỏ sót cột "Phân phối - Số cửa hiệu đã phân phối": Đây là cột quan trọng để đánh giá độ phủ của sản phẩm, nhưng thường bị bỏ qua hoặc điền không chính xác.
• Không cập nhật thẻ khách hàng trước khi điền: Dữ liệu về trưng bày kệ, tủ và vật liệu quảng cáo phải dựa trên thẻ khách hàng mới nhất. Nếu thẻ chưa cập nhật, số liệu sẽ sai.
• Ghi mục tiêu tuần không khớp với mục tiêu tháng: Mục tiêu tuần là một phần của mục tiêu tháng, cần đảm bảo tổng các tuần không vượt quá mục tiêu tháng.
• Điền số liệu "Mới mở" không đúng: Chỉ điền cửa hàng thực sự mới mở trong tuần, không tính các cửa hàng đã có từ trước nhưng chưa ghé thăm.