Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Giấy đề nghị tạm ứng tiền đi công trình" được sử dụng khi nhân viên cần xin tạm ứng một khoản tiền từ công ty để phục vụ cho các chuyến công tác thi công tại công trình. Mục đích chính là giúp nhân viên có kinh phí trước để chi trả các khoản như tàu xe, lưu trú, mua vật tư hoặc thuê dịch vụ liên quan đến công trình. Biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi phí của công ty, đồng thời là căn cứ để phòng tài chính và lãnh đạo phê duyệt.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công điền trước khi bắt đầu chuyến công tác hoặc khi cần tạm ứng chi phí cho công trình. Thời điểm điền là khi có kế hoạch thi công hoặc khi phát sinh nhu cầu chi tiêu gấp nhưng chưa có tiền cá nhân. Sau khi điền, biểu mẫu cần được gửi lên lãnh đạo công ty và phòng tài chính để xét duyệt trước khi nhận tiền.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TRÌNH: Ghi tên công trình cụ thể mà bạn sẽ thực hiện thi công, ví dụ: "Công trình lắp đặt anten tại Hà Nội".
2. Họ và tên người tạm ứng: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đề nghị tạm ứng, không viết tắt.
3. Đơn vị: Ghi tên đơn vị trực thuộc, ví dụ: "Trung tâm Kỹ thuật" hoặc "Trung tâm Thi công".
4. Đề nghị tạm ứng số tiền: Ghi số tiền cụ thể bạn cần tạm ứng, ví dụ: "5.000.000 đồng".
5. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ tương ứng, ví dụ: "Năm triệu đồng chẵn".
6. Hình thức thanh toán: Đánh dấu chọn vào ô "Tiền mặt" hoặc "Chuyển khoản". Nếu chọn chuyển khoản, ghi rõ số tài khoản nhận.
7. NỘI DUNG TẠM ỨNG: Ghi chi tiết mục đích tạm ứng, bao gồm tên dự án, tên công trình, và trưởng nhóm thi công.
8. DỰ KIẾN CHI PHÍ: Liệt kê các khoản chi phí dự kiến: tiền tàu xe đi lại, công tác phí và lưu trú, tiền mua vật tư phần ngoài, tiền thuê gia công bộ gá anten, tiền thuê vận chuyển bốc vác vật tư thiết bị, và các chi phí khác. Mỗi mục cần ghi số tiền cụ thể, sau đó cộng tổng ở dòng "Cộng các khoản".
9. XÁC NHẬN CỦA TRUNG TÂM, NGƯỜI NGHỀ, LÃNH ĐẠO CÔNG TY, PHÒNG TÀI CHÍNH: Các mục này dành cho người có thẩm quyền ký xác nhận, không cần điền khi nộp.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục có thật trong biểu mẫu, không thêm thông tin không liên quan.
• Số tiền tạm ứng phải khớp giữa phần số và phần chữ, nếu sai sẽ bị từ chối.
• Phần dự kiến chi phí cần chi tiết, có căn cứ thực tế, tránh khai khống.
• Biểu mẫu phải được ký bởi người đề nghị trước khi chuyển lên lãnh đạo.
• Giữ lại bản sao biểu mẫu sau khi nộp để đối chiếu khi thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Viết sai số tiền bằng chữ hoặc không khớp với số tiền bằng số, dẫn đến phải làm lại.
• Bỏ sót mục "Công trình" hoặc "Tên dự án", gây khó khăn cho phòng tài chính khi xét duyệt.
• Không đánh dấu hình thức thanh toán, làm chậm quá trình chuyển tiền.
• Kê khai chi phí dự kiến quá cao so với thực tế, bị lãnh đạo từ chối hoặc yêu cầu giải trình.
• Quên ký tên ở mục "Người nghề" (người đề nghị), biểu mẫu không hợp lệ.