Mục đích sử dụng

Biểu mẫu WV-KD-03-F2 "Trọng số công việc của các cấp" được thiết kế để phân bổ tỷ lệ phần trăm trọng số cho từng chỉ tiêu công việc của các cấp trong Phòng Kinh doanh. Tài liệu này là căn cứ để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí dựa trên các nhiệm vụ trọng tâm đã được thống nhất trong cuộc họp chu kỳ. Biểu mẫu giúp Giám đốc HTTM và các trưởng bộ phận xác định mức độ ưu tiên của từng chỉ tiêu theo từng quý, từ đó làm cơ sở cho việc tính lương, thưởng và đánh giá năng lực nhân viên.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Giám đốc HTTM hoặc Trưởng phòng Kinh doanh điền và phê duyệt. Thời điểm điền là đầu mỗi quý hoặc đầu chu kỳ kinh doanh, sau khi đã tổ chức họp thống nhất nhiệm vụ trọng tâm với các cấp quản lý. Biểu mẫu được sử dụng cho ba đối tượng chính: Quản lý khu vực (QLKV), Giám sát viên bán hàng (GSMV) và Nhân viên bán hàng (NVBH). Mỗi đối tượng sẽ có bộ chỉ tiêu và trọng số riêng biệt được trình bày trong cùng một biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần I. QLKV (Quản lý khu vực): Điền các chỉ tiêu cho cấp quản lý khu vực. Cột "Các Tiêu Chí" bao gồm: Tổng Doanh Số Bán Hàng (trọng số 80%), Phát triển thị trường (0% - gồm các chỉ tiêu con như tổng số cửa hàng bao phủ, số lần ghé thăm thành công, tổng mặt hàng bán được, TB tổng MH đã phân phối/cửa hiệu, phân phối sản phẩm, trưng bày sản phẩm, sử dụng & trưng bày thiết bị), Phát Triển Tổ Chức (20% - gồm điểm kỹ năng của GSMV, điểm kỹ năng nhân viên NPP, điểm môi trường làm việc), và Điểm Tiêu Chí NPP (gồm hàng tồn kho theo ICO, công nợ thị trường, phục vụ điểm bán lẻ, báo cáo, kho hàng, văn phòng, phương tiện vận chuyển, nhân viên theo yêu cầu, thực hiện chương trình khuyến mãi).
2. Phần II. GSMV (Giám sát viên bán hàng): Điền các chỉ tiêu cho cấp giám sát. Các tiêu chí chính gồm: Tổng Doanh Số Bán Hàng (trọng số 70%), Doanh số nhập hàng mặt hàng trọng tâm (15%), Bao Phủ - Trọng tâm chu kỳ (gồm tổng số cửa hiệu, số lần ghé thăm thành công, tổng mặt hàng bán được, TB tổng MH đã phân phối/cửa hiệu, thực hiện chương trình trọng tâm), Phân Phối - Trưng bày (15% - gồm phân phối mặt hàng trọng tâm, trưng bày sản phẩm, sử dụng trưng bày trang thiết bị), và Phát Triển Tổ Chức (gồm số ngày đi thực tế có WW-WB, số ngày huấn luyện từ yêu cầu, tổng số nhân viên bán hàng, điểm kỹ năng của NVBH).
3. Phần III. NVBH (Nhân viên bán hàng): Điền các chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng. Các tiêu chí gồm: Tổng Doanh số bán hàng (trọng số 60%), Doanh số bán mặt hàng trọng tâm (20%), Bao phủ thị trường (gồm mở cửa hiệu mới, số lần ghé thăm thành công, tổng số mặt hàng trên hóa đơn), Phân Phối Sản Phẩm (20% - gồm phân phối sản phẩm trọng tâm, trung bình tổng phân phối các mặt hàng/CH), và Trưng bày (gồm trưng bày sản phẩm theo các nhóm, trưng bày tủ, kệ).
4. Cột Quý và Chu kỳ (CK): Điền tỷ lệ phần trăm trọng số tương ứng cho từng chỉ tiêu vào các cột Quí I, II, III, IV và các cột CK1 đến CK12. Tổng trọng số của mỗi cấp phải bằng 100%.
5. Dòng cuối biểu mẫu: Điền ngày tháng năm lập biểu mẫu và chữ ký của Giám đốc HTTM. Đây là phần xác nhận tính pháp lý của tài liệu.

Lưu ý quan trọng

• Trọng số của các chỉ tiêu chính (Tổng Doanh Số, Phát Triển Tổ Chức, Bao Phủ) phải được thống nhất trước trong cuộc họp chu kỳ và không được tự ý thay đổi khi chưa có phê duyệt.
• Các chỉ tiêu con (ví dụ: số lần ghé thăm thành công, tổng mặt hàng trên hóa đơn) cần được ghi rõ tỷ lệ phần trăm hoặc số lượng mục tiêu cụ thể, không để trống.
• Đối với cấp QLKV, mục "Phát triển thị trường" có trọng số 0% nhưng vẫn phải điền đầy đủ các chỉ tiêu con để theo dõi.
• Biểu mẫu này áp dụng cho cả năm tài chính, mỗi quý có thể điều chỉnh trọng số nhưng phải đảm bảo tổng các quý không vượt quá 100% cho mỗi chỉ tiêu.
• Khi điền cột CK (chu kỳ), cần phân bổ đều hoặc theo kế hoạch kinh doanh cụ thể, tránh dồn trọng số vào một vài chu kỳ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa trọng số của QLKV và GSMV: QLKV có trọng số doanh số 80% trong khi GSMV là 70%, nhiều người dễ ghi nhầm tỷ lệ này.
• Bỏ sót các chỉ tiêu con trong phần "Phát Triển Tổ Chức" hoặc "Điểm Tiêu Chí NPP" vì các mục này có nhiều dòng phụ.
• Không điền đầy đủ 12 cột chu kỳ (CK1-CK12) mà chỉ điền theo quý, dẫn đến thiếu cơ sở đánh giá chi tiết theo tháng.
• Ghi trọng số cho các chỉ tiêu con vượt quá 100% so với chỉ tiêu cha, ví dụ ghi tổng các mục con của "Phân Phối - Trưng bày" lớn hơn 15%.
• Quên ký tên và ghi ngày tháng ở cuối biểu mẫu, làm mất hiệu lực của văn bản khi lưu trữ hoặc thanh tra.