Hướng dẫn điền biểu mẫu lệnh điều xe chi tiết nhất

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu lệnh điều xe (ký hiệu LĐX/CT-ABC) được sử dụng để ghi nhận và phê duyệt việc điều động xe ô tô của công ty phục vụ cho các hoạt động công tác, hội họp, đưa đón khách hoặc vận chuyển hàng hóa. Đây là chứng từ quan trọng giúp kiểm soát việc sử dụng xe đúng mục đích, đúng đối tượng, đồng thời là căn cứ để theo dõi chi phí nhiên liệu, khấu hao và lịch trình vận hành của phương tiện. Việc lập lệnh điều xe đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát tài sản công ty và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc hạch toán chi phí vận tải.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thủ trưởng đơn vị (trưởng phòng, giám đốc hoặc người được ủy quyền) ký duyệt và cấp cho lái xe trước khi xe xuất bến. Nhân viên có nhu cầu sử dụng xe công phải đề xuất trước ít nhất 24 giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp. Lệnh điều xe được lập thành hai bản: một bản giao cho lái xe giữ để xuất trình khi cần, một bản lưu tại văn phòng hành chính. Thời điểm điền là ngay sau khi có quyết định điều xe từ cấp có thẩm quyền và trước khi xe khởi hành. Lái xe có trách nhiệm mang theo lệnh trong suốt chuyến đi và nộp lại sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của lệnh điều xe theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 001/LĐX/CT-ABC. Số này do bộ phận hành chính cấp và phải liên tục, không trùng lặp.
2. Điều xe: Ghi rõ họ và tên người được điều xe (người sử dụng xe), không ghi chức danh. Ví dụ: Nguyễn Văn A. Nếu điều cho nhiều người thì ghi đại diện chính.
3. Biển kiểm soát: Ghi đầy đủ biển số xe được điều, bao gồm cả ký tự và số, ví dụ: 29A-123.45. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn giữa các xe trong đội.
4. Nội dung: Mô tả ngắn gọn mục đích chuyến đi, ví dụ: "Đi công tác tại Hải Phòng họp đối tác" hoặc "Đón khách hàng tại sân bay Nội Bài". Không ghi chung chung như "đi công tác".
5. Tuyến đường: Ghi lộ trình dự kiến từ điểm xuất phát đến điểm đến, có thể ghi thêm các điểm dừng chính. Ví dụ: "Hà Nội - Hải Dương - Hải Phòng - về Hà Nội".
6. Thời gian: Ghi ngày, giờ xuất phát và dự kiến kết thúc chuyến đi. Ví dụ: "08:00 ngày 15/10/2024 - 17:00 ngày 15/10/2024". Đối với chuyến đi nhiều ngày, ghi rõ từ ngày đến ngày.
7. Lái xe: Ghi họ tên đầy đủ của lái xe được phân công lái chuyến này. Lái xe phải có giấy phép lái xe phù hợp với loại phương tiện.
8. Hà Nội, ngày... tháng... năm...: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập lệnh điều xe. Ngày tháng phải trùng hoặc trước ngày xuất phát. Không ghi ngày sau khi chuyến đi đã kết thúc.
9. Thủ trưởng đơn vị: Người có thẩm quyền ký duyệt (giám đốc, trưởng phòng hành chính) ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải đúng mẫu đã đăng ký với công ty.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi lệnh điều xe chỉ được sử dụng cho một chuyến đi duy nhất, không dùng lại cho nhiều chuyến khác nhau.
• Lái xe phải kiểm tra tình trạng xe trước khi nhận lệnh và báo cáo ngay nếu có hư hỏng hoặc bất thường.
• Không được tự ý thay đổi tuyến đường, thời gian hoặc người điều xe sau khi lệnh đã được ký duyệt. Mọi thay đổi phải lập lệnh mới.
• Lưu giữ lệnh điều xe tối thiểu 5 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán của công ty.
• Đối với chuyến đi ngoài tỉnh, cần có phê duyệt bổ sung của ban giám đốc nếu giá trị nhiên liệu vượt ngưỡng quy định.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu số lệnh hoặc số lệnh trùng với lệnh đã phát hành trước đó, gây khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.
• Không ghi rõ nội dung chuyến đi, chỉ ghi chung chung như "đi công tác" dẫn đến không xác định được mục đích sử dụng xe.
• Nhầm lẫn biển kiểm soát xe, đặc biệt khi công ty có nhiều xe cùng loại, gây sai sót trong phân công lái xe và theo dõi nhiên liệu.
• Không ghi thời gian kết thúc chuyến đi, khiến bộ phận hành chính không thể kiểm soát được thời gian xe vắng mặt.
• Lái xe không ký nhận lệnh hoặc thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau khi chuyến đi đã kết thúc, vi phạm quy trình kiểm soát nội bộ.
• Ghi sai địa danh hoặc ngày tháng năm, ví dụ ghi "Hồ Chí Minh" thay vì "Hà Nội" khi văn phòng công ty đặt tại Hà Nội.