Mục đích sử dụng

Biểu mẫu lệnh sản xuất là văn bản chính thức do phòng Kinh doanh hoặc bộ phận liên quan phát hành, nhằm khởi tạo và giao nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị thực hiện. Mục đích chính của biểu mẫu là ghi nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng, sản phẩm cần sản xuất, số lượng, thời gian giao nhận và các yêu cầu kỹ thuật liên quan. Đây là cơ sở để các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm đầu ra. Ngoài ra, lệnh sản xuất còn là căn cứ để theo dõi tiến độ, tính toán chi phí nhân công và vật tư, đồng thời là tài liệu đối chiếu khi nghiệm thu và thanh toán.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng Kinh doanh hoặc người được ủy quyền viết lệnh, dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng. Thời điểm điền là ngay sau khi hợp đồng được phê duyệt và trước khi bắt đầu quy trình sản xuất. Sau khi điền, lệnh sản xuất cần được chuyển đến Phòng Kinh doanh và Phòng Vật tư – Thiết bị (VT-TH) để xác nhận và phê duyệt. Đơn vị thực hiện sẽ nhận lệnh này để triển khai sản xuất, và cuối cùng, đơn vị nhận sản phẩm sẽ ký xác nhận kết quả thực hiện. Nhân viên mới cần lưu ý rằng việc điền lệnh sản xuất phải được thực hiện kịp thời, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch sản xuất.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số lệnh sản xuất: Điền mã số theo quy tắc: số thứ tự/năm/LSX/CT-ABC/KD. Ví dụ: 001/2025/LSX/CT-ABC/KD. Đây là mã duy nhất để tra cứu và quản lý.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày phát hành lệnh sản xuất, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
3. Đơn vị đặt hàng: Mặc định là CT-ABC, không cần thay đổi trừ khi có chỉ định khác từ cấp trên.
4. Đơn vị thực hiện: Ghi tên bộ phận hoặc xưởng sản xuất chịu trách nhiệm chính, ví dụ: Xưởng A, Tổ lắp ráp.
5. Khách hàng đặt: Ghi tên khách hàng hoặc đối tác đặt hàng, lấy từ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
6. Dự án/Hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc số hợp đồng liên quan, ví dụ: HĐ-2025-012.
7. MS dự án/Số HĐ: Mã số dự án hoặc số hợp đồng chi tiết, dùng để đối chiếu trong hệ thống.
8. Người quản lý dự án/HĐ: Ghi họ tên người phụ trách dự án hoặc hợp đồng đó.
9. Ngày giao nhiệm vụ: Ngày bắt đầu giao việc cho đơn vị thực hiện, thường trùng hoặc sau ngày phát hành lệnh.
10. Ngày hoàn thành: Ngày dự kiến hoàn thành sản xuất, căn cứ vào tiến độ thỏa thuận với khách hàng.
11. Hình thức: Ghi hình thức sản xuất, ví dụ: Sản xuất mới, Gia công, Sửa chữa, v.v.
12. Bảng sản phẩm (STT, Tên sản phẩm, S/L, Ghi chú): Liệt kê chi tiết từng sản phẩm cần sản xuất, số lượng (S/L) và ghi chú nếu có yêu cầu đặc biệt về quy cách, chất liệu.
13. Vật tư: Ghi rõ danh mục vật tư cần cấp cho sản xuất, bao gồm tên, mã số và số lượng.
14. Thanh toán: Phần này ghi rõ số công được thanh toán theo đơn giá đã duyệt và số tiền tương ứng. Chỉ điền khi đã có xác nhận từ phòng Kế toán.
15. Ghi chú: Dùng để ghi thêm các yêu cầu đặc biệt, lưu ý kỹ thuật hoặc thông tin bổ sung khác.
16. Người viết lệnh: Ký và ghi rõ họ tên người soạn thảo lệnh sản xuất.
17. Phòng Kinh Doanh và Phòng VT-TH: Hai phòng ban này sẽ ký xác nhận sau khi kiểm tra tính hợp lệ của lệnh sản xuất.
18. Kết quả thực hiện: Bảng này do đơn vị thực hiện điền sau khi hoàn thành, gồm các cột: STT, Diễn giải, SP 1, SP 2, SP 3. Ghi rõ sản phẩm hoàn thành đến bước nào (ví dụ: hoàn thành BD đến 20/03/2025) và sản phẩm nào cần tiếp tục sản xuất.
19. Kiến nghị: Đơn vị thực hiện ghi các vấn đề phát sinh, đề xuất điều chỉnh hoặc yêu cầu hỗ trợ.
20. Đơn vị thực hiện và Đơn vị nhận SP: Hai bên ký xác nhận sau khi bàn giao sản phẩm hoàn thành.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ mã số lệnh sản xuất và ngày tháng để tránh nhầm lẫn giữa các đơn hàng.
• Thông tin khách hàng, dự án và hợp đồng phải khớp chính xác với tài liệu gốc, không tự ý sửa đổi.
• Số lượng sản phẩm và vật tư phải được ghi rõ ràng, tránh viết tắt hoặc sửa chữa không có xác nhận.
• Phần thanh toán chỉ được điền sau khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền, không tự ý ước lượng.
• Khi điền kết quả thực hiện, cần ghi chi tiết tiến độ từng sản phẩm, đặc biệt là các sản phẩm chưa hoàn thành.
• Mọi kiến nghị phải được ghi rõ ràng, có căn cứ và được đơn vị thực hiện xác nhận.
• Lưu giữ bản sao lệnh sản xuất đã ký đầy đủ chữ ký để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn mã số lệnh sản xuất giữa các năm hoặc các đơn hàng khác nhau, dẫn đến sai sót trong quản lý.
• Ghi thiếu hoặc sai ngày giao nhiệm vụ và ngày hoàn thành, gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung.
• Không ghi đầy đủ thông tin vật tư hoặc ghi sai mã số vật tư, khiến việc cấp phát bị chậm trễ.
• Bỏ sót chữ ký của các phòng ban liên quan, làm mất tính pháp lý của lệnh sản xuất.
• Phần kết quả thực hiện ghi chung chung, không chi tiết từng sản phẩm, gây khó khăn khi nghiệm thu.
• Kiến nghị không được ghi hoặc ghi mơ hồ, dẫn đến không có cơ sở để xử lý các vấn đề phát sinh.