Giới thiệu Sơ đồ website

Hướng dẫn điền bảng chia mục tiêu cho nhân viên bán hàng

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Bảng chia mục tiêu cho nhân viên bán hàng (NVBH) là công cụ quan trọng giúp Giám sát bán hàng (GSMV) và Nhà phân phối (NPP) hoạch định và phân bổ chỉ tiêu doanh số cho từng NVBH trong một chu kỳ kinh doanh cụ thể. Biểu mẫu này cho phép tính toán chi tiết các mục tiêu dựa trên năng lực thực tế của từng nhân viên, bao gồm số cửa hàng hiện có, tần suất ghé thăm, mức bán trung bình và các chương trình khuyến mãi. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo mỗi NVBH có một kế hoạch hành động rõ ràng, khả thi để đạt được tổng doanh số mong muốn của tháng, đồng thời giúp GSMV dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do GSMV trực tiếp điền và quản lý. GSMV nhận chỉ tiêu doanh số tổng từ ASM (Giám sát khu vực) và có trách nhiệm xây dựng mục tiêu chi tiết cho từng NVBH. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay tại buổi họp chu kỳ đầu tháng hoặc đầu chu kỳ bán hàng. Mục tiêu doanh số của GSMV được tính theo tháng, nhưng mục tiêu cho NVBH được tính theo chu kỳ (thường là 4 tuần). Để tính mục tiêu chu kỳ, GSMV lấy mục tiêu tháng chia cho tổng số ngày làm việc trong tháng, sau đó nhân với số ngày thực tế của chu kỳ hiện tại. NPP cũng tham gia vào quá trình này để đảm bảo các chương trình hỗ trợ phù hợp khi mức tăng trưởng yêu cầu vượt quá 10%.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. STT, Tên Nhân Viên Bán Hàng, i/T, Ca Hiệu Hiện Có: Ghi số thứ tự, họ tên NVBH, tuyến đường (i/T) và tổng số cửa hàng hiện có trong lộ trình bán hàng của nhân viên đó. Đây là dữ liệu nền tảng để tính toán các chỉ số khác.
  2. Ghé thăm trong chu kỳ, Mức bán trung bình (đồng): "Ghé thăm trong chu kỳ" là tổng số lần viếng thăm khách hàng trong 1 chu kỳ, được phân loại theo tần suất (ví dụ: 60 khách ghé 1 lần/tuần, 30 khách ghé 2 lần/tuần). "Mức bán trung bình" là doanh số thực tế bình quân của NVBH trong 2-3 chu kỳ gần nhất, dùng để làm cơ sở so sánh.
  3. Mức cửa hiệu, Ghé thăm thành công, Phân phối SBDD/OT chai xanh/ICY/Sữa chua dâu: Đây là các mục tiêu gia tăng. "Mức cửa hiệu" là số cửa hàng mới cần mở thêm (ví dụ: mục tiêu 150 CH, hiện có 90, cần mở thêm 60 CH). "Ghé thăm thành công" là số đơn hàng gia tăng mỗi ngày nhân với số ngày trong chu kỳ. Các mục "Phân phối..." là số điểm phân phối cần đạt được cho từng sản phẩm cụ thể.
  4. Tham gia trưng bày, Khuyến mãi 1, Khuyến mãi 2, Khuyến mãi...: Ghi số suất tham gia các chương trình trưng bày hoặc khuyến mãi được phân bổ cho NVBH. Mỗi suất trưng bày hoặc khuyến mãi đều có doanh số gia tăng ước tính (thường là 20% doanh số tại cửa hàng).
  5. Tổng, Tổng trưởng, Chỉ Tiêu (đồng): "Tổng" là tổng doanh số có thể bán được (mức bán trung bình + tất cả doanh số gia tăng từ các chương trình). "Tổng trưởng" là tỷ lệ tăng trưởng cần đạt được. "Chỉ Tiêu" là mục tiêu doanh số cuối cùng, thường được tính bằng cách lấy tổng doanh số nhân với tỷ lệ tăng trưởng.
  6. Số cửa hiệu mới, Doanh số tăng thêm (các cột chi tiết): Các cột này ghi chi tiết số lượng và doanh số tăng thêm cho từng hoạt động: mở cửa hàng mới, ghé thăm thành công, từng loại phân phối, trưng bày và khuyến mãi. Mỗi dòng là một chỉ tiêu cụ thể cho NVBH.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn kiểm tra và cập nhật số cửa hàng hiện có (cột "Ca Hiệu Hiện Có") trước khi tính toán, vì đây là dữ liệu đầu vào cho hầu hết các chỉ tiêu khác.
  • Mức bán trung bình phải được tính dựa trên dữ liệu thực tế của 2-3 chu kỳ gần nhất, không nên ước lượng chủ quan để tránh sai lệch mục tiêu.
  • Khi tính mục tiêu chu kỳ từ mục tiêu tháng, cần chia chính xác cho số ngày làm việc thực tế của tháng (thường là 26 ngày) và nhân với số ngày trong chu kỳ hiện tại (thường là 24 ngày cho chu kỳ 4 tuần).
  • Doanh số gia tăng từ các chương trình trưng bày và khuyến mãi cần được ước lượng dựa trên đặc thù từng vùng miền và loại sản phẩm, không áp dụng cứng nhắc một tỷ lệ duy nhất.
  • Nếu mức tăng trưởng yêu cầu (tổng trưởng) vượt quá 10%, NPP cần có trách nhiệm hỗ trợ thêm các chương trình hoặc nguồn lực để giúp NVBH đạt chỉ tiêu.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa mục tiêu tháng và mục tiêu chu kỳ: Nhiều GSMV áp dụng thẳng mục tiêu tháng cho chu kỳ, dẫn đến chỉ tiêu quá cao hoặc quá thấp so với thực tế.
  • Không cập nhật số cửa hàng hiện có: Sử dụng số liệu cũ từ tháng trước khiến các tính toán về mở cửa hàng mới và phân phối bị sai lệch.
  • Tính sai doanh số gia tăng từ khuyến mãi: Thường nhầm lẫn giữa tổng giá trị suất khuyến mãi và doanh số gia tăng thực tế (chỉ tính 20% giá trị suất).
  • Bỏ sót các chương trình khuyến mãi hoặc trưng bày: Không liệt kê đầy đủ các chương trình đang triển khai, dẫn đến thiếu hụt doanh số gia tăng trong tổng tính toán.
  • Không điều chỉnh mức bán trung bình khi có biến động thị trường: Giữ nguyên mức bán cũ dù thực tế đã thay đổi, khiến mục tiêu không phản ánh đúng năng lực hiện tại của NVBH.

Nội dung biểu mẫu

MT NVBH- DSo

Bảng chia mục tiêu cho NVBH
Chu kỳ: GSMV: NPP: ĐỊA BÀN:
STT Tên Nhân Viên Bán Hàng Đội/Tổ Cửa Hiệu Hiện Có Ghé thăm trong chu kỳ Mức bán trung bình ( đồng) Mở cửa hiệu Ghé thăm thành công Phân phối SBDD Phân phối OT chữ xanh Phân phối ICY Phân phối Sữa chua dâu Tham gia trưng bày …. Khuyến mãi 1 Khuyến mãi 2 Khuyến mãi … Tổng Tăng trưởng Chỉ Tiêu (  đồng)
Số cửa hiệu mới Doanh số tăng thêm Số lần tăng thêm Doanh số tăng thêm Cửa hiệu Doanh số tăng thêm Cửa hiệu Doanh số tăng thêm Cửa hiệu Doanh số tăng thêm Cửa hiệu Doanh số tăng thêm Cửa hiệu Doanh số tăng thêm Số suất Doanh số tăng thêm Số suất Doanh số tăng thêm Số suất Doanh số tăng thêm
1 Minh  2A 90 480 350,420,000 30 12,000,000 72 14,400,000 27 5,400,000   -         19 13,600,000 34 5,100,000 60 18,000,000 54 8,100,000 386,520,000 14% 442,128,798
2 Tuấn 2B 110 520 421,600,000 10 3,000,000 48 9,600,000 21 5,040,000 26   1,300,000             28 4,200,000 54 16,200,000 44 6,600,000 437,800,000 14% 500,786,473
3 Bình 1CF 86 412 516,780,000 34 10,200,000 56 11,200,000 8 1,920,000     32   1,600,000         64 9,600,000 48 14,400,000 34 5,160,000 533,140,000 14% 609,843,080
4 Trang 1D 47 320 226,300,000 33 9,900,000 48 9,600,000 16 3,840,000         18   5,400,000     40 6,000,000 30 9,000,000 19 2,820,000 244,120,000 14% 279,241,649
5                                                        
6                                                        
7                                                        
8                                                   1,601,580,000 14% 1,832,000,000
Bản chia mục tiêu này giúp GSMV hoạch định doanh số cho các NVBH. Các GSMV nhận chỉ tiêu doanh số từ ASM và xây dựng mục tiêu doanh số cho từng NVBH ngay tại buổi họp chu kỳ. Mục tiêu doanh số của GSMV tính theo tháng nhưng mục tiêu doanh số cho NVBH tính theo chu kỳ 
Để có mục tiêu doanh số chu kỳ , lấy mục tiêu tháng chia cho số ngày làm việc của tháng và nhân với số ngày trong chu kỳ. Ví dụ mục tiêu tháng là 520,000,000 đ chia cho 26 ngày bằng 200,000,000 đ. Nếu chu kỳ có 4 tuần hay 24 ngày thì mục tiêu chu kỳ là 200,000,000 x 24 ngày = 480,000,000 đ.
Tất cả các chương trình khuyến mãi hay mục tiêu gia  tăng ghé thăm thành công, phân phối.. Đều phải tính ra mức doanh số gia tăng
Ghi chú :
1 Cửa hiệu hiện có:Là tổng cửa hiệu hiện có trong lộ trình bán hàng của 1 NVBH
2 Ghé thăm trong chu kỳ:Phân lọai tần số viếng thăm khách hàng, từ đó tính ra tổng số lần ghé thăm trong 1 CK của 1 NVBH, ví dụ có 60 KH ghé tuần 1 lần và 30 KH ghé tuần 2 lần, số lần ghé thăm sẽ là: (60 CH x 4 tuần ) + ( 30 KH x 2 x 4 tuần) =480
3 Mức bán trung bình: Tính trong 2-3 Chu Kỳ đã qua theo doanh số thực đạt của NBVH 
4 Mở cửa hiệu mới: *  Lấy mục tiêu cần đạt là 120 -150 cửa hiệu/nhân viên trừ số đang có ( ví dụ hiện tại nhân viên này có 90 cửa hiệu như vậy cần mở thêm 150-90= 60 cửa hiệu.( Nhóm D định mức là 80 CH/NVBH)
* Lấy số cửa hiệu mới mở thêm trong chu kỳ trong chu kỳ nhân với bình quân doanh số cho 1 cửa hiệu để có doanh số tăng thêm ( trong trường hợp này giả định mỗi cửa hiệu mới bán được 400.000đ trong suốt chu kỳ ). 
5 Ghé thăm thành công: * Lấy mục tiêu cần đạt là 15 đơn hàng/ngày trừ số đang làm ( ví dụ hiện tại đạt 12 đơn hàng/ngày) ra số đơn hàng gia tăng trong ngày (3 đơn hàng)
* Nhân với số ngày bán hàng trong chu kỳ ( 24 hay 30 ) ra số lần ghé thăm thành công  tăng thêm( 72 hay 90)
* Lấy số đơn hàng gia tăng trong chu kỳ nhân với bình quân doanh số cho 1 đơn hàng để có doanh số tăng thêm ( trong trường hợp này giả định mỗi đơn hàng bán thêm có doanh số là 200.000đ ). Tùy doanh số từng vùng mà ước lượng cho hợp lý.
6 Mở phân phối: Theo mục tiêu được giao ( ví dụ 1 NVBH có 90 cửa hàng, hiện đang có 27 cửa hàng có SBDD, phải mở phân phối thêm 27 cửa hàng để đạt 60% phân phối. Mỗi cửa hàng này cần bán vào 3 hộp SBDD)
* Ước tính doanh gia  tăng nhờ mở phân phối, tính bằng số điểm mở phân phối  nhân với doanh số bán cho 1 suất mở phân phối . Ví dụ: mở 27 CH SBDD, mỗi cửa hàng bán phải vào 4 hộp , doanh số 200,000 đ một suất, 
 vậy doanh số gia tăng do mở phân phối SBDD là 27 x 200,000 đ = 5,400,000 đ 
7 Tính doanh số gia tăng do chương trình trưng bày: 
* Số suất trưng bày nhân với doanh số gia tăng cho mỗi  suất. (lưu ý có nhiều lọai mức) 
* VD : Chương trình trưng bày sữa bột NV có 15 suất mức 1 và 4 suất mức 2 -> khi trưng bày doanh số bán sẽ tăng thêm 10 lon cho CH mua suất 1 và 5 lon cho CH mua suất 2, bình quân 1 lon 80,000đ, vậy CH mua suất 1 tăng thêm 800,000đ và CH mua suất 2 tăng 400,000đ. 
* Do vậy doanh số gia tăng là  ( 15 suất 1 x 800,000 đ) + (4 xuất 2 x 400,000 đ) = 13,600,000đ. ( Thông thường trưng bày gia tăng 20% doanh số tại cửa hiệu)
8 Tính mức gia tăng doanh số nhờ khuyến mãi ,theo số xuất khuyến mãi được phân bổ.
 * Thông thường các ctrình KM giúp gia tăng 20% doanh số bán hàng. Chẳng hạn một suất KM là 5 thùng sữa đặc thì giúp gia tăng 1 thùng ( 4 thùng kia không KM họ vẫn mua). Nhân với số suất sẽ được doanh số gia tăng. 
* Tính tương tự cho các chương trình khác. Doanh số gia tăng = số suất KM x tổng giá trị của mỗi suất x 20%.
10. Tính tổng doanh số có thể bán trong tháng. Doanh số này gồm mức bán trung bình cộng với tất các các doanh số gia tăng từ các chương trình
11. Nếu tổng doanh số thấp hơn so với chỉ tiêu thì lấy chỉ tiêu chia cho mức tổng doanh số có thể bán để ra mức tăng trưởng. NVBH phải tự nỗ lực thêm để đạt độ tăng trưởng này.
Nếu mức tăng trưởng quá cao ( trên 10%) thì NPP cần phải có các chương trình hỗ trợ thêm để đạt mục tiêu.