Hướng dẫn điền mẫu đề nghị thanh toán sửa chữa vật tư

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Giấy đề nghị thanh toán vật tư mua ngoài dùng cho sửa chữa" được sử dụng để nhân viên thuộc Tổ sửa chữa – Trung tâm Công nghệ Viễn thông đề xuất thanh toán tiền mua vật tư, linh kiện phục vụ việc sửa chữa card hỏng của các Bưu điện tỉnh. Biểu mẫu này giúp hợp thức hóa việc chi tiền mua ngoài, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình tài chính của Công ty Cổ phần ABC. Đây là căn cứ để Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh và Lãnh đạo Công ty phê duyệt thanh toán.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên thuộc Tổ sửa chữa – Trung tâm Công nghệ Viễn thông điền. Người điền phải là người trực tiếp mua vật tư ngoài để sửa chữa card hỏng cho các Bưu điện tỉnh. Thời điểm điền là sau khi đã mua vật tư, có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn, phiếu thu, biên nhận) và cần đề nghị công ty thanh toán lại số tiền đã chi. Biểu mẫu được lập trước khi trình lên Lãnh đạo Công ty, Phòng Kinh doanh và Phòng Tài chính để xét duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số công văn: Ghi theo định dạng "Số: …/năm/ĐNTT/Ctelecom/SC". Ví dụ: Số: 12/2025/ĐNTT/Ctelecom/SC. Đây là số thứ tự do bộ phận văn thư hoặc người lập tự đánh số theo quy định nội bộ.
2. Kính gửi: Điền lần lượt Lãnh đạo Công ty, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính. Không cần thay đổi, đây là các đơn vị phải nhận để phê duyệt.
3. Tên tôi là: Ghi rõ họ và tên người đề nghị thanh toán, đúng với chứng từ liên quan.
4. Làm việc tại: Ghi "Tổ sửa chữa - Trung tâm …………………… thuộc Công ty Cổ phần ABC". Điền tên Trung tâm cụ thể (ví dụ: Trung tâm Công nghệ Viễn thông).
5. Nội dung đề nghị: Ghi rõ lý do thanh toán tiền mua vật tư ngoài sửa chữa card hỏng của các Bưu điện tỉnh. Kèm theo số chứng từ và ngày tháng của chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi…).
6. Bảng chi tiết (các dòng 1-5 và Tổng): Mỗi dòng ghi tên Bưu điện tỉnh hoặc CTĐBĐT tỉnh, loại card sửa chữa, số lượng (SL), số tiền tương ứng. Dòng cuối là Tổng cộng số tiền, viết bằng số và bằng chữ. Đảm bảo số liệu khớp với chứng từ kèm theo.
7. Chữ ký: Người đề nghị ký tại ô "NGƯỜI ĐỀ NGHỊ". Sau đó trình Lãnh đạo Công ty, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh ký duyệt theo đúng quy trình.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền biểu mẫu này khi đã có chứng từ hợp lệ (hóa đơn, phiếu thu, biên nhận) kèm theo. Không đề nghị thanh toán khi chưa có chứng từ gốc.
• Số tiền trong bảng chi tiết phải khớp với tổng số tiền ghi bằng chữ ở cuối biểu mẫu. Sai lệch sẽ bị từ chối phê duyệt.
• Tên Bưu điện tỉnh và loại card phải ghi chính xác, tránh viết tắt không rõ ràng. Nếu có nhiều card, ghi từng dòng riêng biệt.
• Biểu mẫu cần có đầy đủ chữ ký của các bên: Người đề nghị, Lãnh đạo Công ty, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, hồ sơ sẽ không được xử lý.
• Lưu ý định dạng số công văn theo đúng quy tắc: số thứ tự/năm/ĐNTT/Ctelecom/SC. Nếu sai định dạng, văn thư sẽ trả lại.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số công văn hoặc ghi sai định dạng, dẫn đến hồ sơ bị trả về để chỉnh sửa.
• Không đính kèm chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ (hóa đơn không có dấu, thiếu ngày tháng).
• Ghi sai tên Bưu điện tỉnh hoặc nhầm lẫn giữa các tỉnh, gây khó khăn cho việc đối chiếu.
• Số tiền bằng chữ và bằng số không khớp nhau, ví dụ ghi số "1.500.000" nhưng bằng chữ lại là "Một triệu đồng".
• Thiếu chữ ký của một trong các bên phê duyệt (Lãnh đạo Công ty, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh) khiến hồ sơ không hợp lệ.
• Điền thiếu thông tin ở mục "kèm … chứng từ ngày…" – cần ghi rõ loại chứng từ và ngày tháng cụ thể.