Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Giấy đề nghị thanh toán - Thiết bị viễn thông - Thiết bị truyền hình" được sử dụng để đề nghị Công ty thanh toán chi phí cho các công trình duy tu, bảo dưỡng, lắp đặt thiết bị viễn thông và truyền hình. Đây là chứng từ quan trọng giúp hợp thức hóa các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công trình, bao gồm công tác phí, chi phí vật tư, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong việc quyết toán giữa người thực hiện công trình và bộ phận tài chính kế toán của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người trực tiếp thực hiện công trình (người đi công trình) hoặc người được phân công kê thanh toán tại Trung tâm chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là sau khi công trình duy tu, bảo dưỡng thiết bị viễn thông, truyền hình đã hoàn thành. Người điền cần tổng hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí công tác phí, vật tư, vận chuyển và các chi phí khác phát sinh trong quá trình thực hiện công trình trước khi tiến hành lập giấy đề nghị này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Ghi rõ tên Trung tâm, số công văn theo định dạng "Số: .../năm/ĐNTT/". Điền tên công trình thiết bị viễn thông cụ thể, ví dụ: "Công trình: Lắp đặt thiết bị quang cho BĐT... lần... năm...".
2. Mục số lượng thiết bị (mục 1 đến 7): Liệt kê chi tiết từng loại thiết bị đã sử dụng trong công trình (thiết bị quang, thiết bị truyền hình, thiết bị khác) và ghi số lượng đầu tương ứng vào ô trống bên cạnh.
3. Nhóm thực hiện và thời gian: Ghi tên nhóm hoặc cá nhân thực hiện công trình. Thời gian thực hiện ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc công trình theo định dạng ngày/tháng/năm.
4. Phần I - Chi phí công trình thanh toán: Chia làm hai phần A và B. Phần A (công tác phí) gồm phụ cấp công tác phí và chi phí nhà nghỉ. Phần B (chi phí khác) gồm chi phí tiếp khách và văn phòng phẩm. Điền số tiền tương ứng vào từng dòng, sau đó tính tổng A, tổng B và tổng cộng A+B.
5. Phần II - Tiền đã tạm ứng Công ty: Kê khai các khoản tạm ứng đã nhận từ Công ty, bao gồm ngày tạm ứng, số phiếu và số tiền tạm ứng. Dòng cuối ghi tổng số tiền đã tạm ứng.
6. Phần III - Số tiền đề nghị thanh toán: Tính số tiền còn lại cần thanh toán sau khi trừ đi tiền tạm ứng (Tổng chi phí - Tổng tạm ứng). Ghi bằng số và bằng chữ rõ ràng.
7. Bảng kê diễn giải chi phí cụ thể: Điền chi tiết từng loại chi phí: Chi phí công tác phí (phụ cấp, đi lại, nhà nghỉ), chi phí nguyên vật liệu và dịch vụ thuê ngoài (vật tư, vận chuyển), chi phí khác. Mỗi mục cần ghi rõ lý do chi, số hóa đơn chứng từ và số tiền tương ứng.
8. Phần xác nhận và ký duyệt: Ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm lập biểu. Các bên liên quan bao gồm: Xác nhận của Trung tâm, Phòng Kinh doanh, Người đi công trình, Phòng Tài chính, Người kê thanh toán và Lãnh đạo Công ty ký xác nhận vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Tất cả các số tiền phải được ghi thống nhất giữa phần tổng hợp và phần bảng kê chi tiết, đảm bảo không có sai lệch số học.
• Mỗi khoản chi phí trong bảng kê diễn giải bắt buộc phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ kèm theo, số hóa đơn phải được ghi chính xác.
• Phần "Bằng chữ" phải viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ, viết đúng chính tả số tiền, tránh viết tắt hoặc sai lỗi ngữ pháp.
• Biểu mẫu cần được in rõ ràng, không tẩy xóa, nếu có sai sót phải làm lại biểu mẫu mới.
• Chữ ký của các bên phải đúng người được ủy quyền, có đầy đủ họ tên và chức danh kèm theo.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số tiền tạm ứng và số tiền đề nghị thanh toán: Nhiều người điền nhầm tổng chi phí vào mục III mà không trừ đi phần tạm ứng đã nhận.
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền: Các phòng ban và lãnh đạo phải ký đúng vị trí, nếu thiếu sẽ bị trả lại hồ sơ.
• Ghi sai định dạng ngày tháng: Ngày tháng năm phải thống nhất giữa các phần và viết đúng thứ tự ngày/tháng/năm.
• Bảng kê chi phí không khớp với tổng số: Cộng dồn các dòng trong bảng kê không đúng dẫn đến sai lệch số liệu tổng thể.
• Không đính kèm hóa đơn chứng từ: Mỗi khoản chi trong bảng kê bắt buộc phải có hóa đơn gốc hoặc bản sao công chứng kèm theo.