Hướng dẫn điền phiếu bàn giao mượn thiết bị máy đo chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu bàn giao thiết bị máy đo (Mẫu số: …../BGMĐ/) được Trung tâm ABC ban hành nhằm quản lý chặt chẽ việc mượn và trả các thiết bị đo đạc trong công ty. Biểu mẫu này giúp ghi nhận tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao, xác định rõ trách nhiệm của người giao và người nhận. Đồng thời, phiếu là căn cứ pháp lý để đối chiếu, kiểm kê tài sản và xử lý các sự cố hư hỏng, mất mát thiết bị nếu có. Việc sử dụng đúng biểu mẫu sẽ giúp doanh nghiệp duy trì quy trình vận hành minh bạch, chuyên nghiệp.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên phụ trách thiết bị (người giao) hoặc nhân viên kho/phòng kỹ thuật lập khi có nhu cầu bàn giao thiết bị máy đo cho người mượn. Người mượn có thể là kỹ thuật viên, nhân viên hiện trường hoặc bất kỳ cá nhân nào được phép sử dụng thiết bị. Phiếu được lập tại hai thời điểm: (1) Khi bàn giao mượn – tức khi thiết bị được xuất kho cho người mượn; (2) Khi bàn giao trả – tức khi người mượn hoàn trả thiết bị về kho. Cả hai bên (người giao và người nhận) đều phải ký xác nhận vào phiếu tại mỗi thời điểm bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu (Số:……../BGMĐ/): Điền số thứ tự của phiếu theo quy tắc đánh số của phòng hành chính hoặc bộ phận quản lý thiết bị. Ví dụ: 001/BGMĐ/2025.
2. Họ tên người mượn thiết bị: Ghi đầy đủ họ và tên của người có nhu cầu mượn thiết bị, viết chữ in hoa có dấu để dễ đọc và đối chiếu.
3. Phần I – Bàn giao mượn (các cột TT, Tên thiết bị, Serial Number, Tình trạng, Ghi chú): Liệt kê từng thiết bị theo số thứ tự. Cột "Tên thiết bị" ghi tên đầy đủ (ví dụ: Máy đo khoảng cách Laser). Cột "Serial Number" ghi số seri duy nhất của thiết bị. Cột "Tình trạng" mô tả trạng thái hiện tại (ví dụ: Tốt, Còn mới, Trầy xước nhẹ). Cột "Ghi chú" ghi thêm thông tin như phụ kiện kèm theo hoặc lưu ý đặc biệt.
4. Ngày tháng năm (dòng cuối Phần I): Ghi ngày thực hiện bàn giao mượn. Điền đầy đủ ngày, tháng, năm bằng số (ví dụ: 15/03/2025).
5. Phần II – Bàn giao trả (các cột TT, Tên thiết bị Thiếu, Serial Number, Tình trạng, Ghi chú): Khi trả thiết bị, liệt kê lại danh sách thiết bị đã mượn. Cột "Tên thiết bị Thiếu" ghi tên thiết bị nếu có thiếu so với danh sách mượn, nếu đủ thì ghi "Không". Các cột còn lại điền tương tự Phần I.
6. Ngày tháng năm (dòng cuối Phần II) và chữ ký: Ghi ngày trả thiết bị. Cả "Người giao" (người trả thiết bị) và "Người nhận" (người nhận lại thiết bị) đều phải ký tên đầy đủ, rõ ràng vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ Serial Number trước khi ghi vào phiếu để tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị cùng loại.
• Mô tả tình trạng thiết bị phải trung thực, chi tiết (ví dụ: "Vỏ ngoài bị nứt góc trái" thay vì chỉ ghi "Hư hỏng").
• Phiếu phải được lập thành 02 bản: 01 bản giao cho người mượn giữ, 01 bản lưu tại bộ phận quản lý thiết bị.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu. Nếu sai, phải lập phiếu mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Khi bàn giao trả, nếu phát hiện thiếu thiết bị hoặc hư hỏng bất thường, phải lập biên bản riêng và báo ngay cho quản lý.

Lỗi thường gặp

• Không điền số phiếu hoặc điền số phiếu trùng lặp, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót cột "Serial Number" hoặc ghi sai số seri, dẫn đến không xác định được thiết bị cụ thể khi kiểm kê.
• Mô tả tình trạng thiết bị quá chung chung như "Bình thường" mà không ghi rõ các khuyết điểm hiện có.
• Người mượn và người giao không ký hoặc ký không đúng vị trí quy định, làm mất giá trị pháp lý của phiếu.
• Nhầm lẫn giữa Phần I (bàn giao mượn) và Phần II (bàn giao trả), dẫn đến sai sót trong quy trình xuất/nhập kho.
• Không ghi ngày tháng năm hoặc ghi ngày không khớp với thực tế, gây khó khăn khi đối chiếu thời gian mượn/trả.